Как правильно сохранить и применять пользовательскую функцию Excel
Сегодня мы продолжим изучение пользовательских функций Excel. Поскольку вы уже знаете, как их создавать (и, я надеюсь, вы также пробовали применять их), давайте копнем немного глубже и узнаем, как использовать и хранить определяемые пользователем функции в Excel.
Мы покажем вам, как легко сохранить ваши функции в файле надстройки Excel, чтобы использовать их позже буквально несколькими нажатиями мышки.
Совместная работа с документами Excel
- Если рабочих файлов много, а функция нужна везде, то и копировать код придется в каждую книгу.
- Нужно не забыть сохранить рабочую книгу в формате с поддержкой макросов (xlsm или xlsb).
- При открытии такого файла защита от макросов будет каждый раз показывать предупреждение, которое нужно подтвердить. Многие пользователи пугаются, видя предупреждение на жёлтой полосе, которое просит их включить макросы. Чтобы не видеть это сообщение, вам нужно отключить защиту Excel полностью. Это может быть не всегда правильно и безопасно.
Эксель может не только предоставить общий доступ к файлу, но решить некоторые другие задачи, которые появляются по ходу совместной работы с одной книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, производимые различными участниками, а также утверждать либо отклонять их. Выясним, что может предложить программа пользователям, столкнувшимся с подобной задачей.
Структура базы данных – таблица Excel
База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?
Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.
Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.
Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.
Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.
Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.
- Открываем меню Microsoft Office.
- Нажимаем «Открыть».
- Выбираем общую книгу.
- Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
- «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).
Совместный доступ к файлу Excel одновременно
- сумма (суммировать данные);
- счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
- среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
- максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
- произведение (результат умножения данных);
- стандартное отклонение и дисперсия по выборке.
При этом, ничего не мешает вам использовать больше, чем два рабочих документа. Вы можете открыть много рабочих документов, на которые вы хотите ссылаться, и создавать формулы, связывающие данные между множеством листов.
Основы: Как Добавить Ссылку между Листами в Excel
Давайте начнем с того, что научимся создавать формулы, которые используют данные с других Листов. Вы возможно уже знаете, что рабочий документ (Книга) Excel, может содержать несколько рабочих страниц (Листов). Каждый лист имеет свою вкладку, и вы можете переключаться между ними щелкая по вкладкам в нижней части документа Excel.
Сложные документы могут содержать большое количество листов. И в какое-то время, вам придется написать формулу которая будет использовать данные из разных листов.
Может вы будете использовать один лист в документе для всех ваших формул, которые обрабатывают данные, а данные будете распределять по отдельным листам.
В моем документе три вкладки с Листами (Sheet). Я собираюсь написать формулу, которая будет работать с данными из каждого листа.
Давайте разберемся как написать многостраничную формулу, которая работает с данными из разных Листов в пределах одного рабочего документа.
1. Создайте в Excel новую Формулу
Многие формулы в Excel начинаются со знака равно (=). Дважды щелкните или начните печатать в ячейке, и вы начнете создавать формулу, в которую вы хотите вставить ссылку. Например, я собираюсь написать формулу, которая будет суммировать значения из разных ячеек.
Я открываю запись знаком =, и затем щелкаю по первой ячейке на текущем листе, чтобы создать первую часть формулы. Затем, я напечатаю знак +, чтобы добавить значение из второй ячейки в этой формуле.
Пока не завершайте ввод формулы и не жмите Enter! Вам нужно оставить формулу открытой перед тем как вы переключитесь на другой Лист.
2. Переключитесь между Листами в Excel
Пока ваша формула не закончена, щелкните на вкладке другого листа в нижней части программы. Очень важно, чтобы вы не закрывали формулу, перед тем как вы щелкните по другой ячейке, которую вы хотите вставить в формулу.
После того, как вы переключитесь на другой лист, щелкните по ячейке которую вы хотите добавить в формулу. Как вы можете видеть на картинке ниже, Excel автоматически запишет часть формулы, которая будет обращаться к ячейке на другом Листе.
Заметьте на картинке ниже, что для ссылки на ячейку на другом Листе, Excel добавил надпись «Sheet2!B3», которая ссылается на ячейку В3 на листе с названием Sheet2. Вы можете написать это вручную, но когда в щелкаете по ячейке, Excel делает эту надпись автоматически за вас.
3. Закройте Excel формулу
Теперь, вы можете нажать enter, чтобы завершить создание мульти-страничной формулы. Когда вы это делаете, Excel вернется туда, где вы начали создавать формулу и покажет вам результат.
Вы можете продолжать набирать формулу, включая в нее ячейки с других листов и другие ячейки на этом же листе. Продолжайте комбинировать ссылки со всего рабочего документа, на все данные, которые вам нужны.
Выпадающий список в Excel с помощью инструментов или макросов
Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:
