Складской учет в excel как сделать

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Чтобы флажок включал и выключал визуализацию, его связывают с любой ячейкой на листе. Выбирают в контекстном меню элемента команду Формат объекта, в открывшемся окне задают ячейку (любую) в поле «Связь с ячейкой» — G1.

Как оптимизировать учет выпуска пищевой продукции в Excel-модели

1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Моментом готовности продукции хлебопечения считается время ее передачи из производства на склад. Для учета передаваемых из производства на склад готовых изделий применяют Паспорт на готовую продукцию (форма № П-8 хлеб или разработанная специалистами предприятия с учетом требований действующего законодательства).

Что делать, если менеджеры не пишут отчеты

Если менеджер и дальше игнорирует требования руководителя, то следует переходить к наказаниям – без отчета не оплачивать рабочий день или ввести составление отчета в KPI сотрудника. Материальная составляющая очень быстро приучит к дисциплине.

Личные отчеты менеджеров суммируются и становятся основой для общего отчета отдела продаж. Его регулярно делает руководитель отдела. Отчет должен показывать ежедневное состояние продаж. В него вносятся основные индикаторы. Данные заносятся в таблицу. В зависимости от направленности предприятия, данные, вносимые в таблицу, могут быть разными:

Обязательно должны отслеживаться показатели по выполнению плана. К 100-процентному выполнению необходимо стремиться ежедневно, корректируя работу сотрудников. Провести анализ и наметить пути решения проблем поможет отчет руководителя отдела продаж.

В первую очередь важно идентифицировать клиентов-лидеров. Результаты анализа пригодятся для формирования кредитной, ценовой, ассортиментной и маркетинговой политики, принятия обоснованных управленческих решений.

Отчеты по клиентам: Excel поможет

1. Рентабельность продаж. Рассчитывается показатель следующим образом. Берется прибыль. Остаток делится на полный объем продаж и умножается на 100 %.
2. Доходность капитала. Это коэффициент прибыли, полученной собственником со своих вложений.
3. Оценка эффективности активов. Для расчета этого показателя чистая прибыль делится на оборотные фонды и умножается на 100 %.
4. Валовая прибыль. Она представляет собой разницу между средствами, вырученными с продаж, и себестоимостью продаваемой продукции.
5. Чистая прибыль – это разность общей выручки и себестоимости, суммируемой с налогами.

Чтобы разработать программу, чтобы вести складской учет в Excel, создайте файл с любым названием. Например, оно может звучать, как «Склад». Затем заполняем справочники. Они должны иметь примерно следующий вид:

СПЕЦИФИКА

Основные задачи учета готовой продукции в хлебопекарном и кондитерском производстве:

• контроль за сохранностью готовой продукции;
• обеспечение достоверности и полноты отражения в оперативном учете операций, связанных с поступлением и отпуском готовой продукции;
• контроль за выполнением планов запуска и выпуска готовой продукции;
• получение точных сведений о качестве и объеме готовой продукции, находящейся на складах (переданной в экспедицию), у материально ответственных лиц;
• контроль за соответствием фактического выхода продукции установленным нормативам;
• оперативная подготовка отчетности о выпуске продукции.

Работу в хлебопекарных и кондитерских цехах регламентируют ежедневными План-заказами по выпуску продукции в натуральном выражении. План-заказ составляет руководитель отдела продаж, утверждает руководитель компании (см. План-заказ № 58).

• разрешения запуска производства кондитерских изделий;
• контроля выпуска с производства готовых изделий в количестве и ассортименте в соответствии с заказом;
• расчета необходимого количества сырья на изготовление кондитерской и хлебопекарной продукции в соответствии с заказом;
• отпуска со склада сырья и материалов.

План-заказ на производство формируют как на продукцию по заказам покупателей, так и в виде корректировки — только на продукцию, которую нужно довыпустить.

План-заказ выписывают в двух экземплярах. Первый экземпляр передают руководителю кондитерского цеха для выполнения заказа, второй остается в учетной службе для контроля выпуска продукции и списания израсходованного сырья.

Кроме основного сырья по отдельной накладной со склада получают необходимое количество специй, красителей, эссенций и упаковочных материалов. В цехах, которые состоят из нескольких бригад, для получения необходимого сырья составляют сводный план-заказ. Учет и контроль движения сырья ведут отдельно по каждой бригаде.

Остатки незавершенного производства в кондитерских цехах, как правило, отсутствуют или минимальные. Допускаются остатки вспомогательного сырья (красители, эссенции и т. д.), которые указывают в отчете отдельно по каждому виду после подытоживания готовых изделий.

Моментом готовности продукции хлебопечения считается время ее передачи из производства на склад. Для учета передаваемых из производства на склад готовых изделий применяют Паспорт на готовую продукцию (форма № П-8 хлеб или разработанная специалистами предприятия с учетом требований действующего законодательства).

Паспорт на готовую продукцию является сопроводительным документом на весовую и штучную продукцию, передаваемую из производства на склад. Паспорт выписывает цех-сдатчик на каждую партию, вагонетку, контейнер в одном экземпляре.

