Как сделать почтовую рассылку клиентам из таблицы Excel
Бывает нужно разослать большое количество писем списку контактов из таблицы в Excel.
Это может быть список потенциальных клиентов с мероприятия, выгрузка контактов из программы (1С, Битрикс24, amoCRM), просто список родственников, которые с нетерпением ждут от вас поздравления с праздником или уникального предложения.
Расскажу, как сделать это просто, быстро и бесплатно. Для решения задачи понадобится Excel, Word и Outlook из пакета Microsoft Office.
Итак, например, есть Excel таблица с данными клиентов (ФИО, компания, E-mail) и мы хотим отправить им персонализированное сообщение о предстоящих скидках.
Колонка “Пол” потребуется для определения окончания “уважаемый” или “уважаемая”, ее я вычислил по формуле, если “Отчество” заканчивается на “ч” значит это мужчина, если нет — женщина:
В новом документе Word наберём шаблон текста сообщения, которое будем отправлять. Вместо обращения, имени и названия компании оставим пока пустые места.
Запустим Мастер Слияния: вкладка Рассылки (Mailings), Начать слияние (Start Mail Merge), далее Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard).
На перовом этапе выберем пункт Электронное сообщение (E-mail), так как хотим отправить наши сообщения по электронной почте.
Выбор типа документа
На втором этапе нужно указать, какой документ будет использоваться в качестве шаблона, выберем Текущий документ (Current document).
Выбор документа
Третий этап — выбор получателей. Так как список наших клиентов хранится в файле Excel, выбираем пункт Использование списка, жмем Обзор (Browse) и указываем наш файл.
Выбор получателей
Откроется окно Получатели слияния, в нем можно выбрать или отменить клиентов для которых делаем рассылку.
Четвертый этап — создание сообщения. Тут можно вставить данные из нашего файла Excel в шаблон сообщения, который мы подготовили.
Создание сообщения
Вставим Фамилию, Имя, Отчество и название компании в наш шаблон, для этого: установим курсор в текст сообщения куда хотим вставить значение поля Excel, нажмем Другие элементы, в открывшемся окне выберем поле, которое хотим вставить, и так для всех полей.
Чтобы правильно указать обращение “уважаемый” для мужчин, и “уважаемая” для женщин создадим правило. Жмём кнопку Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) и выберем пункт IF…THEN…ELSE.
В открывшемся окне укажем правило: если поле “Пол” равно “М” — вставить текст “уважаемый”, в противном случае — вставить текст “уважаемая”.
В итоге, после вставки полей должен получиться шаблон похожий на мой (вставленные поля выделил красным цветом).
На пятом этапе можно предварительно просмотреть результаты слияния. Для перехода между письмами служат кнопки со стрелками.
На завершающем 6 этапе нужно выбрать единственный пункт Электронная почта.
Завершение слияния
Затем в открывшемся окне указать тему отправляемых писем и выбрать в поле Кому столбец нашей таблицы Excel, в котором содержаться адреса получателей
После нажатия на кнопку ОК, Word автоматически подключится к вашему почтовому клиенту Outlook, поместит все сообщения в папку «Исходящие», после чего письма отправятся получателям.
Если вы хотите проверить письма перед отправкой, есть небольшая хитрость, нужно предварительно перевести Outlook в автономный режим Файл — Автономный режим. Письма останутся в исходящих, пока вы не выйдете из автономного режима и при необходимости вы сможете проверить или внести в них изменения.
На этом всё. Но вы можете поддержать проект. Даже небольшая сумма поможет нам писать больше полезных статей.
Если статья помогла или понравилась, пожалуйста поделитесь ей в соцсетях.
Как импортировать Excel в контакты Outlook — все необходимые шаги здесь — Triu
Со временем, при частом использовании электронной почты, у большинства пользователей формируется список контактов, с которыми ведется переписка. И пока пользователь работает с одним почтовым клиентом, он свободно может пользоваться этим самым списком контактов. Однако, что делать, если возникла необходимость перейти на другой почтовый клиент – Outlook 2010?
Импорт адресов электронной почты из Excel в Outlook
Если у вас есть файл Excel с несколькими контактами, есть простой способ загрузить Excel в Outlook, поэтому вам не нужно вводить их по одному при отправке электронной почты. Полный экспорт файла Excel в процесс преобразования контактов Outlook делится на два основных этапа:
Шаг 1. Сделайте файл Excel совместимым с Outlook
Выполните следующие действия, чтобы импортировать адреса электронной почты из Excel в Outlook:
• Загрузите и запустите Инструмент для импорта контактов Excel в Outlook
• Нажмите на Просматривать и выберите файл Excel на своем компьютере. Нажмите Открыть
• Программа загрузит файл, и контакты предварительного просмотра будут иметь все атрибуты.
• Щелкните Следующий и сопоставить поля Excel с полями vCard. Ударь Следующий кнопка
• Выберите версию vCard и другие необходимые параметры. Нажмите Конвертировать
• Преобразование контактов Excel в vCard для Outlook начнется сразу после этого. После этого нажмите да
• В конце концов перейдите к месту назначения и проверьте файлы vCard.
Шаг 2. Импортируйте Excel в контакты Outlook
Теперь у вас есть файлы vCard, и вы можете просто импортировать контакты Excel в учетную запись Outlook. Для этого выполните следующие действия:
• Откройте приложение Outlook и щелкните значок Файл вкладка
• Выделите опцию «Открыть и экспортировать» и выберите Импорт Экспорт
• Выбирать Импорт из другой программы или файла вариант. Нажмите Следующий
• Выбирать Импорт файла vCard (.vcf) и нажмите на Следующий
• Перейдите в папку и выберите файл vCard, преобразованный на шаге 1. Щелкните Открыть
• Подождите, пока процесс импорта контактов Excel в Outlook завершится успешно, и нажмите Контакты Outlook значок. Все контакты Excel теперь доступны в списке контактов Outlook
Заключительные слова
Календарь Outlook: как настроить, как открыть
Напоследок несколько слов о том, как открыть календарь в Outlook – отдельно мы рассказывали, что каждый пользователь может разрешить доступ к своему расписанию другим людям. Это удобно, можно сразу убедиться, что коллега свободен в определенный день и час – и назначить мит в этом окне!
