Тема 25. Назначение программы MS Access. Основные объекты
В любой области деятельности часто приходится иметь дело с большими объемами данных. Основными операциями при этом являются: сбор информации, ее обработка (поиск требуемых данных, сортировка и т.п.), создание форм для просмотра и распечатки данных. Одним из самых популярных программных продуктов, обеспечивающим эти функции, признана система управления базами дан-
Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД). Под
системой управления понимается комплекс программ, которые позволяют не только хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде.
разрабатывать схему данных и создавать структуру реляционной базы данных;
создавать пользовательские формы ввода данных в однотабличную и реляционную базы данных;
автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.), а также ряд других, реже используемых возможностей.
Для запуска программы Microsoft Access необходимо выполнить команды:
Таблицы – объекты, предназначенные для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.
Запросы – объекты для поиска и вывода данных, удовлетворяющих заданным условиям, из одной или нескольких таблиц. С помощью запросов также можно обновлять или удалять несколько записей одновременно и выполнять вычисления.
Формы – объекты MS Access, предназначенные в основном для ввода данных. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, отображения и изменения данных в полях таблиц.
Отчеты – объекты БД MS Access, предназначенные для эффективного представления данных на печати, позволяющие отобразить сведения желаемым образом и произвести расчеты (найти общее, среднее значение и др.).
Страницы – специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базах данных Microsoft Access.
Макросы – это макрокоманды для автоматизации часто выполняемых задач, таких как открытие форм или печать отчетов. Например, нажатием кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.
Модули – это набор описаний и процедур на языке Visual Basic для приложений, собранных в одну программную единицу. Используя макросы и модули, можно создавать ориентированные на пользователя приложения, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами.
Все составляющие базы данных, такие как таблицы, отчеты, запросы, формы в Microsoft Access хранятся в едином файле с расширением mdb.
В окне базы данных (рис. 2.6.1) в разделе «Объекты» выбирается тип объекта, в основной области окна отображается список объектов этого типа.
1. «Открыть» – открывает выбранный объект. В этом режиме таблицу можно просмотреть, внести новые записи или изменить имеющиеся. Можно просмотреть результаты выполнения запросов, отчеты.
2. «Конструктор» – открывает структуру объекта и позволяет модифицировать его устройство, а не содержимое (в таблицу можно добавлять новые по-
ля, изменять свойства полей, в формах – изменять или создавать элементы управления). Это режим для разработчиков.
3. «Создать» – открывает окно, предоставляющее выбор способа создания нового объекта.
«Мастер баз данных» позволяет по имеющимся в программе шаблонам («Заказы на работы», «Контакты», «Склад» и др.) создать базу данных, содержащую все требуемые отчеты, таблицы и формы за одну операцию. Для использования этой возможности нужно при запуске Microsoft Access в диалоговом ок-
не выбрать переключатель «Мастера, страницы и проекты баз данных» . «Мас-
тер баз данных» создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.
Чтобы создать собственную базу данных без помощи «Мастера», в диалоговом окне при запуске Microsoft Access переключатель нужно установить в положение «Новая база данных».
Тема 25. Назначение программы MS Access. Основные объекты
В Access 2000 через Access 2010 была включена функция под названием Upsizing Wizard, которая позволяла пользователям обновлять свои базы данных до Microsoft SQL Server, базы данных клиент-сервер ODBC. Эта функция была удалена из Access 2013. Дополнительное решение, помощник по миграции SQL Server для Access (SSMA), по-прежнему доступно для бесплатной загрузки с сайта Microsoft. [45]
Открытие документа Word
Если все изменения делались программно, то лучше сначала закрыть документ, выполнив команду
Окно документа будет закрыто, при этом все изменения будут сохранены. Если же нужно, чтобы пользователь мог посмотреть сделанные программой изменения и при необходимости что-то откорректировать, можно не закрывать приложение в программе, а предоставить сделать это пользователю.
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));
Что такое СУБД Access? Создание БД Access | OTUS
- требуется оформить договор, который, как правило, представляет собой довольно длинный текстовый документ, в который нужно вставить несколько чисел или строк;
- нужно обеспечить возможность ручного редактирования текста документа;
- документ должен быть сохранен в виде текстового файла (отчет Access может быть только напечатан).
Существует также формат базы данных Jet (MDB или ACCDB в Access 2007), который может содержать приложение и данные в одном файле. Это делает очень удобным передачу всего приложения другому пользователю, который может запускать его в отключенных средах.
Состав
Зная, какие элементы DB являются основными ее объектами, можно легко понять состав СУБД. В систему входят:
СУБД использует взаимодействие с внешними источниками, получая и отправляя информацию. Для этого здесь доступен специальный механизм связанных таблиц. Создается связь с файлами Excel, текстовыми, XML и HTML файлами, другими БД для импорта значений и объектов из этих источников, добавлений копий записей в таблицы DB и создания связанных отношений.
Для выведения значений из базы они экспортируются в файлы Excel, Word, сохраняются в PDF и XPS, выводятся в текстовый или XML файл, отправляются по электронной почте.
До версии Microsoft Access 2010 СУБД взаимодействовала и с другими системами управления DB:
Создание базы данных в Access пошагово: таблицы, схемы данных, запросы, формы
Связанные таблицы в Access используют абсолютные пути, а не относительные пути, поэтому среда разработки должна иметь тот же путь, что и производственная среда, или подпрограмма «динамического компоновщика» может быть написана на VBA .
