Образец Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Журнал регистрации корреспонденции — входящей и исходящей — есть в любой организации. Но не все хорошо понимают его важность для документооборота. Между тем документальная фиксация всех поступающих писем и обращений жизненно необходима.

Регистрация входящих и исходящих писем:

• служит подтверждением отправки и получения писем, обращений, жалоб и заявок;
• помогает руководителю контролировать своевременность отправки и предоставления ему корреспонденции;
• помогает быстрее ориентироваться в архиве за предыдущие месяцы, быстрее находить документы за предыдущие месяцы;
• запись краткого содержания в специальной графе помогает восстановить письмо в случае утраты;
• может стать доказательством отправки заявления или обращения в контролирующие органы для предъявления претензии о несвоевременном ответе;
• помогает в судебных разбирательствах.

Таким образом, зарегистрировать письмо важно по нескольким причинам. Журнал учета не предполагает единую унифицированную форму, хотя рекомендуется придерживаться правил оформления, представленных в следующих разделах. В некоторых канцелярских магазинах можно найти готовые многостраничные журналы — это отличный вариант для тех, кто ведёт записи на бумаге.

Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.

Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов можно вести в привычном бумажном виде или вносить данные в таблицу Excel

Образец Журнала регистрации входящей корреспонденции

Журнал регистрации входящей корреспонденции включает следующие графы:

Несмотря на кажущуюся объёмность журнала, внесение данных по одному наименованию редко занимает больше 2 минут.

Скачать образец журнала входящей корреспонденции: Журнал регистрации входящих документов

Бланк Журнала исходящих документов

Исходящую корреспонденцию, то есть документы, которые пишет и отправляет организация в ответ на поступившие обращения или по собственной инициативе, тоже нужно регистрировать в отдельном журнале. Дата регистрации и дата отправки должны совпадать (могут отличаться максимум на 1-2 дня, если речь идёт о несрочных данных).

Структура журнала исходящей корреспонденции очень похожа на содержание журнала для входящей корреспонденции:

1. Порядковый номер.
2. Дата.
3. Номер.
4. Адресат.
5. Тема и краткое содержание. Как и в предыдущем случае, рекомендуется законспектировать смысл письма, а не ограничиваться заголовком.
6. Исполнитель. Здесь указывают не только визирующего документ директора, но и «внутреннего» исполнителя.
7. Количество оригинальных экземпляров.
8. Способ отправки. Необязательный раздел, который, однако, может быть полезен при анализе качества разных способов доставки документов (почта, курьер, личная доставка).

Скачать образец реестра исходящих документов: Журнал регистрации исходящих документов

После подписания документам присваивают номер, который позволяет идентифицировать сделку. Унифицированного бланка для реестра контрактов нет. Заказчики разрабатывают собственную форму, учитывая особенности организации.

10 мощных шаблонов управления проектами Excel для отслеживания — gadgetshelp,com

• одновременное ведение бумажного и электронного журналов — поможет в случае потери данных восстановить их по физическому дубликату (проще говоря, переписать заново из бумажного в электронный вид);
• хранить файл не на компьютере, а в облачном хранилище в интернете, например в Google Docs (даже если на конкретном устройстве произойдёт сбой, данные не исчезнут, а будут доступны с других компьютеров).

Для этого формируется специальная таблица, которая состоит из четырёх колонок. Так же, в опись вносится указание на оригинал или копию и обозначается дата, когда документ был сдан или принят.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

После выполнения команды «Найти» в реестре «Кассовые документы» становится активной команда «Отменить поиск». Применение этой команды отменяет условия выбора данных из реестра «Кассовые документы» (Рис. 15)

Реестр документов

• хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
• иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
• автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
• выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета: