Выпадающий список уникальных значений. Автоматическое обновление выпадающего списка

Рассмотрим особенности создания выпадающих списков на примере:

Мы будем двигаться поэтапно, уделяя внимание всем возможностям данного инструмента.

Рабочие файлы по ссылке ниже

Обзорное видео о работе с выпадающими списками в Excel и Google таблицах смотрите ниже. Приятного просмотра!

Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе «Города» в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.

Функция ВПР (VLOOKUP) в Excel: пошаговая инструкция с примерами

В этой статье мы рассмотрим функцию ВПР (или VLOOKUP, что означает «вертикальный просмотр»). Функция ВПР помогает работать с данными из двух таблиц и подтягивать значения из одной в другую. Использовать ее удобно, когда нужно посчитать выручку или прикинуть бюджет, если в одной таблице указан прайс-лист, а в другой количество проданного товара.

Контроль достоверности данных

Проверка данных осуществляется с помощью правил, определенных в пользовательском интерфейсе Excel на вкладке «Данные» на ленте.

Элементы управления проверкой данных на вкладке ДАННЫЕ

Дело в том, что данный формат содержит 2 измерения: чтобы найти что-то в таблице, вы должны определиться со строкой, перебирая филиал, группу и агента. Когда вы найдёте нужную стоку, то потом придётся искать уже нужный столбец, так как их тут много. И эта «двухмерность» сильно усложняет работу с такой таблицей и для стандартных инструментов Excel — формул и сводных таблиц.

Почему в excel не работает выпадающий список

Можно указать собственное сообщение об ошибке, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных. На вкладке Данные нажмите кнопку Проверка данных или Проверить, а затем откройте вкладку Сообщение об ошибке.

3 Сообщение о вводе правила проверки

Как и предупреждение об ошибке, вы также можете создать отображаемое сообщение при нажатии на ячейку. Это поможет ввести правильные данные за один шаг до появления ошибки.

• Выберите ячейку или диапазон ячеек и перейдите в «Данные> Проверка данных», как описано выше.
• Когда вы находитесь в диалоговом окне «Проверка данных», перейдите на вкладку «Входное сообщение».
• В поле ввода «Заголовок» введите заголовок сообщения об ошибке.
• Введите сведения о правиле на панели «Входное сообщение».

Щелкните подтвержденную ячейку, чтобы увидеть сообщение ввода, как показано ниже, в качестве инструкции.

Это будет полезно, когда у вас есть большой Excel с разными типами проверки данных в разных ячейках.

Казалось бы, перед нами безобидный формат для накопления информации по продажам агентов и их штрафах. Подобная компоновка таблицы хорошо воспринимается человеком визуально, так как она компактна. Однако, поверьте, что это сущий кошмар — пытаться извлекать из таких таблиц данные и получать промежуточные итоги (агрегировать информацию).

Как создать проверку данных в Microsoft Excel?

• Ячейки под столбцом «Тема 1» должны быть числовыми.
• Допустимое значение от 0 до 100.
• Это не может быть текст, меньше нуля или больше 100.
• Excel должен автоматически отклонить все остальные записи.

Часто пользователи добавляют важную информацию, которая может им понадобиться, в комментарий к ячейке. Имейте в виду, то, что находится в комментариях, вы можете только посмотреть (если найдёте). Вытащить это в ячейку затруднительно. Рекомендую лучше выделить отдельный столбец для комментариев.

Вывод сообщения об ошибке

Последняя вкладка окна проверки данных позволяет настроить поведение и вывод сообщений при обнаружении ошибочного значения.

Существует три варианта сообщений, отличающихся по поведению:

Останов является сообщением об ошибке и позволяет произвести только 2 действия: отменить ввод и повторить ввод. В случае отмены новое значение будет изменено на предыдущее. Повтор ввода дает возможность скорректировать новое значение.

Предупреждение более лояльно в сравнении с остановом, так как позволяет оставлять значение, не соответствующее условиям проверки, после подтверждения ввода пользователем.

Сообщение выводить ошибку в виде простой информации и дает возможность отменить последнее действие.

Заголовок и сообщение заполняются по Вашему желанию.

Пример вывода одной и той же ошибки, но под разными видами:

Если материалы office-menu.ru Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы я мог развивать его дальше.

Если пользователь вводит значение 10 в A1, ЕЧИСЛО (ISNUMBER) возвращает ИСТИНА, и проверка данных завершается успешно. Если вводится значение типа «яблоко» в A1, ЕЧИСЛО (ISNUMBER) возвращает ЛОЖЬ, и проверка данных завершается неудачно.

Руководство по проверке данных Excel

В ячейке D2, которая используется в качестве аргумента функции ДВССЫЛ , находится текстовое выражение, которое совпадает с именем соответствующего именованного диапазона с названиями городов. В результате функция возвращает ссылку на соответствующий именованный диапазон.

Итоги

Функция ВПР означает вертикальный просмотр. Она просматривает крайний левый столбец таблицы сверху вниз.

Синтаксис функции: =ВПР(искомое значение;таблица;номер столбца;интервальный просмотр).

Функцию можно вписать вручную или в специальном окне (Shift + F3).

Искомое значение – относительная ссылка, а таблица – абсолютная.

Интервальный просмотр может искать точное или приблизительное совпадение с искомым значением.

Приблизительный поиск и критерий «истина» обычно используют при работе с числами, а точный и «ложь» – в работе с наименованиями.

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

Диалоговое окно Новая связь с данными Excel

Игнорировать пустые ячейки — говорит Excel не проверять ячейки, которые не содержат значений. На практике этот параметр влияет только на команду «Обвести неверные данные». Когда эта опция включена, пустые ячейки не обведены, даже если они не прошли проверку.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

Останов является сообщением об ошибке и позволяет произвести только 2 действия: отменить ввод и повторить ввод. В случае отмены новое значение будет изменено на предыдущее. Повтор ввода дает возможность скорректировать новое значение.

3. Предупреждение об ошибке:

1. Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
2. Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
3. Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

Визуально видно, что диапазон «умной» таблицы Excel расширился. Включать этот столбец в диапазон таблицы необходимо для того, чтобы при добавлении новых данных, пересчет уникальных городов происходил автоматически.

Недействительная Ссылка на Расположение Или Диапазон Данных Excel

Связывает данные из таблицы, созданной в Microsoft Excel, с данными в таблице внутри чертежа.

Лента: Вкладка «Вставка» панель «Связывание и извлечение» «Связь с данными» Недоступна на ленте в текущем рабочем пространстве

Меню: «Сервис» «Связи с данными» «Диспетчер связей с данными» Недоступно в меню в текущем рабочем пространстве.

Файл (включая путь к файлу), связь с данными которого создается.

Имеется возможность выбора установленного файла Microsoft XLS, XLSX или CSV для связывания его с чертежом. В нижней части этого раскрывающегося списка можно выбрать новый файл XLS, XLSX или CSV , чтобы создать связь с данными.

Нажмите кнопку [. ], чтобы осуществить поиск другого файла Microsoft Excel на вашем компьютере.

Определяет, какой путь будет использоваться для поиска указанного выше файла. Существует три варианта задания пути: полный путь, относительный путь и без пути.

• Полный. Используется полный путь к указанному выше файлу, включающий корневую папку и все вложенные папки, внутри которых находится связанный файл Microsoft Excel.
• Относительный. Для ссылки на связанный файл Microsoft Excel используется путь относительно текущего чертежа. Для использования относительного пути связанный файл должен быть сохранен.
• Без пути. Для ссылки на связанный файл Microsoft Excel используется только имя файла.

Задаются данные в файле Excel для связи с чертежом.

Отображаются имена всех листов внутри указанного файла XLS, XLSX или CSV. Указанные ниже опции связи будут применены к листу, который выбран здесь.

Связь всего указанного листа в файле Excel с таблицей на чертеже.

Связь именованного диапазона ячеек, содержавшегося в файле Excel, с таблицей на чертеже, если какие-нибудь именованные диапазоны существуют.

При щелчке на стрелке отображаются доступные именованные диапазоны, найденные в ссылочных электронных таблиц.

Задается диапазон ячеек в файле Excel для связи с таблицей на чертеже.

В текстовом поле введите диапазон ячеек, которые нужно связать с чертежом. Допустимый диапазон включает в себя

Нажмите кнопку справа от текстового поля, чтобы предварительно просмотреть диапазон для связи.

Отображается образец таблицы с использованием примененных опций.

Дополнительно

Отображение дополнительных параметров. Эта кнопка становится активной при использовании существующего файла Excel или поиске нового.

С помощью опций этого поля определяются способы пересылки информации из внешнего источника в данный чертеж .

Импорт данных с формулами и присоединенными поддерживаемыми форматами данных.

Импорт форматов данных. Данные вычисляются по формулам в Excel.

Импорт данных Microsoft Excel в виде текста с данными, рассчитанными по формулам в Excel (поддерживаемые форматы данных не присоединены).

При выборе этой опции команда СВЯЗЬОБНОВИТЬ может использоваться для передачи любых изменений, сделанных в связанных данных на чертеже, в исходную внешнюю электронную таблицу.

Признак использования в файле чертежа форматирования, заданного в исходном файле XLS, XLSX или CSV. Если флажок этого параметра не установлен, применяется форматирование стиля таблиц , заданное в диалоговом окне «Вставка таблицы» .

При выборе вышеупомянутой опции она обновляет все измененное форматирование, когда используется команда СВЯЗЬОБНОВИТЬ .

При выборе этой опции форматирование, указанное в исходном файле XLS, XLSX или CSV, будет передано в чертеж, но любые сделанные в форматировании изменения не будут включены, когда используется команда СВЯЗЬОБНОВИТЬ .

Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.

Итоги

На вкладке Параметры вы можете ввести критерии проверки. Существует ряд встроенных правил проверки с различными параметрами, также можно выбрать «Другой» и использовать собственную формулу для проверки ввода, как показано ниже: