Заполнение таблицы с помощью формы данных

Новую информацию в список можно внести, если перейти к первой пустой строке внизу списка и вводить данные с клавиатуры. Однако более удобным способом добавления информации в базу данных является использование Формы данных.

Перемещаться между записями можно либо при помощи кнопок Предыдущая, Следующая, либо клавишами управления курсором (вверх, вниз), либо перемещая бегунок на полосе прокрутки формы данных. Перемещаться между окнами редактирования (в которые вносятся данные) удобно клавишей Tab.

Чтобы вставить в список новую строку, следует нажать кнопку Добавить. Чтобы вернуться в лист таблицы, достаточно нажать кнопку Закрыть.

1. В текущей работе обычно приходится заполнять таблицы вперемешку, например, в порядке поступления товара, поэтому вносите данные в таблицу в произвольном порядке. Заполнение рабочей книги удобнее проводить в режиме Формы данных.

2. Выделите таблицу без первой строки, но захватите обязательно нижнюю незаполненную строку (в образце таблицы это строка 8). Эта строка должна содержать все формулы и нумерацию. Если вы забудете выделить в таблице незаполненную строку, то не будете иметь возможность продолжать заполнение таблицы в режиме формы.

5. Заполните несколько новых записей на ваше усмотрение (или см. образец таблицы на рис.4). Вводите данные так, чтобы были товары из одного и того же отдела, и обязательно присутствовал товар с нулевым остатком. После окончания ввода данных нажмите кнопку Закрыть. В последних столбцах автоматически появятся результаты вычислений.

1. Вы заполнили таблицу в порядке поступления товаров, а хотелось бы иметь список товаров по отделам, для этого примените сортировку строк:

1) выделите таблицу без заголовка и выберите команду Данные=>Сортировка;

2) выберите первый ключ сортировки: в раскрывающемся списке Сортировать выберите «Отдел» и установите переключатель в положение по возрастанию (все отделы в таблице расположатся по алфавиту);

3) чтобы внутри отдела все товары размещались по алфавиту, выберите второй ключ сортировки: в раскрывающемся списке Затем по выберите «Наименование», установите переключатель в положение по возрастанию.

2. Продолжим знакомство с возможностями баз данных Excel. Часто ежедневно нужно распечатывать список товаров, оставшихся в магазине (имеющих ненулевой остаток), но для этого сначала нужно получить такой список, т. е. отфильтровать данные. Фильтрацию можно осуществить следующим образом. Сначала нужно подготовить Пользовательский автофильтр. Для этого:

1) выделите таблицу со второй строкой заголовка (как перед созданием формы данных);

4. Для того, чтобы снова увидеть перечень всех непроданных товаров по всем отделам, нужно в списке Отдел выбрать критерий Все.

Восстановите все данные в полном виде с перечнем всех товаров: в пункте меню Данные=> Фильтр уберите отметку команды Автофильтр.

В Excel термин диаграмма используется для обозначения всех типов графического представления числовых данных. Построение диаграмм производится на основе ряда данных. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

Диаграмма – это объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные или на отдельном листе. Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных сразу же меняется вид диаграммы.

Электронные таблицы Excel позволяют строить диаграммы различных типов. Построение диаграмм осуществляется несколькими способами.

Способ 1: сложные диаграммы различных типов можно создать с помощью специальной подпрограммы, которая называется Мастер диаграмм, запускаемый щелчком по кнопке на стандартной панели инструментов или меню Вставка=> Диаграмма. .

Способ 2: простейшую диаграмму можно создать, если нажать клавишу F11. В этом случае, используются установки по умолчанию, и диаграмма появится на отдельном листе. Это самый быстрый способ построения простой диаграммы. В Основном меню появится новый пункт Диаграмма, содержащий команды, с помощью которых можно вносить различные изменения в диаграмму.

Удобно перед запуском Мастера диаграмм выделить область, содержащую данные, на основе которых будет строиться диаграмма, но это не является обязательным, так как эту информацию можно ввести и в процессе работы Мастера диаграмм.

На первом этапе выбирается тип диаграммы, затем её вид. Можно выбрать как Стандартный так и Нестандартный тип диаграммы на вкладках. Если вы хотите увидеть, какая диаграмма у вас получается, то следует нажать на кнопку Просмотр результата. Затем следует щелкнуть кнопку Далее.

В результате вы попадете во второе диалоговое окно Мастера диаграмм.

Третий этап работы (после щелчка по кнопке Далее) состоит в оформлении диаграммы:

o Название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);

o Отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);

o Отображение сетки линий, параллельным осям координат (вкладка Линии сетки);

o Отображение надписей отдельных элементов на графике (вкладка Подписи данных);

o Представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).

При построении некоторых типов диаграмм могут отсутствовать те или иные вкладки.

Последний четвертый этап работы мастера заключается в указании места размещения диаграммы: новый лист или один из имеющихся. Это важно для печати документа, содержащего диаграмму. После щелчка по кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.

Настроить размеры и расположение диаграммы на рабочем листе можно с помощью мыши. Размеры диаграммы изменятся, если потянуть указателем мыши (прижимая левую клавишу мыши) за рамку диаграммы. То есть размеры диаграммы можно изменить точно таким же образом, как и размеры любого окна в Windows.

Если установить указатель мыши на диаграмму и прижать ее левую клавишу, то указатель примет форму тонкого черного крестика со стрелочками. В этом случае, перемещая такой указатель мыши при нажатой левой клавише, можно передвинуть диаграмму как единое целое со всеми надписями.

Мнение эксперта

Витальева Анжела, консультант по работе с офисными программами

Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!

Задать вопрос эксперту

Заполняйте документ с учетом режима рабочего времени согласно правилам внутреннего трудового распорядка, действующего в организации. Если же вам нужны дополнительные объяснения, обращайтесь ко мне!

Правила оформления таблиц

Порой при обработке данных возникает потребность в суммировании модулей чисел, то есть суммировании числовых значений из ячеек без учета знаков минус . Читать далее «Как суммировать значения ячеек без учета знака — по модулю. Абсолютные величины — ABS.»