Паспорт на готовую продукцию служит основанием для одновременной записи (регистрации) в приемо-сдаточную накладную на готовую продукцию. Записи в оба экземпляра приемо-сдаточной накладной, аналогичные данным паспортов на готовую продукцию, выполняет пекарь-бригадир цеха — сдатчика готовой продукции.

Накладные на готовую продукцию в составе отчетов о работе смены, цеха-сдатчика и склада сдают в бухгалтерию. В бухгалтерии ведут аналитический учет готовой продукции по материально ответственным лицам и видам готовых изделий. Аналогичный документооборот организован в кондитерском цехе.

Важный момент: План-заказ и Паспорт на готовую продукцию — два главных оперативных документа. На их основе оптимизируют учет выпуска продукции в Excel.

Чтобы разработать программу, чтобы вести складской учет в Excel, создайте файл с любым названием. Например, оно может звучать, как «Склад». Затем заполняем справочники. Они должны иметь примерно следующий вид:

Управленческий учет в Еxcel — примеры использования таблиц

• графы «Рецептура» и «Цех» заполняют с помощью выпадающего списка с заранее подготовленными справочниками (рис. 2). Каждый справочник отформатирован как умная таблица (вкладка Главная → Форматировать как таблицу). Таблицам-справочникам присвоены имена. Далее вкладка Данные → Работа с данными → Проверка данных → тип данных Список. В поле Источник указывают диапазон ячеек соответствующего справочника или функцию «ДВССЫЛ», где в качестве имени таблицы указывают название столбца (рис. 3). Важное условие: название столбца Журнала и имя таблицы-справочника должны точно совпадать;

Личные отчеты менеджеров суммируются и становятся основой для общего отчета отдела продаж. Его регулярно делает руководитель отдела. Отчет должен показывать ежедневное состояние продаж. В него вносятся основные индикаторы. Данные заносятся в таблицу. В зависимости от направленности предприятия, данные, вносимые в таблицу, могут быть разными:

Подготавливаем данные для сводной таблицы Excel

Почему именно сводные таблицы Excel? Это продиктовано двумя важными факторами:

1) учет продаж ведут в специализированных базах данных, набор собственных отчетов в которых ограничен, а для создания дополнительных нужны услуги программиста. Одновременно большинство современных учетных систем позволяют рядовым пользователям экспортировать данные в Excel;

2) сведения о продажах в нужных аналитиках ведут в Excel.

Чтобы воспользоваться инструментом Excel «Сводные таблицы», важно корректно подготовить таблицу-источник.

• все столбцы таблицы должны иметь уникальные заголовки;

• названия столбцов («шапка») должны помещаться в одну строку, многоуровневые «шапки» недопустимы;

• в каждом столбце данные одного типа — только текст, только суммы и т. д.;

• внутри таблицы не должно быть полностью пустых строк и столбцов;

Дополнительное требование — в таблице-источнике нужно сформировать данные в разрезе аналитик, которые:

• во-первых, необходимы для того, чтобы построить отчеты в соответствии со спецификой компании и требованиями руководства. Как правило, это данные по клиентам, видам и линейке продукции, торговым маркам, регионам, порядку расчетов и т. д.;

Порядок расположения столбцов в таблице значения не имеет. Перечень граф в таблице-источнике определяется учетной политикой и спецификой компании.

В таблице 1 представлены данные о продажах условной компании-производителя обуви, сумок и прочей кожгалантерейной продукции. Как видим, при ее составлении соблюдены все требования, которые мы перечислили.

И теперь нам нужно определить, кто из клиентов наиболее выгодный для компании: ООО «Крокус» (строка 212), которое закупило сапоги женские на сумму 128 216 руб., или ООО «Стэп» (строка 214), которое закупило туфли женские на сумму 143 152 руб.

Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо просуммировать отгрузочные накладные (счета на оплату) согласно аналитикам и сравнить результаты. Оптимально с поставленной задачей справится сводная таблица.

Работу в хлебопекарных и кондитерских цехах регламентируют ежедневными План-заказами по выпуску продукции в натуральном выражении. План-заказ составляет руководитель отдела продаж, утверждает руководитель компании (см. План-заказ № 58).

Отчеты в EXCEL. Управленческие отчеты в Excel: примеры

Для этого в нижней части листа нажимаем на “Плюс” и второй лист добавится. Сразу переименуем его и назовем “Январь”. Для этого дважды левой клавишей мышки щелкнем по надписи “Лист2” и она станет активной для исправления. Аналогично исправлю и “Лист1”, написав “Доходы и расходы”.

Как вести управленческий учет в Excel — примеры разработки модели системы

С чего начать постановку управленческого учета в Excel? После определения круга основных пользователей информации можно приступать к разработке и внедрению модели подготовки управленческой отчетности в Excel. Давайте поэтапно разберем, как организовать этот процесс:

1. Разделить финансовые показатели предприятия по Центрам финансовой ответственности (ЦФО) — отдельные подразделения во главе с руководителями ответственны за выполнение своих задач и по своей сути могут быть центрами инвестиций, затрат, доходов или прибыли.
2. Разработать классификацию и присвоить коды объектам управленческого учета — все пользователи системы должны однозначно трактовать данные.
3. Подготовить план счетов — группировка и детализация отдельных счетов является основой будущей системы и позволяет пользователям получать информацию из отчетов.
4. Сформировать инструкции — пояснения к статьям расходов необходимы, чтобы узнать, что включает каждый пункт и с какими счетами бухгалтерского учета согласовывается.
5. Разработать общие правила ведения учета — установить единые принципы и методики ведения учета, а также расчета используемых финансовых показателей.
6. Определить состав и содержание управленческой отчетности — при этом важно учитывать специфику сферы деятельности компании.
7. Автоматизировать процесс — разработать алгоритм работы в Excel.
8. Протестировать систему — если какие-то из показателей отображаются некорректно, перестроить модель системы.

Обязательное условие составления промежуточных отчетов — использование такой же учетной политики, как и при формировании годовых отчетов. Применяются аналогичные принципы признания и оценки статей баланса, отчетов о прибылях и убытках.

Решение о составлении промежуточных отчетов принимается правлением компании и уточняется в учетной политике. Полученные в ходе квартальных и полугодовых отчетов сведения, используются как для внутреннего, так и для внешнего пользования.

Насколько хорошо вы владеете функциями и инструментами программы Excel?
Пройдите бесплатный тест, чтобы получить справедливую оценку своих знаний.

Для оценки качества роста используется показатель «динамика роста продаж к прошлому году». Для оценки значимости направления в продажах той или иной товарной группы используется параметр «доля в продажах, %» и «продажи на 1 клиента». Динамика отслеживается по кварталам, чтобы исключить колебания в отгрузках.

Как создать таблицу учета доходов и расходов в Excel

1. Разделяйте таблицы
   Каждой таблице необходимо присвоить отдельный лист и не пытаться в одной уместить все показатели. Это значительно облегчит поиск необходимой информации и читаемость данных, особенно, для детализированных отчетов.
2. Сортируйте данные по категориям
   Размещайте исходные данные для разных категорий продукции или услуг на отдельных листах, а на первом — сводную таблицу с итоговыми значениями. Такой формат представления информации будет наглядней и удобней для пользователей.
3. Используйте справочники
   Справочники единиц бизнеса значительно облегчают работу. С их помощью можно значительно экономить время на составлении аналогичных учетных таблиц, пользуясь автозаполнением ячеек.
4. Пользуйтесь дополнительным функционалом Excel
   Не пренебрегайте аналитическими функциями — дисперсия, корреляция, математическое и среднее ожидание, метод экстраполяции и другие. Они позволят выявить основные тренды в развитии бизнеса и своевременно на них среагировать.
5. Создавайте листы корректировки
   Вносите исправления на специальные листы корректировки. Отчеты должны быть оформлены по единому стандарту без дополнительных исправлений от руки.
6. Создавайте проверочные ячейки
   При трансформации данных выделяйте проверочные ячейки цветом или другим способом. Они будут обращать на себя внимание и помогут не пропустить ошибки.
7. Пользуйтесь настройками защиты
   Контрольные листы отчетных форм должны быть защищены от изменений.

Напишите об этом в комментарии, если что-то не получается, помогу разобраться и отвечу всем. А если понравилась статья, буду признательна, если вы поделитесь ей в социальных сетях, это будет мотивировать писать еще больше заметок о том, как работать с Excel.

Создаем справочники

Чтобы разработать программу, чтобы вести складской учет в Excel, создайте файл с любым названием. Например, оно может звучать, как «Склад». Затем заполняем справочники. Они должны иметь примерно следующий вид:

Чтобы заголовки не «убегали», их требуется закрепить. С этой целью на вкладке «Вид» в Excel нужно сделать клик по кнопке «Закрепить области».

Обеспечить удобный и частично автоматизированный складской учет программа бесплатная сможет, если создать в ней вспомогательный справочник пунктов отпуска товаров. Правда, он потребуется только в том случае, если компания имеет несколько торговых точек (складов). Что касается организаций, имеющих один пункт выдачи, то такой справочник для них создавать нет смысла.

У экономистов есть возможность оптимизировать оперативный учет и контроль с помощью сводных таблиц. Используя оперативные реестры, они могут дать ответы на вопросы, которые интересуют руководство и смежные службы.

Анализ динамики продаж по направлениям

• Необходимо составить справочники: «Покупатели», «Поставщики» и «Точки учета товаров» (небольшим компаниям они не требуются).
• Если перечень продукции относительно постоянный, то можно порекомендовать создать их номенклатуру в виде базы данных на отдельном листе таблицы. В дальнейшем расход, приход и отчеты требуется заполнять со ссылками на нее. Лист в таблице Excel с заголовком «Номенклатура» должен содержать наименование товара, коды продукции, товарные группы, единицы измерения и т.п.
• Отчет формируется посредством инструмента «Сводная таблица».
• Поступление товаров (продукции) на склад должно учитываться на листе «Приход».
• Требуется создать листы «Расход» и «Остатки» для отслеживания текущего состояния.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .