Как в Excel вести учет товара просто и без хлопот. Аналитика складских остатков и прогноз закупок

Это материал служит продолжением серии моих предыдущих статей по эффективному управлению товарными запасами. Сегодня мы разберем тему, как в excel вести учет товара. Как в одну таблицу excel свести товарные остатки, заказы, ранее заказанные товары, АВС анализ и так далее.

Несомненно, эту статью можно рассматривать, как отдельный материал для учета и планирования товара и его запасов в excel. Я постараюсь все наглядно и просто показать, избегая макросов.

• Excel, как отличный инструмент учета товара
• Как в excel вести учет товара, самый простой шаблон
• Как в excel вести учет товара с учетом прогноза будущих продаж
• Расстановка в excel страхового запаса по АВС анализу
• Учет в excel расширенного АВС анализа

Аналитика в Excel

Итак, все начинается даже не с аналитики, а просто с упорядочивания данных по товарам. Excel, это отличный инструмент, для подобных задач. Лучшего пока не придумали. По крайней мере для малого и среднего бизнеса, это самый эффективный и доступный метод ведения товарных остатков, не говоря об аналитике запасов, АВС анализа, прогноза будущих закупок и так далее.

Мы начнем с самого простого. Затем будет углубляться и расширять возможности ведения товарного учета в excel. Каждый выберет, на каком уровне будет достаточно для своей работы.

Теперь мы можем рассмотреть, как в excel вести учет товара, когда требуется свести заявки в одну таблицу. С помощью простой формулы, в первую очередь, мы сводим все заявки с магазинов в столбец Е., см рис 4.

Как в excel вести учет товара

Лист 3. Банки. Эта таблица складывает строки счетов и группирует данные по валютам. Благодаря автоматическому импорту курсов доллара и евро с сайта Центробанка РФ можно вычислить итоговую сумму в рублях, по которой строится диаграмма с долями финансов в разных банках.

Подборка бесплатных шаблонов Excel для составления бюджета

Бесплатно скачать готовые таблицы Excel можно по этим ссылкам:

Первые две таблицы рассмотрены в данной статье. Третья таблица подробно описана в статье про домашнюю бухгалтерию. Четвертая подборка – это архив, содержащий стандартные шаблоны из табличного процессора Excel.

Попробуйте загрузить и поработать с каждой таблицей. Рассмотрев все шаблоны, вы наверняка найдете таблицу, которая подходит именно для вашего семейного бюджета.

Поля с коэффициентом — знаком операции (плюс или минус — доход или расход) вычисляются автоматически. Также предусмотрен валютный коэффициент для случаев, когда валюта операции отличается от карты. Дополнительно для отчетов вычисляются год, месяц операции и валюта счета.

Учет финансов в Эксель: как составить таблицу

• Автомобиль
• Бытовые нужды
• Вредные привычки
• Гигиена и здоровье
• Дети
• Квартплата
• Кредит/долги
• Одежда и косметика
• Поездки (транспорт, такси)
• Продукты питания
• Развлечения и подарки
• Связь (телефон, интернет)

Лист 3. Банки. Эта таблица складывает строки счетов и группирует данные по валютам. Благодаря автоматическому импорту курсов доллара и евро с сайта Центробанка РФ можно вычислить итоговую сумму в рублях, по которой строится диаграмма с долями финансов в разных банках.

Формирование оборотной ведомости средствами MS Excel

Механизм составления оборотно-сальдовой ведомости традиционным образом производится в несколько этапов:

1. Выбирается группа объектов, по которым необходимо составить оборотно-сальдовую ведомость.

2. Последовательно по каждому элементу данной группы производится выборка операций в рамках определенного периода. При этом операции по поступлению вписываются в графу приход, операции по выбытию (отпуску) – в графу расход. После этого производится суммирование по графам «Приход» и «Расход».

3. Агрегированные (суммированные) данные по каждому элементу выписываются в отдельную таблицу.

При изменении периода такую последовательность операций необходимо производить снова и снова, что многократно увеличивает трудозатраты на составление такого вида отчетов. Таким образом, процесс составления оборотно-сальдовой ведомости традиционным способом является чрезвычайно трудоемкой задачей. Рассмотрим автоматизацию этого процесса средствами MS Excel.

Автоматизированная информационная технология предполагает для выполнения операций по обработке данных применения специальных средств. Источником данных для оборотно-сальдовой ведомости является набор данных, реализованный в виде таблицы Excel и представляющий собой журнал регистрации операций. Например, на листе Лист1.

№ п.п.	Дата	Кому (от кого), Ф.И.О. или название организации	Наименование материала	Ед. изм.	Приход, ед.	Расход, ед.
12.03.2001	Иванов	Гвозди	кг
13.03.2001	Петров	Гвозди	кг
15.03.2001	Сидоров	Гвозди	кг
15.03.2001	Петров	Гвозди	кг
15.03.2001	Иванов	Порошок	пач
16.03.2001	Иванов	Порошок	пач
19.03.2001	Иванов	Гвозди	кг
20.03.2001	Сидоров	Гвозди	кг
25.03.2001	Сидоров	Порошок	пач

Из указанных исходных данных на листе Лист2 необходимо получить таблицу вида:

ОБОРОТНО-САЛЬДОВАЯ ВЕДОМОСТЬ
ПО ДВИЖЕНИЮ МАТЕРИАЛОВ НА СКЛАДЕ

№ п.п.	Наименование	Ед. изм.	Остаток на начало, ед.	Приход, ед.	Расход, ед.	Остаток на конец, ед.
Гвозди	кг.	?	?	?	?
Порошок	пач.	?	?	?	?

Причем данная форма должна автоматически пересчитываться при
изменении периода расчета.

1. Необходимо создать форму (создать книгу Excel и набрать таблицу) в соответствии с вариантом на листе Лист1новой книги Excel.

2. Необходимо поименовать (присвоить имена) диапазоны ячеек во всех столбцах таблицы, содержащих какую-либо информацию:

— выделить диапазон ячеек-значений определенного столбца;

— Вставка ® Имя ® Присвоить… ® В поле имя указать имя (например, НаимТовар) ® Ok.

— Горячая клавиша для присвоения имен ячейкам: Ctrl+F3.

— Таким образом, мы получим имена НомерП, ДатаРег, НаимТовар, ЕдИзм, ПриходКолво, РасходКолво.

3. Переходим на Лист2 и создаем форму оборотно-сальдовой ведомости в соответствии с заданием.

4. Присвоить имена ячейкам, в которых хранятся дата начало периода и дата конца отчетного периода.

— Выделяем ячейку, которая содержит начальную дату периода;

— Ctrl + F3 ® Имя: НачДата ® Ok.

— Выделяем ячейку, которая содержит конечную дату периода;

— Ctrl + F3 ® Имя: КонДата® Ok.

Вводим в первую строку, после шапки оборотно-сальдовой ведомости в графу Остаток на начало следующую формулу

=СУММ((ЕСЛИ($B8=НаимТовар;1;0)) * (ЕСЛИ(ДатаРег <НачДата;1;0)) *
(ПриходКолво — РасходКолво))

(ПриходКолво-РасходКолво) –означает, что от каждого элемента массива ПриходКолво необходимо отнять элемент массива РасходКолво.

=<СУММ((ПриходКолво-РасходКолво))>—означает, что необходимо произвести суммирование всех элементов указанных массивов.

(ЕСЛИ($B8=НаимТовар;1;0))–означает наложение ограничения на суммирование выражения (ПриходКолво-РасходКолво), а именно: товар должен быть равен товару, указанному в ячейке B8. Таким осуществляется косвенная выборка, т.е. суммируются только те элементы массивов, у которых наименование товара равно B8.

Выражения внутри операции СУММ соединены операцией умножения, т.к. только в случае выполнения всех условий произведение условий будет давать единицу, и, следовательно, данный элемент будет учитываться при суммировании.

Вводим в первую строку, после шапки оборотно-сальдовой ведомости в графу Приходследующую формулу

в графу Остатокследующую формулу =D8+E8-F8,т.е. (Остаток на начало + Приход – Расход).

Далее необходимо выделить ячейки граф Остаток на начало, Приход, Расход, Остаток на конец и скопировать содержащиеся в них формулы вниз, в каждую строку с наименованием. В результате получим таблицу:

2. Выполнение вариантов заданий с помощью рассмотренных инструментов, средств, приемов и технологий

3. Составление отчета о проделанной работе. Отчет должен содержать следующие разделы:

— пошаговое последовательное описание процесса выполнения варианта задания по видам выполняемых действий.

4. Результат выполнения варианта задания должен быть сохранен под именем ФИО_Работа№_Вариант№ (например, «ИвановНН_Работа8 _Вариант1.xls») на жесткий диск в папку «Мои документы\ИТ в экономике» и на дискету – в двух копиях (две копии одной и той же информации в разных папках на дискете).

5. Представление результатов выполнения работы (отчета и файлов на дискете) для проверки преподавателю.

6. Защита выполненной работы: ответ на контрольные вопросы к теоретическому материалу занятия и ответ на замечания преподавателя по выполненной работе.

3. Опишите состав и порядок использования формул массива в вычислениях?

4. Как задаются фигурные скобки, ограничивающие формулу массива.

5. Опишите механизм, который лежит в основе технологии формул массива. Что делает формула массива?

6. Почему при использовании формул массива необходимо именовать диапазоны ячеек?

7. Как создать формулы массива, использующие диапазоны ячеек в других книгах Excel?

8. Что представляет собой оборотно-сальдовая ведомость? Опишите ее назначение. Почему такого вида расчеты необходимо выполнять с применением формул массива?

9. Опишите порядок выполнения работы. Как должна быть оформлена работа? Как необходимо представлять результаты проделанной работы?

№	Дата операции	Кому (организация или Ф.И.О.)	Сумма, руб.	Примечание
10.03.2001	ООО «СИГМА»	20 000	за доску
13.03.2001	ООО «Альбион»	80 000	за Кафель белый 20 х 20
15.03.2001	ОАО «Металлоконструкции»	59 3000	за арматуру
19.03.2001	ООО «Стройматериалы»	50 000	за стройматериалы
26.03.2001	ООО «СИГМА»	100 000	за стройматериалы

Требуется с использованием технологии обработки массивов определить cостав дебиторской (нам должны) и кредиторской (мы должны) задолженности перед поставщиками (по каждой организации) за период и свести в таблицу следующего вида.

№ п/п	Наименование организации	Дебиторская задолженность, руб	Кредиторская задолженность, руб.
?	?	?	?
…	…	…	…

Составленная форма должна автоматически пересчитываться при изменении периода расчета и состава исходных данных.

Исходная информация представлена в нижеследующей таблице.
С использованием технологии формул массива составить оборотно-сальдовую ведомость количественного учета.

Исходная информация представлена в нижеследующей таблице. Ячейки, отмеченные знаком вопроса необходимо рассчитать (Кол-во * Цена). Требуется с использованием технологии формул массива на основе исходных данных составить:

— форму для определения прибыли от реализации (метод оценки товарно-материальных запасов – «по средней»).

ПОСТУПЛЕНИЕ И РЕАЛИЗАЦИЯ ТОВАРОВ ОАО «Торговля+»

Занятие №9

Использование гипертекстовой технологии при создании системы документооборота

Практическое использование гипертекстовой технологии для решения задачи организации документооборота и эффективного доступа к информации.

При регистрации документов необходимо отнести документ к какой-либо группе:

— по времени создания документа (к какому-либо периоду);

— по типу документа (письма, приказы, распоряжения и т.п.);

— по месту возникновения документа (подразделение, отдел, внешняя организация);

— по другим признакам (исполнителю, структурному подразделению, дополнительной информации).

В этих условиях чрезвычайно важно быстро ориентироваться в потоках информации: быстро находить и обрабатывать любую информацию.

Часто от того насколько быстро будет найден и обработан тот или иной документ зависит очень многое.

Усложним ситуацию. Предположим, что в организации несколько секретарей. В этом случае найти какой-то документ полугодичной давности вообще становится проблемой. Нередко приходится наблюдать картину, как в какой-то организации лихорадочно, часами ищут необходимый документ и, зачастую, так и не находят его. В современных условиях это необходимо делать за несколько секунд.

Внимание! Для выполнения работ настоящего занятия необходимо создать на сервере в сетевой папке файл регистрации документов установленной формы и провести регистрацию документов с разных машин компьютерного класса.

Дата	№ док-та	Вид документа	Содержание	Отдел	Исполнитель	Заказчик	Ссылка
14.03.2001	1-О	Приказ	Учетная политика на 2001 г.	Администрация	Иванов И.И.	Федорова В.К.	c:\Мои документы\Приказы\ Общие\ Приказ1.doc
15.03.2001	1-К	Приказ	Прием на работу Сидорова А.К.	Отдел кадров	Иванов И.И.	Каиров А.К.	c:\Мои документы\Приказы\ Кадровые\ Приказ1.doc
…	…	…	…	…	…	…	…

Графа Ссылка в данной таблице формируется специальным способом: Вставка ® Гиперссылка ® «5 последние файлы» (или Alt + 5) ® и выбрать только что созданный Вами файл из списка. Если интересующий Вас файл отсутствует в списке, необходимо нажать кнопку «Файл…»и выбрать необходимый файл.

Для открытия необходимого файла в такой таблице следует просто щелкнуть мышью на «гиперссылке» (или перейти в данную ячейку и нажать Enter). Документ будет открыт вне зависимости от его местонахождения в сети.

Практическое приложение данной технологии: от организации документооборота в отделе кадров и бухгалтерии предприятия до организации личной информационной базы документов на локальном компьютере с целью повышения эффективности поиска необходимых документов.

Основным при выполнении лабораторной работы является отработка простейших навыков обработки документов в сети на базе гипертекстовой технологии.

2. Выполнение вариантов заданий с помощью рассмотренных инструментов, средств, приемов и технологий

3. Составление отчета о проделанной работе. Отчет должен содержать следующие разделы:

— пошаговое последовательное описание процесса выполнения варианта задания по видам выполняемых действий.

4. Результат выполнения варианта задания должен быть сохранен под именем ФИО_Работа№_Вариант№ (например, «ИвановНН_Работа9 _Вариант1.xls») на жесткий диск в папку «Мои документы\ИТ в экономике» и на дискету – в двух копиях (две копии одной и той же информации в разных папках на дискете).

5. Представление результатов выполнения работы (отчета и файлов на дискете) для проверки преподавателю.

6. Защита выполненной работы: ответ на контрольные вопросы к теоретическому материалу занятия и ответ на замечания преподавателя по выполненной работе.

2. Как возможно использовать гиперссылки для более быстрого доступа к различным документам?

4. Опишите содержание формы регистрации документов в книге Excel?

5. Как произвести вставку гиперссылки в ячейку Excel? Что такое текст гиперссылки?

6. Опишите быстрое создание гиперссылки на последний редактируемый документ.

7. Какие стандартные средства необходимо использовать в дальнейшем для поиска необходимого документа в форме регистрации.

8. Опишите порядок выполнения работы. Как должна быть оформлена работа? Как необходимо представлять результаты проделанной работы?

Дата

№ док-та

Вид документа

Содержание

Отдел

Исполнитель, Ф.И.О.

Заказчик, Ф.И.О.

Гиперссылка

Дата

Предмет

Номер лабораторной работы

Группа

Ф.И.О. студента

Гиперссылка на файл с выполненной работой

Создать форму регистрации в сетевой папке r:\Student\Work под именем «Регистрация выполнения лабораторных работ.xls».

Провести регистрацию файлов с отчетами по выполнению вариантов заданий (произвольными файлами) в регистрационной форме.

Продемонстрировать умение пользоваться автофильтром для поиска документов отдельных студентов. Составить список работ студентов определенной группы. Показать, как производится вызов документов с другого компьютера локальной вычислительной сети.

Занятие №10

Решение задач бухгалтерского учета средствами Excel

Рассмотреть способы автоматизации учетных работ и формирование отчетности средствами Excel. Закрепить на практике навыки применения базовых информационных технологий в такой области как бухгалтерский учет.

Рассмотрим особенности использования операций выборки и сортировки данных, а также технологии работы с итогами при осуществлении бухгалтерского учета.

Совокупность средств, подходов, технических приемов в сочетании с нормативно-правовой базой образуют технологию бухгалтерского учета.

Задача данной работы состоит в том, чтобы показать и закрепить на практике навыки применения базовых информационных технологий в такой области как бухгалтерский учет.

Среди основных операций выполняемых у бухгалтерии следует выделить:

6. Получение баланса и других регламентированных отчетов.

Для автоматизации учета и формирования отчетности в Excel существует ряд технологий. Базовые средства Excel применяются для регистрации хозяйственных операций, выборки и сортировки данных. Технология работы с итогами предусматривает возможность создания ведомостей с промежуточными итогами.

Технология сводных таблиц применяется для получения сводной информации по группам операций, получения шахматного баланса и других задач. Использование формул массива позволяет решить задачу формирования оборотно-сальдовых ведомостей, формирования необходимой отчетности.

Любой учет начинается с регистрации – регистрации операций. Регистрация хозяйственных операций в бухгалтерском учете производится в журнале хозяйственных операций – форме следующего вида:

№ операции	Дата операции	Дебет (к получеию)	Кредит (к оплате)	Содержание операции	Сумма
…	…	…	…	…	…
…	…	…	…	…	…

В графе «Номер операции» отражается порядковый номер проводимой операции с начала отчетного периода (месяца, квартала, года).

В графе «Дата операции» отражается дата совершения операции. В соответствии в принципом непрерывности отражения операций даты совершения операций должны отражаться в учете на момент их совершения. Указание произвольной даты в каких-либо целях является грубейшей ошибкой, так как нарушает методологию учета.

(9) Построитель запроса (не путать с построителем отчета!!) очень даже хороший инструмент, незаслуженно обделенный вниманием. Позволяет по сути уйти от всеми нами «любимых» СтрЗаменить или склеек условий. Построитель запроса это младший брат СКД, никто не ругается же на СКД в 1С.

Ведение бухгалтерского учета в excel, часть третья

Еще одна функция, о которой стоит упомянуть, — это вычисление суммы ежемесячных расходов по картам. Она помогает контролировать выполнение разнообразных условий банков для получения процентов, кэшбэков и прочих плюшек.

№ п/п	Наименование организации	Дебиторская задолженность, руб	Кредиторская задолженность, руб.
?	?	?	?
…	…	…	…

img.alex@ya.ru, (495)545-69-11

Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке столбца A и выберете во вспомогательном меню команду Формат ячеек.

Откроется диалог настройки формата, в котором вы должны перейти на вкладку Число. В списке выберите Текстовый и нажмите кнопку OK. Теперь числа в первом столбце будут восприниматься как текст, и вы сможете ввести значения 01, 02 и аналогичные.

Заполните план счетов, введя номера и описания используемых счетов. Субсчета можно не вводить.
Далее можно приступать к созданию оборотной ведомости. Добавьте лист в рабочую книгу и назовите его Оборотная ведомость. Введите в первой строке заголовок ведомости, после чего следует ввести заголовки столбцов.

В ячейку A3 введите заголовок Счет, а в ячейку B3 — Наименование счета. Объедините ячейки C2 и D2, и введите в них название Сальдо на начало периода. Аналогично объедините попарно следующие четыре столбца и введите названия Обороты за период и Сальдо на конец периода.

В третьей строке введите в столбцах C, E и G название Дебет, а в столбцах D, F и H введите название Кредит.

Если в вашем плане счетов размер списка иной, поставьте нужное число с номером последней строки в списке вместо 63, например $B$55 или $B$101.

Далее следует заполнить расчетные ячейки оборотной ведомости.

В этой ячейке выводятся дебетовые обороты по счету с наибольшим номером.

Возможно, вам потребуется ввести иной адрес ячейки, например $Y$26. Будьте внимательны, так как правильное указание адреса важно для выполнения верных вычислений. Последнее число в формуле указывает на номер столбца в списке, из которого следует взять нужное значение.

Если вы все делали правильно, сводная таблица должна содержать одинаковое количество строк и столбцов, и данное число на единицу меньше номера последней используемой строки.

В нашем случае, при ссылке $AA$28, число равно 27. Если у вас получилась ссылка $Y$26, то следует указать число 25. Если после ввода формулы вы увидите в ячейке вместо числа текст #Н/Д, #ЗНАЧ! или #ССЫЛКА!

В качестве результата подставляется значение из последней строки сводной таблицы.

Если в первом случае вы подставили в формулу значение $Y$26, то теперь следует подставить значение $W$28.

Последнее число в формуле то же, что и в предыдущей формуле.
Наиболее сложная часть оборотной ведомости описана. Вы ввели формулы для расчета оборотов по дебету и кредиту. Если хотите, можете выделить ячейки E4 и F4, после чего задать формат для вывода целых чисел, чтобы в оборотной ведомости не выводились копейки.

Далее следует ввести формулы для расчета конечного сальдо. Введите в ячейку G4 формулу =C4+E4-D4-F4, а в ячейку H4 формулу =D4+F4-C4-E4.

В результате в ячейках отображаются одинаковые числа, но с разными знаками. Чтобы не отображать нулевые и отрицательные суммы, выделите ячейки G4 и H4, после чего выберите команду меню Формат — Ячейки. В открывшемся диалоге перейдите на вкладку Число и выберите в списке Числовые форматы элемент (все форматы).

В поле Тип введите шаблон формата 0;;. Ноль означает, что положительное число должно выводиться как целое число. Два знака точки с запятой, после которых ничего не указано, означают, что нулевые и отрицательные значения не отображаются. Нажмите кнопку OK, и диалог закроется.

Теперь из двух сумм отображается только положительная.

Если в нижних строках в ячейках появились сообщения #Н/Д, #ЗНАЧ!

Перетащив маркер заполнения вправо, заполните ячейки в трех следующих столбцах.

Суммы по начальному сальдо и оборотам рассчитаны.
Для расчета сумм на конец периода следует ввести более сложную формулу. Как вы помните, мы с помощью задания формата чисел не отображаем отрицательные суммы, однако при расчетах отрицательные числа из ячеек также будут суммироваться. Поэтому в ячейку суммы в столбце G следует ввести формулу =СУММЕСЛИ(G4:G26;»>0″).

Так же, как и в предыдущей формуле, вам следует изменить значение G26 на адрес последней ячейки в столбце. В данной формуле указывается, что следует суммировать только положительные значения из ячеек. С помощью автозаполнения введете аналогичную формулу в столбец H.

Преобразование EXCEL в таблицу значений без COM и других извращений

Теперь ваша задача пройтись по выгрузке и исправить категории на правильные. В первый раз для этого потребуется много времени, потому что вы будете работать с данными за длительный период. Но в будущем эта операция не займет более трех минут.

Мнение эксперта

Витальева Анжела, консультант по работе с офисными программами

Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!

Задать вопрос эксперту

Я в целом забил на покатегорийный учёт трат, так как в нём нет смысла если результат измеряемый в прирост активов меня устраивает. Если же вам нужны дополнительные объяснения, обращайтесь ко мне!

Что касается формул, которые использованы в этой таблице, то они очень простые. Например, суммарный расход по категории «автомобиль» вычисляется по формуле =СУММ(F14:AJ14). То есть это сумма за все дни по строке номер 14. Сумма расходов за день рассчитывается так: =СУММ(F14:F25) – суммируются все цифры в столбце F c 14-й по 25-ю строку.

Формирование оборотной ведомости средствами MS Excel — Мегаобучалка

Польза контроля финансового потока очевидна – это снижение расходов. Чем больше вы сэкономили, тем больше уверенности в завтрашнем дне. Сэкономленные деньги можно пустить на формирование финансовой подушки, которая позволит вам некоторое время чувствовать себя комфортно, например, если вы остались без работы.

Полезные сведения → Как объединить ячейки → Как вставить значения → Аргументы функции → Работа с форматами → Функция ЕСЛИ → Как удалить пробелы → Функция впр vlookup→ Работа с таблицами