Как правильно удалить из текста таблицы Excel лишние символы и пробелы

Зачастую текст, который достается нам для работы в ячейках листа Microsoft Excel, далек от совершенства. Если он был введен другими пользователями или выгружен из какой-нибудь корпоративной БД или ERP-системы не совсем корректно, легко может содержать следующее.

• лишние пробелы перед, после или между словами (для красоты!);
• ненужные символы («г.» перед названием города);
• невидимые непечатаемые символы (неразрывный пробел, оставшийся после копирования из Word или «кривой» выгрузки из 1С, переносы строк, табуляция);
• апострофы (текстовый префикс – спецсимвол, задающий текстовый формат у ячейки).

Давайте рассмотрим способы избавления от такого «мусора».

Если после удаления столбца были совершены иные действия, восстановить столбец можно «отмотав» назад при помощи стрелки. Обратите внимание – все, что было создано после удаления столбца, будет отменено.

Как удалить пустые строки в Ecxel: пошаговая инструкция

• Аккуратно выделить мышью эти спецсимволы в тексте, скопировать их (Ctrl+C) и вставить (Ctrl+V) в первую строку в окне замены (Ctrl+H). Затем нажать кнопку Заменить все (Replace All) для удаления.
• Использовать функцию ПЕЧСИМВ (CLEAN). Эта функция работает аналогично функции СЖПРОБЕЛЫ, но удаляет из текста не пробелы, а непечатаемые знаки. К сожалению, она тоже способна справиться не со всеми спецсимволами, но большинство из них с ее помощью можно убрать.

Для того чтобы сократить время на добавление строк в таблицу, можно отключить строку итогов и довалять новые данные с новой строки. В этом случае таблица будет автоматически расширять свой диапазон.

Как сделать умную таблицу в Excel?

Давайте рассмотрим стандартную таблицу (не умную) и на ее основе поймем какие преимущества мы получим при создании умной таблицы:

Имеем на вид вполне стандартную таблицу и первым шагом для превращения таблицы в умную будет ее преобразование.

Для этого встаем в любую ячейку нашей таблицы и в панели вкладок идем в Главная -> Стили -> Форматировать как таблицу и выбираем подходящий стиль оформления (или можно просто воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + T):

Какие преимущества появляются при выборе умной таблицы:

• В заголовках таблицы автоматически добавляет фильтр;
• Таблица получает имя, которое можно использовать для ссылки на таблицу;
• Таблица изменяет размер при добавлении новых строк или столбцов;
• При добавлении нового столбца формула копируется на весь столбец;
• При добавлении новой строки копируются все формулы;
• При прокрутке таблицы заголовки встают вместо названия столбцов (т.е. аналог закрепления верхней строчки);
• Отдельные элементы таблицы также получают имена.

Свойств достаточно много, теперь давайте о каждом немного поподробнее.

Добавление фильтра

Очень часто в таблицах требуется выбрать определенный перечень данных, для это как раз хорошо подходит использование фильтра, в умной таблице в заголовки фильтр добавляется автоматически:

При этом изначально фильтра в таблице не было — он автоматически появился в строке с заголовками после создания умной таблицы.

Имя умной таблицы

Использование имени таблицы очень удобно, к примеру, при создании сводных таблиц в качестве источника данных нужно указать диапазон и как раз для этого отлично подходит имя таблицы (по умолчанию название имеет вид типа Таблица1, в данном же случае указал название Продажи так как в таблице именно данные по продажам):

Тем не менее есть определенные ограничения при создании имени таблицы, о которых нужно помнить:

Автоматическое изменение размера

Если мы захотим добавить новую строку или столбец, то таблица автоматически расширится на новый диапазон. Например, добавим в нашу таблицу новый столбец с суммой продажи:

Как мы видим новый столбец также визуально добавился к таблице.

Внизу таблицы есть маркер (в виде уголка) в ее правом нижнем углу, который показывает границы таблицы. Его можно вручную перемещать тем самым изменяя размер таблицы, но на практике это достаточно редко используется, так как Excel сам автоматически подстраивается под размеры:

Копирование формул для всего столбца

После добавления столбца в таблицу нужно прописать формулу для вычисления значения. В данном случае сумма продажи получается как произведение цены на количество продаж.

Обычно после ввода формулы в ячейку нужно еще дополнительно протянуть ее на весь диапазон, в случае умной таблицы этого делать не нужно — она все сделает сама:

Добавление формул для новой строки

Аналогичная история происходит и при добавлении новой строчки в таблицу. Если в строках таблицы есть какие-либо формулы, то при добавлении строки они в нее будут скопированы:

Закрепление заголовков при прокрутке

Если таблица большая, то вполне естественно желание посмотреть какую-либо из ее частей и для этого мы привычно прокручиваем лист до нужного места. В этом случае обычно шапка таблицы теряется из вида, если она предварительно не была зафиксирована с помощью закрепления областей.

Для умных таблиц все делается автоматически, при прокрутке заголовки таблицы встают вместо названия столбцов:

Однако обратите внимание, что это свойство работает только если мы находимся внутри умной таблицы. Если переместить активную ячейку за пределы таблицы, то заголовки пропадут и названия столбцов вернутся на свое место:

Отдельные элементы таблицы

Помимо имени самой умной таблицы имя получают также и ее отдельные элементы. Когда мы прописывали формулы в предыдущих примерах как раз видели, что ссылки на ячейки таблицы выглядят не совсем обычно, а вместо них записи вида [@Заголовок]:

В общем и целом это ссылки для упрощения работы с таблицей:

• Название_таблицы[#Все] — ссылка на всю таблицу;
• Название_таблицы[#Данные] — ссылка на данные (вся таблица без заголовков);
• Название_таблицы[#Заголовки] — ссылка на заголовки;
• Название_таблицы[@] — ссылка на текущую строку из таблицы;
• Название_таблицы[@Название_заголовка] — ссылка на ячейку из текущей строки в столбце Название_заголовка;
• и т.д.

В принципе можно не запоминать как именно пишутся ссылки — Excel автоматически изменит вид записи ссылки или предложит варианты ссылок, когда будете ссылаться на элементы таблицы.

С основными свойствами умных таблиц мы познакомились, теперь немного поговорим о внешнем виде таблицы и дополнительных настройках.

Дополнительные настройки

При работе с таблицей в панели вкладок активируется дополнительная вкладка Конструктор с несколькими блоками команд внутри:

Давайте поподробнее остановимся на каждом из блоков, что в них есть интересного и как они могут нам пригодиться:

• Свойства;
  Можно задать Имя таблицы и ее размер.
• Инструменты;
  Позволяет построить сводную таблицу на основе умной, добавить срезы в таблицу (аналог фильтров) и сделать из умной таблицы обычную.
• Данные из внешней таблицы;
  Настройка параметров для подключения к внешним данным.
• Параметры стилей таблиц;
  Возможность добавления строки итогов для таблицы и выделение определенных частей таблицы (первый столбец, последний столбец, чередование строк и т.д.).
  Обычно применяется для оформления внешнего вида таблицы и улучшения читаемости данных из нее.
• Стили таблиц.
  Настройка внешнего вида таблицы с точки зрения цветового оформления.

Выбор ячеек в таблице работает так же, как и выбор ячеек в пределах диапазона. Разница состоит только в использовании клавиши Tab . Нажатие Tab перемещает курсор в ячейку справа, но когда вы достигаете последнего столбца, нажатие Tab перемещает курсор в первую ячейку следующей строки.

Удаление ненужных строк в листе Excel

Смещая маркер можно добавлять и больше столбцов. Всем им будут автоматически присвоены заголовки «Столбец1», «Столбец2» и т.д. Название заголовком можно без проблем изменить на желаемые значения, с помощью ввода в их ячейки нового текста.