Использование JIRA и Confluence в ведении проекта
- Хранить проектные документы
- Вести рабочие материалы: протоколы, риски, открытые вопросы
- Информировать участников о правилах, событиях, планах
- Вести всевозможные реестры — задач, бизнес-процессов, разработок (Excel — не самый лучший инструмент для коллективной работы)
- Раздавать задания и поручения
- Собирать информацию по выполнению задач и поручений
- Он очень прост и удобен, для обучения достаточно нескольких часов. У нас на проекте странички создавали и редактировали почти все участники.
- Довольно богатые возможности форматирования, необходимые для того чтобы сделать страничку красивой и легко читаемой. Есть средства, автоматизирующие создание навигации внутри сайта — оглавления, таблицы, ссылки, включения отрывков из других страниц и т.д.
- Написано огромное количество плагинов для расширения функциональности.
- Можно хранить документы, при этом сохраняются версии. По умолчанию пользователь берет всегда последнюю версию, что снижает количество ошибок. В любой момент можно можно вернуться к любой из предыдущих версий.
- Также сохраняются версии страниц, и всегда можно увидеть, кто и какие изменения внес, сравнивая любые две версии попарно.
- Можно ограничивать доступ в целом на сайт проекта или на отдельную страницу.
- Полнотекстовый поиск осуществляется по всем страницам и вложенным документам портала, включая pdf.
Мы сделали на Confluence проектный портал, домашняя страничка которого содержала ссылки на ключевые материалы проекта, контактную карту, регламенты и инструкции. На этой же странице публиковались все новости проекта. Управляли содержанием страницы администраторы и руководители проекта.
Справочная информация
Масса полезной информации мы организовали в виде специальных страниц. Например, для большой команды крайне популярной является контактная карта, на которой у нас был список проектной команды по группам, с фотографиями и данными участников.
Страница со ссылками на экземпляры системы поддерживались системными администраторами. Там же была схема эволюции технической инфраструктуры — когда какие экземпляры появлялись и выводились из эксплуатации.
Специальная страница автоматически собирала список страниц с рисками, образуя таким образом реестр рисков.
Просматривая список можно перейти на соответствующую страницу, прочитать описание риска и посмотреть план действий по нему.
Поручения
План действий может представлять из себя простой текст, задачу в Confluence или ссылку на задачу в JIRA.
Рассмотрим варианты, которые можно использовать, которые позволяют напоминать о действиях участникам и контролировать их исполнение.
Второй вариант — использование для поручений задач в JIRA. Непосредственно со страницы проектного портала можно создать задачу в JIRA, назначить ответственного и установить срок исполнения. Для этого мы сделали специальный макрос, срабатывающий по кнопке Создать поручение.
В отличие от предыдущего варианта эта задача может быть настроена так, чтобы ее мог закрыть только ответственный, отличный от исполнителя, что дает хороший контроль ее выполнения.
JIRA создана как система регистрации и исполнения запросов на обслуживание. Однако она может быть использована для ведения любых реестров и управления любыми задачами.
В нашем проекта мы использовали JIRA для контроля исполнения поручений, ведения разработок и отслеживания задач по конвертации данных.
Ведение разработок с помощью JIRA подробно описано в статье Управление разработками. Здесь я расскажу о контроле поручений и интеграции с Confluence.
Для создания задачи JIRA из Confluence достаточно выделить текст, навести курсор на выделенный текст и нажать кнопку в контекстном меню, чтобы вызвать экран JIRA для создания задачи.
На странице протокола появится ссылка на задачу, а в задаче JIRA будет ссылка на страницу в Confluence.
Таким образом мы можем переходить между этими двумя системами, с одной стороны, чтобы уточнить состояние и историю исполнения поручения, а с другой — посмотреть контекст и причину возникновения задачи.
Организация проектного пространства с помощью JIRA и Confluence доказало свою эффективность и удобство. Ключевые преимущества — это удобство, надежность и широчайшие возможности для адаптации. На наших проектах такая системам стала стандартом де факто.
Confluence: обзор, отзывы, аналоги, интеграция, сайт | BizzApps
Компания начала переносить документацию с движка MediaWiki на Confluence год назад. Но когда я приступила к проекту, Confluence выглядел стандартно, предыдущий разработчик добавил наш логотип и скрыл ненужные анонимному пользователю элементы. К запуску надо было привести документацию к нашему стилю. Дизайнеры подготовили макеты, а я должна была их сверстать.
Состав надстройки
На сегодняшний день надстройка Excel содержит более 100 пользовательских функций, и более 25 макросов. Мы стараемся учитывать ваши пожелания и выпускаем обновления с новым функционалом и улучшениями. Все обновления проходят автоматически в пару кликов, быстро и удобно.
После установки надстройки на ленту Excel добавится новая вкладка — VBA-Excel. Вид данной вкладки зависит от вашей версии программы. В Excel 2016 она выглядит следующим образом:
Как кастомизировать Confluence для публичной базы знаний — Опыт экспертов ISPsystem
Поручения
План действий может представлять из себя простой текст, задачу в Confluence или ссылку на задачу в JIRA.
Рассмотрим варианты, которые можно использовать, которые позволяют напоминать о действиях участникам и контролировать их исполнение.
Разметка: редактируем, добавляем классы и выводим однотипные элементы в цикле
Структура страниц по типу
Шаблон “page.vm” задаёт структуру всех страниц темы. Здесь можно редактировать html и с помощью переменных placeholders задавать, где будет выводиться контент. Плейсхолдеры обращаются к контенту пространства или данным пользователя (заголовок материала, название пространства, имя автора), с их полным списком можно ознакомиться в хелп-центре разработчика Scroll Viewport.
“page.vm” обращается к шаблонам, которые лежат на уровень ниже, в папке “include”, и оборачивает их в теги и блоки. В этом файле (page.vm) мы собираем страницу по кусочкам, и дополняем разметку всеми необходимыми атрибутами html-документа. Именно здесь мы указываем doctype, прописываем head и body.
Составные элементы страницы
В папке “include” лежат кусочки страницы. По названиям файлов можно догадаться, какой за что отвечает:
Как установить надстройку для Excel 2003/2007/2010/2013/2016? Подключение надстроек в Excel
На ленте также расположено несколько команд для связи с разработчиком. Вы в любой момент можете оставить замечание по работе программы, сделать предложение по улучшению работы той или иной функции, оставить заказ на разработку макроса.
Установка надстройки в Excel 2013
Надстройки в Excel 2013 устанавливаются через Файл/Параметры/Надстройки после чего нажимается кнопка «Перейти» и в менеджере надстроек подключаются необходимые надстройки. Окно менеджера надстроек можно вызывать кнопкой, расположенной на вкладке «Разработчик».
При помощи кнопки, расположенной рядом, можно управлять COM-надстройками.
Проектирование в Confluence
“page.vm” обращается к шаблонам, которые лежат на уровень ниже, в папке “include”, и оборачивает их в теги и блоки. В этом файле (page.vm) мы собираем страницу по кусочкам, и дополняем разметку всеми необходимыми атрибутами html-документа. Именно здесь мы указываем doctype, прописываем head и body.
Аналоги и альтернативы для Confluence
Confluence — похожие решения и продукты
Outline
Открытая расширяемая вики для вашей команды, созданная с использованием React и Node.js
XWiki
Open-source Вики-движок с возможностью создания мини-приложений на вики-страничках
Quip объединяет документы, электронные таблицы и чаты, чтобы удаленные команды могли эффективно работать все вместе
Conceptboard
Conceptboard – это интерактивная цифровая доска задач (канбан-доска), где любой участник проекта может писать и рисовать, а также импортировать любые рабочие документы простым перетаскиванием
Zenkit
HelpDesk
Helpdesk — это информационная система для организации помощи пользователям технологичных продуктов и услуг
Columns
Columns — это списки (чек-листы), которые формируются в колонки
weDocs
weDocs — плагин базы знаний и документации для WordPress
Nuclino
Nuclino — это программное обеспечение совместной работы, которая позволяет командам сотрудничать и обмениваться информацией в режиме реального времени
Slite
Slite — удобный командный сервис для ведения заметок
Zendesk
Evernote
Приложение для ведения заметок, чек-листов, записей встреч и прочей важной информации
MindMeister
Инструмент для майндмэппинга #1. Захватывайте, разрабатывайте и делитесь идеями визуально.
Notion
Notion объединяет в себе огромное количество инструментов. Заметки и списки дел, документы и таблицы, канбан-доски и базы знаний — здесь есть всё, с чем нам приходится иметь дело ежедневно.
Онлайн доска и платформа для создания совместной работы и централизации коммуникации в вашей компании.
Надстройка VBA-Excel
Вот представьте, что всю информацию по кандидатам на все вакансии записывают табличным списком. Естественно, неотсортированным — люди же приходят на собеседования не по алфавиту. А вам надо понять, проводили ли вы собеседование с конкретным соискателем раньше. Надо просто засунуть этот ад в макрос фильтра, добавить текстовый фильтр по фамилии — и вуаля, информация у вас на экране.
Простота агрегации
Информация из предыдущих пунктов наверняка не была для вас откровением. Но теперь вы точно умеете пользоваться макросами, а я могу перейти к более интересной части статьи.
Метки
Плохо, когда люди хранят информацию в одной неструктурированной статье или огромной таблице. Еще хуже — когда части этой информации не только нечитаемо оформлены, но и раскиданы по просторам Confluence. Благо есть возможность собрать раскиданную информацию в одном месте. Для этого надо воспользоваться метками (знакомыми всем по соцсетям тегами).
На любую страницу можно добавить любое количество меток. Если нажать на метку, вы попадете на страницу агрегации, где есть ссылки на все материалы с этой меткой, а также с набором связанных меток. Связанные метки — это те, которые часто встречаются на одной странице.
Свойства страниц
На страницу можно добавить еще один интересный макрос для структурирования информации — «Свойства страниц». Внутрь него нужно подать таблицу из двух столбцов, первый будет являться ключом, а второй — значением свойства. Причем макрос можно скрыть со страницы, чтобы он не мешал читать контент, но при этом страница все равно будет отмечена нужными ключами.
Обратите внимание на ID — его удобно задавать, чтобы навешивать разные группы свойств на разные страницы (или даже разные группы свойств на одну страницу).
Отчеты
По меткам можно собирать отчеты. Например, макрос «Отчет о содержимом» собирает все страницы с определенным набором меток.
Но более интересный отчет — это макрос «Отчет по свойствам страницы». Он тоже собирает все страницы с определенным набором меток, но не просто выводит их список, а составляет таблицу (улавливаете связь с началом статьи?), в которой столбцы — это ключи свойств страницы.
Получается сводная таблица по информации из разных источников. Приятно, что у нее есть удобные функции: адаптивная верстка, сортировка по любому столбцу. Также такую отчетную таблицу можно конфигурировать внутри макроса.
При конфигурировании можно убрать из отчета какие-то столбцы, задать состояние по умолчанию или количество отображаемых записей. А еще можно задать ID свойства страницы, чтобы видеть только нужную информацию.
Экспорт проекта в Excel
- Вы создаете шаблон для информации определенного типа.
- В этот шаблон добавляете метки и свойства страницы в макросе.
- В любом удобном месте создаете корневую страницу с кнопкой, по клику на которую создается дочерняя страница из шаблона.
- Пускаете на корневую страницу пользователей, которые потенциально будут генерировать нужную информацию (по нужному шаблону, нажимая на кнопку).
- Собираете себе отчет по свойствам страницы через метки, которые вы указали в шаблоне.
- Радуетесь: у вас есть вся нужная информация в удобном формате.
Шаблон “page.vm” задаёт структуру всех страниц темы. Здесь можно редактировать html и с помощью переменных placeholders задавать, где будет выводиться контент. Плейсхолдеры обращаются к контенту пространства или данным пользователя (заголовок материала, название пространства, имя автора), с их полным списком можно ознакомиться в хелп-центре разработчика Scroll Viewport.
Работа с данными проекта в Excel
Открыв созданную книгу в Excel, вы можете обнаружить, что некоторые данные выглядят не совсем так, как ожидалось. Ничего страшного! В Excel вы можете быстро исправить столбцы данных, используя мгновенное заполнение, например, чтобы заменить числа датами или текст числами.
После этого вы можете проанализировать и отформатировать данные, чтобы создать наглядные отчеты.
перевод на русский язык неполный и кривой
саму структуру нельзя назвать удобной
хотели сделать небольшую корпоративную базу знаний, для не-IT компании, получилось хреново
для IT наверное будет норм
ТЕКСТФОРМУЛЫEN
Отличное рабочее хранилище, в котором можно содержать все электронные документы. Настройка проста, есть приличного качества визуальные инструменты, имеются уровни доступа, открывающие путь к файлам определенным лицам по вашему желанию.
