Массив Данных Excel Это Инструмент Визуализации • Redim с preserve

5 принципов эффективной обработки больших массивов данных в Excel

Эта заметка не касается случаев, когда мы имеем 2-3 таблицы размером с экран. В таком случае их можно выполнять любыми способами и время существенно не изменится.

Но когда у нас имеется большой массив данных, который обычно представлен в виде книг Excel, у которых:

То в этом случае обыкновенная ручная работа по администрированию этих таблиц занимает очень много времени и не дает необходимого качества.

  • Гибкость — возможность оперативно представить любые данные в любом агрегированном виде;
  • Наличие ошибок — неправильные или пропущенные формулы, неправильные значения, выпадающие значения;
  • 100%-ая уверенность в полученных цифрах.

А так как это обычно значительная доля файлов, то за многие годы я выработал для себя основные принципы обработки этих данных, которыми хочу поделиться.

Принцип 1. Исходные данные должны быть представлены в виде нормализованной таблицы.

  • Каждый уникальный объект обработки располагается в отдельной строке, никаких заполнений в две и более строки, никаких объединений строк, никаких переносов текста в строках (это загромождает возможность обработки). Под уникальным объектом обработки понимаются например, сотрудник, операция, номенклатура, заказ и т.д.;
  • Все поля уникального объекта распределены по отдельным столбцам. Т.е.в одном столбце во всей таблице располагается только одно смысловое значение: наименование, дата, вес, стоимость, район, область и т.д.
  • Поля дат зачастую обрабатываю, создавая с помощью формул поля «год», «месяц», «число».

Итогом выполнения этого принципа является полностью подконтрольная таблица, в которой я знаю, как поведет себя каждая ячейка.

Принцип 2. Столбцы с формулами располагаются ПОСЛЕ всех столбцов с исходными данными.

Это позволяет сделать таблицу масштабируемой. В созданную один раз таблицу можно потом как угодно добавлять исходные данные по одному стандарту и тут же получать необходимую их обработку. И обычно достаточно создать одну строку формул, а затем просто копировать ее не задумываясь на остальные строки.

  • Нормальная шапка таблицы с понятными названиями столбцов, но не длинными;
  • Закрепление шапки и еще одной строки;
  • Установление фильтра в строке шапки таблицы;
  • Размещение перед строкой шапки таблицы строки с шаблонами формул.

Фильтры нужны в основном для контроля. Например, выявить формулы, которые почему-то выдали ошибку.

Принцип 4. Организация любой аналитики с использованием сводных таблиц и сводных диаграмм .

Всем должно быть понятно, что попытка сделать аналитику в виде стационарных таблиц — это путь в никуда и лишние трудозатраты.

Если исходная таблица у нас сделана по первым трем принципам, то созданная на ее основе сводная таблица позволяет выбирать, группировать, рассчитывать любые значения «лёгким движением руки».

Обращаю внимание на очень эффективный инструмент, который появился в Excel 2010 и улучшился в Excel 2013 — это «срезы», которые можно вставлять по любому полю и затем фильтровать сводную таблицу по любому набору этих срезов.

В следующем примере я выбрал значения за 1.02.2015 с количеством менее 120 ед:

Принцип 5. Формирование стационарных таблиц производить только в целях создания неизменяемого отчета.

Это означает, что отчетность я делаю только тогда, когда уже проведен анализ и надо зафиксировать ее итоги для дальнейшей рассылки или для истории.

Эти отчеты обычно формирую путем копирования выбранных частей сводной таблицы.

В некоторых случаях можно немного усложнить задачу и сформировать шаблон отчета, в который формулами подтягиваются данные из сводной таблицы.

  1. Любой объем данных может быть проанализирован буквально в течение 1 часа, если не меньше. Причем основное время занимают операции обработки массива данных компьютером, а не ручная работа пользователя.
  2. Соблюдаются все параметры качества, которые я указал вверху: гибкость, отсутствие ошибок, 100%-ая уверенность в цифрах.
  3. Сведены к нулю затраты времени на придумывание механизма обработки данных под каждую задачу. Со временем появляются навыки эффективного получения любой исходной информации из любого источника сразу в нормальном виде.
  4. Отсутствуют ограничения по внесению данных в исходную таблицу. Можно целиком заменить данные и скопировать формулы, можно добавлять любое количество строк, удалять строки, менять в них любые цифры.
  5. Отсутствуют ограничения по обработке данных. В любой момент таблицу можно дополнить новым полем с формулой и расширить ее функциональность без необходимости полного пересмотра ее структуры и переделки всей таблицы.
  6. К любой детальной информации (реестры заказов, продаж, счетов, списки сотрудников и т.д.) можно подтягивать любое количество данных из дополнительных справочников. И тем самым постоянно расширять количество аналитических срезов, используемых в сводных таблицах.

В общем, эти цифры позволяют мне полностью управлять цифрами, а не цифры управляют мной.

Конечно, есть и другие полезные инструменты и методы, но этот список из 5 принципов является минимально необходимым и самым эффективным на мой взгляд.

специалист
Мнение эксперта
Витальева Анжела, консультант по работе с офисными программами
Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!
Задать вопрос эксперту
Подписывайтесь на рассылку и получайте карьерные советы от выбора индустрии и компании до лайфхаков по самоорганизации и развитию коммуникативных навыков. Если же вам нужны дополнительные объяснения, обращайтесь ко мне!
Точки на карте — это наши города. Но просто города нам не очень интересны — интересно увидеть информацию, привязанную к этим городам. Например, суммы, которые можно отобразить через высоту столбика. При наведении курсора на столбик показывается сумма.

Условное форматирование: инструмент Microsoft Excel для визуализации данных

В итоге получаем интерактивные карты, каждая из которых показывает по городам, как опыт работы соотносится с желанием нашей ЦА платить за продукт. Размер пузыря отвечает средней цене, которую готовы заплатить покупатели. Этот отчет также интерактивный и его можно комбинировать с другими.

НАЧАЛО СОВМЕСТНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ POWER BI И EXCEL

  1. Скачиваем приложение Power BI Desktop на персональный компьютер. Можно воспользоваться прямой ссылкой: microsoft.com/ru-ru/download/details.aspx?id=58494. Рекомендуем выбрать для скачивания русскоязычную версию. Установка стандартная, не представляет никакой сложности, занимает несколько минут. Нужно только запустить скачанный дистрибутив и выбрать язык программы.
  2. Регистрируем пробную версию Power BI. Для регистрации триал-версии понадобится адрес электронной почты и телефон. Если не получается создать учетную запись при указании страны Россия, смените название, укажите, например, Литву.
  3. Настраиваем импорт данных Excel в Power BI.
  4. Предоставляем коллегам доступ к панелям мониторинга Power BI, чтобы они получали данные анализа.

Рассмотрим, как загрузить данные для обработки из Excel в Power BI. Прежде всего отметим, что интерфейс Power BI имеет традиционную для продуктов линейки Office структуру интерфейса. Практически все понятно интуитивно.

Массив Данных Excel Это Инструмент Визуализации • Redim с preserve

Далее указываем файл Excel и нужный лист файла. Можно указывать одиночный файл, несколько файлов или папку с файлами. В данном примере выбираем только один файл и нажимаем кнопку «Загрузить».

Для примера проанализируем основные финансовые показатели торговой компании в разрезе городов и точек продаж. Файл Excel выглядит следующим образом (см. таблицу).

Массив Данных Excel Это Инструмент Визуализации • Redim с preserve

После загрузки в Power BI мы видим справа структуру нашего файла (рис. 2).

Массив Данных Excel Это Инструмент Визуализации • Redim с preserve

Иногда загруженная книга Excel нуждается в обновлении или изменении ее структуры. В этом случае вносим исправление в файл Excel, сохраняем его, нажимаем на три точки справа от наименования листа и выбираем пункт «Обновить». Данные загрузятся повторно. Важный момент: для изменения данных можно воспользоваться и встроенным редактором Power BI Desktop.

специалист
Мнение эксперта
Витальева Анжела, консультант по работе с офисными программами
Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!
Задать вопрос эксперту
Как рассказал TAdviser эксперт Георгий Нанеишвили, директор по развитию партнерской сети Qlik, российские компании в качестве средств визуализации предпочитают традиционно таблицы простые и сводные. Если же вам нужны дополнительные объяснения, обращайтесь ко мне!
Так что позволить себе действительно эффективное решение, которое одним взглядом позволят оценить сложившуюся ситуацию и исторические тренды, провести сравнительный анализ, геоанализ – могут позволить себе не так много российских компаний, полагает он.

Все про массивы в VBA читать в пошаговом руководстве по Excel

  • все таблицы, модели и отчеты, созданные в Excel, можно перевести в интерактивную панель мониторинга в Power BI. При этом не нужно изучать новое приложение или язык программирования, что экономит время;
  • с помощью инструмента Power Pivot можно настроить автоматическое обновление данных для получения актуальных отчетов. При настройке обновления данных по расписанию их источники будут обновляться автоматически в фоновом режиме. При открытии панели мониторинга Power BI актуальные данные и отчеты будут формироваться автоматически;
  • для получения отчетов можно использовать сразу несколько книг Excel, чтобы консолидировать данные (при этом можно подключать данные других источников);
  • благодаря интерактивным возможностям визуализации и функционалу, который позволяет делать запросы непосредственно в среде Power BI, можно расширить возможности таблиц Excel для получения новых удобных отчетов;
  • возможность запуска пользовательских визуальных элементов предоставляет Power BI расширенные возможности визуализации, моделирования и прогнозирования с целью получения расширенной аналитики.

Логично предположить, что наиболее важные данные на нашем графике стоит кодировать с помощью тех каналов, изменения в которых будут наиболее воспринимаемы будущим наблюдателем — то есть с помощью каналов, имеющих самый высокий степенной показатель. Иначе есть риски, что читатели диаграммы поймут совсем не то, что вы хотели сказать.

Условное форматирование по значению другой ячейки

Сравним значения диапазона А1:А11 с числом в ячейке В2. Введем в нее цифру 20.

Массив Данных Excel Это Инструмент Визуализации • Redim с preserve

Выделяем исходный диапазон и открываем окно инструмента «Условное форматирование» (ниже сокращенно упоминается «УФ»). Для данного примера применим условие «меньше» («Правила выделения ячеек» – «Меньше»).

В левое поле вводим ссылку на ячейку В2 (щелкаем мышью по этой ячейке – ее имя появится автоматически). По умолчанию – абсолютную.

Результат форматирования сразу виден на листе Excel.

Массив Данных Excel Это Инструмент Визуализации • Redim с preserve

Значения диапазона А1:А11, которые меньше значения ячейки В2, залиты выбранным фоном.

Зададим условие форматирования: сравнить значения ячеек в разных диапазонах и показать одинаковые. Сравнивать будем столбец А1:А11 со столбцом В1:В11.

Массив Данных Excel Это Инструмент Визуализации • Redim с preserve

Выделим исходный диапазон (А1:А11). Нажмем «УФ» – «Правила выделения ячеек» – «Равно». В левом поле – ссылка на ячейку В1. Ссылка должна быть СМЕШАННАЯ или ОТНОСИТЕЛЬНАЯ! , а не абсолютная.

Массив Данных Excel Это Инструмент Визуализации • Redim с preserve

Каждое значение в столбце А программа сравнила с соответствующим значением в столбце В. Одинаковые значения выделены цветом.

Внимание! При использовании относительных ссылок нужно следить, какая ячейка была активна в момент вызова инструмента «Условного формата». Так как именно к активной ячейке «привязывается» ссылка в условии.

В нашем примере в момент вызова инструмента была активна ячейка А1. Ссылка $B1. Следовательно, Excel сравнивает значение ячейки А1 со значением В1. Если бы мы выделяли столбец не сверху вниз, а снизу вверх, то активной была бы ячейка А11. И программа сравнивала бы В1 с А11.

Массив Данных Excel Это Инструмент Визуализации • Redim с preserve

Чтобы инструмент «Условное форматирование» правильно выполнил задачу, следите за этим моментом.

Проверить правильность заданного условия можно следующим образом:

Массив Данных Excel Это Инструмент Визуализации • Redim с preserve

В открывшемся окне видно, какое правило и к какому диапазону применяется.

специалист
Мнение эксперта
Витальева Анжела, консультант по работе с офисными программами
Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!
Задать вопрос эксперту
Выбор каналов обусловлен тем, что цель моей визуализации отображение динамики, чтобы читатель сразу видел, когда более вероятно вступление в брак для мужчин и для женщин в разном возрасте. Если же вам нужны дополнительные объяснения, обращайтесь ко мне!
Проблема с использованием одной переменной для каждого учащегося заключается в том, что вам необходимо добавить код для каждого учащегося. Поэтому, если в приведенном выше примере у вас будет тысяча студентов, вам понадобится три тысячи строк кода!
Смена насыщенности

Визуализация расчетов в программе MS Excel — Информатика, программирование.

  1. Откройте файл с таблицей, данные которой нужно визуализировать. Например, с информацией по разным городам и странам.
  2. Подготовьте данные для отображения на карте: «Главная» → «Форматировать как таблицу».
  3. Выделите диапазон данных для анализа.
  4. На вкладке «Вставка» есть кнопка 3D-карта.

2. Визуализация ускоряет восприятие информации. Если все сделано правильно, то смотря на ту или иную визуализацию, вы сразу понимаете, о чем она, какую главную идею описывает, видите закономерности и можете сделать выводы для принятия решения.

Визуализация расчетов в программе MS Excel

Табличные редакторы, иногда их называют также электронные таблицы, на сегодняшний день, одни из самых распространенных программных продуктов, используемые во всем мире. Они без специальных навыков позволяют создавать достаточно сложные приложения, которые удовлетворяют до 90% запросов средних пользователей.

Табличные редакторы появились практически одновременно с появлением персональных компьютеров, когда появилось много простых пользователей не знакомых с основами программирования. Первым табличным редактором, получившим широкое распространение, стал Lotus 1-2-3, ставший стандартом де-факто для табличных редакторов:

· Структура таблицы (пересечения строк и столбцов создают ячейки, куда заносятся данные);

· Стандартный набор математических и бухгалтерских функций;

· Наличие средств визуального отображения данных (диаграмм).

С появлением Microsoft Windows и его приложений стандартом стал табличный редактор Microsoft Excel.

Цель: показать, как можно визуально сделать какие либо расчеты в программе Excel.

3) Подготовка наглядности по теме на основе интернета и других источников;

4) Научится создавать, визуальные, наглядные данные, занесённые в таблицу Excel.

Деловая графика — возможность построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм, которые пользователь может строить самостоятельно.

Многообразны и доступны возможности оформления диаграмм, например, вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей — возможность вставки линий сеток и др.

Главное в электронной таблице — возможность задания формул, что позволяет, при изменении всего параметра автоматически пересчитывать огромное количество данных, в формулы которых входит этот параметр.

Excel также умеет работать с шаблонами, и в нем хранится определенный набор всяких полезных заготовок: счет – фактура, авансовый отчет и всякие другие типовые формы. По шаблонам как раз можно понять, для чего в основном используются электронные таблицы: для создания всевозможных отчетных, расчетных и платежных документов.

Функциями в Excel называются специальные текстовые команды, реализующие ряд сложных математических операций.

Всего начислено = Оклад + Премия. При расчете удерживая используем формулу. Удержание = Всего начислено * % Удержания, для этого в ячейке F5 набираем формулу = $F$4*E5. Формула для расчета столбца «К выдаче»: К выдаче = Всего начислено – Удержания.

Рассчитываем итоги по столбцам, а также максимальный, минимальный и средний доходы по данным колонки «К выдаче» (Вставка/функция/категория – статистические функции).

Вместо ввода в формулу всей строки адресов ячеек можно воспользоваться диапазоном ячеек.

Воспользовавшись одной из более сотни функций Excel, можно найти квадратный корень числа, вычислить среднее значение ряда чисел, определить число элементов списка, а также многое другое.

Ввести функцию: = СУММ(12;25;34) в любую ячейку рабочего листа и нажать клавишу Enter, в данной ячейке немедленно появится ответ – число 71. Если выделить ячейку, где показан ответ, в панели формул можно увидеть введенную функцию.

Форматы функций: Большинство функций используют в качестве аргументов числа и возвращают результат в числовом виде. Но функции также могут принимать аргументы других типов данных и могут возвращать ответы в виде других типов:

· Время и дата. Эти аргументы могут быть выражены в любом допустимом формате дат или времени.

· Текст. Текст, содержащий любые символы, заключенные в кавычки.

· Логический тип. Примером являются значения ИСТИНА/ЛОЖЬ, ДА/НЕТ,1/0 и вычисляемые логические значения: 1+1=2.

· Ссылки на ячейки. Большинство аргументов могут представлять собой ссылки на результаты вычислений других ячеек (или групп ячеек) вместо использования в функциях явных значений.

· Функции. В качестве аргумента можно использовать функцию, если она возвращает тип данных, который необходим для вычисления функций более высокого уровня.

Мастер функций. Excel представляет два средства, которые намного упрощают использование функций. Это диалоговое окно мастер функций и инструментальное средство палитра формул, с помощью которых можно пройти весь процесс создания любой функции Excel.

Все функции Excel подразделяются на категории. Первое, что нужно сделать в диалоговом окне мастер функций – это выбрать категорию функции. Каждая категория содержит функции, которые решают определенные задачи.

Использование вложенных функций. Функции могут быть настолько сложными, настолько это необходимо, и могут содержать в качестве аргументов формулы и другие функции.

Например: = СУММ (С5:Е10; СРЗНАЧ(Н10:К10)). Можно использовать до семи уровней вложенности функций. Если этот предел превысить, Excel выдает ошибку и такую функцию вычислять не будет.

Команда Excel добавила новый тип визуализации значений, который можно использовать для улучшения ваших электронных таблиц:

Для Excel внедрили новый тип визуализации значений — простой и понятный. Новые графики помогут придать больше смысла и контекста отчетам и в отличие от диаграмм предназначены для интеграции в то, что они описывают.

В Excel ввели панели для отрицательных значений, которые могут помочь в анализе тенденций, когда речь идет об отрицательных значениях. Сделали так, чтобы небольшие отрицательные значения не занимали половину ячейки при больших положительных значениях. Если хотите изменить это, можете разместить данные по центру ячейки.

Наиболее простые и типичные случаи использования Excel для обработки, оформления и визуализации табличных данных.

1. Запустить редактор электронных таблиц Microsoft Excel и создать новую книгу.

2. Создать таблицу расчета заработной платы по образцу данной таблицы. Введите исходные данные – табельный номер, ФИО

При расчете премии используется формула Премии = Оклад *% Премии, в ячейке D5 набрать формулу = $ D $4 * C5 (ячейка D 4 используется в виде абсолютной адресации) и скопируйте Автозаполнение.

3. Рассчитайте итоги по столбцам, а также максимальный, минимальный и средний доходы по данным колонки «К выдаче» (Вставка/Функция/категория – Статистические функции.

Это происходит в силу того, что Excel формирует относительные ссылки на ячейки. В тех же случаях, когда в формуле необходимо сослаться на ячейку со значением, которое не должно изменяться при копировании формулы в другие ячейки, пользуются так называемыми абсолютными ссылками.

Раздел: Информатика, программирование
Количество знаков с пробелами: 30237
Количество таблиц: 4
Количество изображений: 11

специалист
Мнение эксперта
Витальева Анжела, консультант по работе с офисными программами
Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!
Задать вопрос эксперту
Это возможность запрашивать и перезапрашивать данные путем простого манипулирования частями графики или диаграмм нажатием на кнопки, например, можно развернуть подробности или специальных визуальных компонентов выпадающих списков, владок и прочего. Если же вам нужны дополнительные объяснения, обращайтесь ко мне!
Для второго набора данных (двумерного) вам нужно указать строку И столбец. Таким образом, вы можете думать, что 1-мерное — это несколько столбцов, а одна строка и двухмерное — это несколько строк и несколько столбцов.

Как построить понятную и логичную визуализацию: теория и практика.

Американский психолог и основатель психо-акустической лаборатории Гарварда Стенли Стивенсон в 1957 году в своей работе «On the psychophysical law» описал свою модификацию основного психофизического закона.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector