Основные элементы электронной таблицы Excel

Microsoft Excel (в дальнейшем просто — Excel) — это программа выполнения расчетов и управления так называемыми электронными таблицами.

Электронная таблица- основное средство, используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя электронные таблицы в основном связаны с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации обработки данных.

Важной особенностью использования электронной таблицы является автоматический пересчет результатов при изменении значений ячеек. Например, можно использовать Excel для выполнения финансовых расчетов, учета и контроля кадрового состава организации и т. д. Excel также может строить и обновлять графики, основанные на введенных числах.

Файл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.

Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа.

Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа.

Рабочий лист книги Excel может содержать до 65 536 строк и 256 столбцов.

Ячейка — основной элемент таблицы — имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки, например Е4.

Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.

Команды запуска приложений Office описаны в предыдущей главе. При входе в программу открывается окно Excel и на экран выводится пустая рабочая книга с именем Книга 1.

При открытии ранее созданного файла в окне Excel появляется книга с введенными данными.

Рабочая книга в Excel — это файл, в котором хранятся и анализируются данные. Файл рабочей книги состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы или рисунки. Каждый рабочий лист идентифицируется именем, которое появляется на ярлычке листа.

Общие элементы окна приложений Office описаны в предыдущих главах. Рассмотрим подробнее специфические элементы окна Excel (рис. 80).

Строка состояния содержит информацию об активном документе, выбранной команде меню, индикаторах режимов клавиатуры. В ней пользователь получает сообщения о том, как выполнить начатую команду до конца и просмотреть промежуточные результаты некоторых вычислений.

Строка формул показывает формулу (если она присутствует в ячейке) или данные, содержащиеся в активной ячейке. В строке формул можно вводить и редактировать текст, числа и формулы.

В активную ячейку можно вводить и редактировать данные непосредственно в ячейке или в строке формул.

Ссылка на ячейку — адрес точки пересечения ее столбца и строки.

Например, ссылка на самую левую верхнюю ячейку на рабочем листе Excel — А1.

Ссылка на активную ячейку будет появляться в поле имени.

Ярлыки используются для идентификации листа в рабочей книге, По умолчанию листы нумеруются Лист 1, Лист 2 и т. д.

Кнопки прокрутки слева внизу окна используются для просмотра ярлыков листов и для перемещения между листами в рабочей книге, содержащей большое количество листов.

Так же как и в Word, каждая рабочая книга, созданная Excel, основывается на некоторой модели, называемой шаблоном. По умолчанию Excel основывает новую рабочую книгу на шаблоне с именем Книга. Шаблон сохраняет информацию о форматировании ячеек и рабочих листов, а также используемых панелях инструментов.

Щелкнув кнопку Создать (New) на стандартной панели инструментов, можно создать новую, пустую рабочую книгу на базе шаблона, принятого по умолчанию.

Создание книги на основе выбранного шаблона

1. Выберите команду Создать (New) из меню Файл,

1. Выберите нужную закладку для определения категории шаблона создаваемой рабочей книги.
2. Затем выберите шаблон или мастер, на которых будет основываться новая рабочая книга.

Шаблоны могут быть созданы предварительно и могут содержать элементы форм для отчетов, включающих накладные, долговые обязательства, финансовые отчеты и др., принятые в конкретной организации (рис. 81).

В больших таблицах данные могут находиться и за пределами видимого окна экрана. Для перемещения активной ячейки с одновременной прокруткой окна используются клавиши и клавиатурные сочетания.

Таблица 16. Клавиши и клавиатурные сочетания перемещения активной ячейки

Чтобы перейти к любой ячейке в рабочей книге, можно использовать ссылку на ячейку (рис. 82).

Эту операцию удобно использовать для перехода к ячейке с известным адресом в больших таблицах, содержащих несколько десятков строк или столбцов.

Для перемещения между листами в рабочей книге используются ярлыки листов и кнопки прокрутки ярлыков. Чтобы перейти на другой лист, нужно щелкнуть по ярлыку этого листа.

Практически во всех сферах деятельности используют электронные таблицы. Это и бухгалтерия, и экономика, медицина, инженерные расчёты, составление различных сводок, накладных, ведение домашнего хозяйства и многое другое.

Ячейка электронной таблицы MS Excel

· Режим отображения таблицы. Для электронных таблиц может быть установлен режим отображения формул и режим отображения значений (по умолчанию включён режим отображения значений). Чтобы в Excel установить режим отображения формул, нужно на вкладке “Формулы” в разделе “Зависимости Формул” нажать кнопку “Показать формулы”.

Ячейки, строки, столбцы

Чтобы выбрать ячейку C3, нажмите на поле на пересечении столбца C и строки 3.

Чтобы выделить диапазон B2:C4, щелкните в правом нижнем углу ячейки B2 и перетащите указатель мыши в ячейку C4.

Создайте динамический диапазон для выпадающего списка, содержащего месяцы. С одной стороны, необходимо учесть, что пользователь может добавить продажи за месяцы после апреля (май, июнь. ), с другой стороны, выпадающий список не должен содержать пустых строк. Динамический диапазон как раз и является решением этой проблемы.

Диапазон ячеек Excel

• на вкладке Формулы в группе Определенные имена выберите Присвоить имя ;
• В поле Имя введите: Месяц ;
• В поле Область выберите Книжный лист ;
• В поле Range введите формулу =MEMBERSHIP(sheet1!$B$5;;;1;ACCOUNT(sheet1!$B$5:$I$5)).
• Нажмите OK.

Автозаполнение используется для ввода в смежные ячейки одного столбца или одной строки последовательных рядов данных: календарных (дат, дней недели, месяцев), времени, чисел, комбинаций текста и чисел.