Как Защитить Структуру Книги в ms Excel

Excel – это программа для создания и обработки электронных таблиц. Файл Excel называется рабочей книгой.

Рабочая книга состоит из листов, имена которых (Лист1, Лист2, …) выведены на ярлыках в нижней части окна рабочей книги. Щелкая по ярлыкам, можно переходить от листа к листу внутри рабочей книги.

Рабочий лист представляет собой таблицу, состоящую из 256 столбцов и 65536 строк.

Столбцы именуются латинскими буквами, а строки – цифрами.

Каждая ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени строки и имени столбца.

Например, если ячейка находится в столбце F и строке 7, то она имеет адрес F7.

Выделение элементов таблицы

Одна из ячеек таблицы всегда является активной. Активная ячейка выделяется рамкой.

• Чтобы сделать ячейку активной, необходимо клавишами управления курсором подвести рамку к этой ячейке или щелкнуть в ней мышью.
• Для выделения нескольких смежных ячеек необходимо установить указатель мыши в одну из ячеек, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, растянуть выделение на всю область.
• Для выделения нескольких несмежных групп ячеек следует выделить одну группу, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить другие ячейки.
• Чтобы выделить целый столбец или строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью на его имени.
• Для выделения нескольких столбцов или строк следует щелкнуть на имени первого столбца или строки и растянуть выделение на всю область.

Заполнение ячеек

Для ввода данных в ячейку необходимо сделать ее активной и ввести данные с клавиатуры. Данные появятся в ячейке и в строке редактирования. Для завершения ввода следует нажать Enter или одну из клавиш управления курсором. Процесс ввода данных закончится и активной станет соседняя ячейка.

Чтобы отредактировать данные в ячейке, необходимо сделать ячейку активной и нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть в ячейке мышью.

Операции с рабочей книгой

Большинство операций с рабочей книгой похожи на те, что применяются при работе с документами Word.

Чтобы создать, открыть, закрыть и сохранить рабочую книгу используется меню Файл.

Для завершения работы с Excel необходимо закрыть окно программы
(щелкнуть кнопку X справа вверху окна или нажать комбинацию клавиш Alt+F4).

Внимание! Восстановить пароль невозможно! Поэтому запоминайте или записывайте его в специальный файл. И учтите, что если вам нужна серьезная защита, то и пароль должен быть серьезным. Пароль может содержать латинские буквы и цифры. Хороший пароль включает в себя и то и другое, причем в разных регистрах. Например: FG89kjdt54MyX.

Что такое рецензирование и как им пользоваться в Excel 2010? — Microsoft Office для женщин

1. Укажите любую ячейку в сортируемом списке.
2. Выберите команду Сортировка в меню Данные.
3. Укажите столбцы сортировки в полях Сортировать по … и Затем по …
4. Выберите другие параметры сортировки и нажмите кнопку OK.

Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.

Как создать Таблицу в Excel

В наличии имеется обычный диапазон данных о продажах.

Для преобразования диапазона в Таблицу выделите любую ячейку и затем Вставка → Таблицы → Таблица

Появится маленькое диалоговое окно, где можно поправить диапазон и указать, что в первой строке находятся заголовки столбцов.

Как правило, ничего не меняем. После нажатия Ок исходный диапазон превратится в Таблицу Excel.

Перед тем, как перейти к свойствам Таблицы, посмотрим вначале, как ее видит сам Excel. Многое сразу прояснится.

Возможность автоматического разделения текста на несколько ячеек – чрезвычайно полезная функция. В случае нескольких введенных данных ручное пополнение их в отдельных ячейках не является большой проблемой, однако, когда мы говорим об огромном листе, содержащем, например, данные нескольких десятков сотрудников, дело обстоит совсем иначе.

Excel: Использование общей книги для совместной работы над документом

Форма – удобный способ для просмотра, изменения, добавления, удаления записей списка, а также для поиска записей, удовлетворяющих заданным условиям. Перед работой с формой необходимо задать заголовки столбцов списка. Эти заголовки используются для создания полей формы.

Примечания

Команды этой группы позволят вам прокомментировать введенные в таблицу данные. На рис. 7.5 Петров не только поставил оценку 10 картине № 4, но и прокомментировал свою оценку.

Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).

Создание и открытие книг в Excel.

• просматривать листы, которые были скрыты;
• перемещать, удалять, скрывать или переименовывать листы;
• вставлять новые листы или листы диаграмм;
• перемещать или копировать листы в другую книгу.

Прежде чем прекратить совместную работу с книгой, убедитесь, что другие пользователи завершили работу. Все несохраненные изменения будут утеряны. Поскольку журнал изменений также будет удален, можно напечатать лист журнала или скопировать его в другую книгу.

Списки и диапазоны данных в Excel

Заполнить рабочий лист данными можно двумя способами. Первый – вручную перетащить курсор мыши. Операция в этом случае очень проста:

Таким образом, вы можете автоматически заполнить список с последовательными днями недели и месяцами, включая сокращенный формат.

Нумерация созданного списка

В случае нумерации уже созданного списка данных достаточно пронумеровать первые две ячейки и вместо того, чтобы вручную растягивать до конца таблицы, и дважды щелкнуть в правом нижнем углу.

Другой способ – использовать функцию Заполнить в разделе «Главная». Здесь вы можете выбрать, следует ли создавать ряды по столбцам или по строкам, насколько должно увеличиваться значение в последующих ячейках и каким должно быть окончательное значение.

В случае дат вы можете выбрать единицу измерения, которую следует учитывать при создании ряда, т.е. они могут увеличиваться на последующие дни, месяцы, годы или указать, что последующие даты могут содержать только дни недели.

Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).

Полезные функции Microsoft Excel – руководство для новичков

• Редактируя источник списка;
• Изменяя диапазон ячеек, являющихся источником списка. Чтобы сделать это, нажмите на Проверка данных на вкладке Данные и выберите новые ячейки в качестве источника;
• Расширение указанного диапазона исходных ячеек, если вы хотите включить в список новые значения. Для этого перейдите на вкладку Данныеи нажмите кнопку Проверка данных и расширьте исходный диапазон, т.е. просто выберите его снова с учетом новых ячеек.

Шаблон – это предварительно созданный документ, служащий для ускорения работы. Шаблоны содержат готовые настройки, такие как форматирование и дизайн, с целью экономии времени и сил при создании нового проекта.

РЕЖИМ СОВМЕСТИМОСТИ В EXCEL

Иногда возникает необходимость работать с документами, которые созданы в более ранних версиях Microsoft Excel, например, Excel 2007/2003 или 2000. При открытии таких книг включается режим совместимости, иногда его называют режимом ограниченной функциональности. В режиме совместимости некоторые опции отключены, т.е. доступны только те команды, что использовались для создания документа.

Для того чтобы убрать режим совместимости, необходимо преобразовать книгу в формат, соответствующий текущей версии Excel.

ПРЕОБРАЗОВАНИЕ КНИГИ

Представим есть книга Excel созданная в программе версии 2007 года в режиме совместимости. Для того чтобы использовать весь функционал Excel 2013, необходимо преобразовать файл в формат Excel 2013. Необходимо сделать:

1. Открыть вкладку “Файл”, чтобы перейти к представлению Backstage.

2. Открываем вкладку “Сведения” и выбераем команду “Преобразовать”.

3. В появившемся диалоговом окне нажимаем “ОК”, чтобы подтвердить смену формата файла. Книга будет преобразована в новый формат, а режим совместимости убран.

Раскрывающийся список в электронной таблице Excel делает вашу работу проще, быстрее и эффективнее. Такой список с выпадающими опциями значительно ускоряет работу. Благодаря этому нет необходимости вручную вводить или копировать данные.

Магия Excel: 10 самых полезных «фишек» для работы с таблицами — БизнесБизнес

• Отметьте данные для графика;
• Выберите вкладку Вставка и нажмите «Рекомендуемые диаграммы»;
• Откроется диалоговое окно, в котором вы можете выбрать тип диаграммы, которая вам подходит, а затем отобразится её предварительный вид;

Как Защитить Структуру Книги в ms Excel

Владелец общей книги может управлять ею, удаляя из нее пользователей и разрешая проблемы, связанные с противоречивыми изменениями. Когда все изменения будут внесены, совместное использование книги можно прекратить.

Р азрешение проблем, связанных с противоречивыми изменениями, в общей книге

1. Создайте новую книгу и введите в нее необходимые данные или откройте существующую книгу, которую нужно сделать доступной для многопользовательского редактирования.

2. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Доступ к книге .

3. На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно (это также позволит объединять книги) .

4. На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК .

• Если используется новая книга, введите ее имя в поле Имя файла .
• Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК для ее сохранения, а затем нажмите кнопку Microsoft Office , и затем выберите команду >Сохранить как .

Примечание. Для этого следует использовать сетевую папку, а не веб-сервер.

7. Проверьте все имеющиеся ссылки на другие книги и документы и обновите неработающие, а затем нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или клавиши CTRL+S.

П роверка и обновление ссылок на другие книги или документы

1. На вкладке Данные в группе Подключения щелкните Изменить ссылки .

Примечание. Отсутствие команды Изменить связи означает, что файл не содержит связанных данных.

2. Для проверки состояния всех связей в списке нажмите кнопку Состояние .

Примечание. При наличии большого количества связей, а также если исходная книга размещена на сетевом ресурсе, а скорость передачи данных по сети мала, проверка может занять значительное время.

3. Проверьте состояние в столбце Состояние , выберите связь, а затем выполните нужное действие.

• Все пользователи, которым доступен данный сетевой ресурс, имеют полный доступ к общей книге, пока ячейки не заблокированы, а лист не защищен для ограничения доступа. Для защиты общей книги выберите вариант Защитить книгу и дать общий доступ в группе Изменения на вкладке Рецензирование . При установке защиты общей книги можно установить пароль, который все пользователи должны вводить для открытия этой книги.
• Для редактирования общей книги всем пользователям необходимо установить одно из следующих приложений: Microsoft Office Excel 97, Microsoft Excel 97 или более поздней версии, либо Microsoft Excel 98 для компьютеров Макинтош или более поздней версии.
• В общей книге поддерживаются не все функции приложения Excel. Для получения дополнительных сведений см. таблицу «Функции, не поддерживаемые в общей книге», приведенную выше.

После открытия общей книги данные можно вводить и изменять так же, как и в обычной книге.

2. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем щелкните Параметры Excel .

3. В категории Основные в группе Личная настройка Office в поле Имя пользователя введите имя пользователя для его идентификации при работе с общей книгой, а затем нажмите кнопку ОК .

4. Вводите и редактируйте данные на листах в обычном порядке.

Примечание. При этом будет невозможно добавлять или изменять следующие элементы: объединенные ячейки, условные форматы, диаграммы, рисунки, объекты (включая графические объекты), гиперссылки, сценарии, структуры, подуровни, таблицы данных, отчеты сводных таблиц, защиту книг и листов, и макросы.

5. Установите параметры фильтрации и печати для личного использования. Настройки каждого пользователя сохраняются отдельно по умолчанию.

Совет. При каждом открытии книги можно также использовать параметры фильтрации и печати, установленные ее владельцем.

1. Для сохранения внесенных в общую книгу изменений и для просмотра изменений, внесенных другими пользователями со времени последнего сохранения книги, нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа или нажмите клавиши CTRL+S.

При появлении диалогового окна Возник конфликт доступа устраните конфликты.

Совет. Для получения сведений об устранении конфликтов см. раздел Разрешение проблем, связанных с противоречивыми изменениями, в общей книге .

• На вкладке Правка диалогового окна Управление доступом к файлу (вкладка Рецензирование , группа Изменения , кнопка Доступ к книге ) можно видеть других пользователей, открывших книгу.
• Выбор автоматического обновления изменений, внесенных другими пользователями, с сохранением или без него можно сделать в группе Обновлять изменения на вкладке Подробнее диалогового окна Управление доступом к файлу .

При необходимости можно отключать пользователей от общей книги.

Примечание. Перед отключением пользователей нужно убедиться, что они завершили работу с книгой. Если удалить активного пользователя, его несохраненные изменения будут утеряны.

Примечание. Хотя это действие и отключает пользователя от общей книги, оно не запрещает ему редактирование общей книги в дальнейшем.

