Складской учет в Excel: кому подходит, как использовать, плюсы и минусы
Желая автоматизировать небольшой бизнес, предприниматели часто начинают вести складской учет в Excel. Этот способ дешев и подходит для деятельности с небольшим оборотом. Однако возможности табличного редактора не безграничны, поэтому при росте объемов бизнеса трудно масштабируемый Excel может стать на пути дальнейшей автоматизации.
Программа подойдет организациям и ИП, подходящим под следующие критерии:
- небольшая номенклатура товара. Табличный редактор удобен, пока ассортимент не превышает десяток-полтора позиций. При увеличении каталога придется поискать что-то более серьезное;
- количество продаж за рабочую смену также не превышает нескольких десятков;
- у продавцов есть временные окна для того, чтобы внести изменения в таблицы. Поскольку программа не интегрируется с кассовым оборудованием, фиксировать каждую продажу придется вручную. Это же относится к поступлениям партий товара от поставщиков, проведения инвентаризаций, списанию продукции и всему остальному;
- магазин или склад работают в местах, где отсутствует интернет-соединение. Современные товароучетные системы работают на облачных технологиях — все данные хранятся на серверах поставщика. Поэтому использовать их можно только при наличии сети. В иных случаях “Эксель-таблицы” могут стать незаменимыми.
Табличные редакторы не годятся для компаний с широким ассортиментом и приличным оборотом. Их не стоит использовать и предпринимателям с большим штатом сотрудников и при работе с несколькими складами и торговыми точками.
Складской учет в Excel – организация товароучета в Эксель
- наличие положительных отзывов от предпринимателей, уже воспользовавшихся приложением;
- высокий рейтинг;
- количество скачиваний;
- отсутствие вирусов и вредоносного ПО;
- шаблон должен удовлетворять вашим требованиям по организации складского учета и иметь необходимый функционал;
- стоимость шаблона. Есть бесплатные, условно-бесплатные и полностью платные версии.
Запускается окно управления общим доступом. Переходим во вкладку «Правка», если окно было запущено в другой вкладке. Снимаем галочку около пункта «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно». Для закрепления внесенных изменений жмем на кнопку «OK».
Особенности работы с общим файлом
В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.
- Создавать таблицы Excel.
- Создавать, менять или просматривать сценарии.
- Удалять листы.
- Объединять либо разделять ячейки.
- Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).
Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.
Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:
Вкладка Главная –
- Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
- Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
- Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
- Большая нагрузка на сетевой ресурс.
Еще одна проблема – программа не может понять, как именно вы хотите использовать мгновенное заполнение. Если это так, на экране появится ошибка с соответствующим содержанием. Не закрывайте ее сразу, а прочитайте описание и сделайте все так, как пишут разработчики.
Как в формуле Excel обозначить постоянную ячейку
Различают два вида ссылок на ячейки: относительные и абсолютные. При копировании формулы эти ссылки ведут себя по-разному: относительные изменяются, абсолютные остаются постоянными.
Все ссылки на ячейки программа считает относительными, если пользователем не задано другое условие. С помощью относительных ссылок можно размножить одну и ту же формулу на несколько строк или столбцов.
Находим в правом нижнем углу первой ячейки столбца маркер автозаполнения. Нажимаем на эту точку левой кнопкой мыши, держим ее и «тащим» вниз по столбцу.
Отпускаем кнопку мыши – формула скопируется в выбранные ячейки с относительными ссылками. То есть в каждой ячейке будет своя формула со своими аргументами.
Формула с абсолютной ссылкой ссылается на одну и ту же ячейку. То есть при автозаполнении или копировании константа остается неизменной (или постоянной).
Чтобы указать Excel на абсолютную ссылку, пользователю необходимо поставить знак доллара ($). Проще всего это сделать с помощью клавиши F4.
Сделаем еще один столбец, где рассчитаем долю каждого товара в общей стоимости. Для этого нужно:
При создании формул используются следующие форматы абсолютных ссылок:
Анализ данных в Excel с примерами отчетов скачать
- Поставили курсор в ячейку В3 и ввели =.
- Щелкнули по ячейке В2 – Excel «обозначил» ее (имя ячейки появилось в формуле, вокруг ячейки образовался «мелькающий» прямоугольник).
- Ввели знак *, значение 0,5 с клавиатуры и нажали ВВОД.
Открывается общая книга. Теперь при желании мы сможем изменить имя, под которым будем представлены в журнале изменения файла. Переходим во вкладку «Файл». Далее перемещаемся в раздел «Параметры».
| Оператор | Операция | Пример |
| + (плюс) | Сложение | =В4+7 |
| — (минус) | Вычитание | =А9-100 |
| * (звездочка) | Умножение | =А3*2 |
| / (наклонная черта) | Деление | =А7/А8 |
| ^ (циркумфлекс) | Степень | =6^2 |
| = (знак равенства) | Равно | |
| Больше | ||
| = | Больше или равно | |
| Не равно |
Группа Выравнивание
Так же, как и группа Шрифт помогает изменять внешний вид таблицы: объединять ячейки, выравнивать текст, изменять направление текста и т.д.
При нажатии на стрелочку в правом нижнем углу группы, отобразятся дополнительные параметры выравнивания: переносить текст по словам, автоподбор ширины и т.д.
Использование мгновенного заполнения ячеек в Microsoft Excel
Команды группы Редактирование помогают быстро получить доступ к функциям, заполнять ячейки, удалять определенные данные (например примечания), сортировать и фильтровать данные, а также находить ячейки с определенными параметрами (например формулы, ячейки с условными форматированием и др).