Р азрешение проблем, связанных с противоречивыми изменениями, в общей книге

Конфликт возникает тогда, когда два пользователя одновременно редактируют одну общую книгу и пытаются сохранить изменения, влияющие на одну и ту же ячейку. Приложение Excel может сохранить только одно изменение в этой ячейке. Когда второй пользователь пытается сохранить книгу, открывается диалоговое окно Возник конфликт доступа .

1. В диалоговом окне Возник конфликт доступа прочитайте сведения о каждом изменении и о конфликтующих изменениях, сделанных другим пользователем.
2. Для сохранения собственного изменения или изменения другого пользователя и для перехода к следующему конфликтующему изменению нажмите кнопку Сохранить мои или Сохранить чужие .

Для сохранения всех оставшихся собственных изменений или всех оставшихся изменений другого пользователя нажмите кнопку Сохранить все мои оставшиеся изменения или Сохранить все чужие оставшиеся изменения .

1. Чтобы собственные изменения заменяли все прочие без отображения диалогового окна Возник конфликт доступа , выполните следующие действия:

1. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Доступ к книге .

1. На вкладке Подробнее в разделе Для противоречивых изменений выберите вариант ранее сохраненные имеют преимущество , а затем нажмите кнопку ОК .

1. Для просмотра разрешения последних конфликтов выполните следующие действия:

1. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Исправления , а затем выберите в списке пункт Выделять исправления .

1. В списке по времени выберите вариант Все .
2. Снимите флажки пользователем и в диапазоне .
3. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист , а затем нажмите кнопку ОК .
4. Прокрутите лист журнала вправо для просмотра столбцов Тип действия и Действие .

Примечание. Сохраненным конфликтующим изменениям соответствует тип Выигрыш для поля Тип действия . Номера строк в столбце Действие обозначают строки со сведениями о противоречивых изменениях, которые не были сохранены, включая все удаленные данные.

Совет. Для сохранения копии книги со всеми изменениями нажмите кнопку Отмена в диалоговом окне Возник конфликт доступа , нажмите кнопку Microsoft Office , выберите команду Сохранить как , а затем введите новое имя файла.

Прежде чем прекратить совместную работу с книгой, убедитесь, что другие пользователи завершили работу. Все несохраненные изменения будут утеряны. Поскольку журнал изменений также будет удален, можно напечатать лист журнала или скопировать его в другую книгу.

1. Для сохранения копии данных журнала изменений выполните следующие действия:

1. На вкладке Обзор в группе Изменения выберите команду Исправления , а затем выберите в списке пункт Выделять исправления .

1. В списке по времени выберите вариант Все .
2. Снимите флажки пользователем и в диапазоне .
3. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист , а затем нажмите кнопку ОК .
4. Выполните одно или оба следующих действия:

• Для печати листа нажмите кнопку Microsoft Office и выберите команду Печать .
• Для копирования журнала в другую книгу выделите ячейки, которые нужно скопировать, нажмите кнопку Копировать на вкладке Главная в группе Буфер обмена , переключитесь в окно другой книги, выберите расположение для размещения скопированных данных, а затем нажмите кнопку Вставить на вкладке Главная в группе Буфер обмена .

1. Примечание. Можно также сохранить или напечатать текущую версию книги, поскольку данные журнала могут не войти в последующие версии. Например, в скопированном журнале адреса ячеек, включая номера строк, могут уже не соответствовать действительности.

1. В общей книге на вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Доступ к книге .
2. На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями .

Совет. Для получения сведений об удалении дополнительных пользователей см. раздел Удаление пользователя из общей книги .

Примечание. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для снятия защиты общей книги выполните следующие действия:

Выделите ячейки. Из контекстного меню выберите команду Формат ячеек. Можно изменить: 1) формат чисел, 2) выравнивание по границам ячеек, 3) вид шрифта, 4) цвет и способ заполнения ячеек, 5) оформление границ ячеек линиями различных видов.

Относительные и абсолютные ссылки

Microsoft Excel – очень полезный инструмент, который используется во многих сферах жизни. Однако, многим пользователям работа с этой программой кажется очень сложной и загадочной. Чтобы облегчить начало работы, стоит познакомиться с основными функциями Excel. Ознакомьтесь с некоторыми из них и убедитесь, что Excel не так страшен, как о нём говорят.