Создание сводной таблицы в Excel

В качестве примера рассмотрим алгоритм действий для составления сводных таблиц в Microsoft Excel 2019. Эта же логика может применяться и в более ранних версиях программы.

В качестве исходной (базовой) таблицы возьмем данные по продажам по продажам. В таблице присутствует информация о наименовании товара, поле, виде спорта, а также, основных экономических показателях, таких как количество проданных единиц, цена и сумма в руб. При этом, если по одному и тому же наименованию товара было несколько продаж, то и строчек будет несколько.

Для корректного формирования сводной таблицы всегда очень важно представлять себе, как должен выглядеть конечный результат. Другими словами, нужно понимать, какую информацию мы хотим видеть в обработанном виде.

Как только мы сделаем нашу базовую таблицу “умной” (или динамической, то есть способной автоматически изменяться), при добавлении в нее новых строк с данными, они в автоматическом режиме будут отображаться и в сводной таблице.

Примечание: Преобразование простой таблицы в “умную” не является обязательным требованием, и этот шаг, при желании, можно пропустить. В этом случае, после каждой корректировки исходной таблицы сводную придется формировать заново либо обновлять, пользуясь методом, который описан в конце статьи.

Шаг 3. Применяем фильтры и другие настройки

Теперь вернемся к нашей задаче. Нам нужно отфильтровать данные по полу (женский) и оставить только строки, которые относятся к виду спорта “теннис”.

В рассмотренном примере был показан только один вариант построения сводной таблицы.

Чтобы сконструировать отличную от предыдущей форму, снова воспользуемся окном списка полей (справа). Если вы специально или случайно закрыли это окно, чтобы вернуть его, кликаем правой кнопкой мыши по любой ячейке внутри таблицы и в открывшемся контекстном меню выбираем пункт “Показать список полей”.

Давайте теперь попробуем перетащить в пустую область “Столбцы” поле “Цена, руб.”, предварительно убрав ранее заданные фильтры, чтобы увидеть, как именно преобразится таблица в ее начальном виде.

Благодаря нашим стараниям таблица изменила свой вид. Теперь есть возможность увидеть разбивку суммы по ценам за единицу товара. При желании и необходимости снова можно задействовать фильтры по полу или виду спорта.

Также можно попробовать добавить в таблицу еще больше информации. Для этого снова открываем список полей и перетаскиваем поле “Продано, шт.” в область “Строки”.

Данное действие позволит выявить, встречались ли в базовой таблице продажи под одинаковому наименованию товара в разных строках. Как видим, для беговых кроссовок 35 размера так и есть.

Помимо этого, в программе есть возможность представить числовые данные в виде гистограммы. Отмечаем необходимую ячейку, переключаемся в главную вкладку, нажимаем на функцию “Условное форматирование”, далее в открывшемся перечне кликаем по кнопке “Гистограммы” и щелкаем по варианту, который понравился больше всего.

Гистограмма настроена для выделенной ячейки. Осталось только нажать на кнопку справа от ячейки и выбирать одну из опций “Применить правило форматирования ко всем ячейкам…”.

Видоизмененная таблица стала более наглядной и привлекательной.

Сводная таблица может быть создана с помощью инструмента под названием “Мастер сводных таблиц”. Но предварительно нужно вынести значок Мастера на Панель быстрого доступа. Для этого выполняем следующую цепочку действий:

Как сделать сводную таблицу в Excel

Как видно в примере выше, у нас есть число 12522, которое представлено в виде текста, при помощи функции ЗНАЧЕН мы преобразовали его в число 12 522, с которым в дальнейшем можем работать, как с любыми другими числами.

Создание

Создать сводную таблицу можно в программах различных версий (2010-2016). Рассматриваемая инструкция создана на основе Майкрософт Эксель 2013.

В запущенной программе необходимо перейти во вкладку «Вставка» и выбрать пункт «Сводная таблица».

После выполнения описанных действий на рабочем поле появится окно, которое необходимо заполнить.

В первой пустой строке необходимо указать координаты таблицы с данными, их можно прописать вручную, но проще просто выделить желаемый объект.

Обратите внимание! Данным способом невозможно консолидировать (объединить) несколько таблиц.

Если база данных хранится в другой книге, ее можно указать, выбрав раздел «Использовать внешний источник».

Последним этапом будет выбор расположения новой конструкции. Рекомендуется по возможности размещать ее на новой странице, но разрешается выбрать координаты на имеющемся листе.

После нажатия кнопки «Ок» появится новая страница, на которой располагается основа желаемого объекта и набор интсрументов для того, чтобы создавать структурированные объекты.

Обратите внимание! Если перед этим этапом произвести выделение таблицы, то все поля заполнятся автоматически.

Excel делает форматирование новой сводной таблицы, добавляемой на рабочий лист, таким же легким и быстрым, как и форматирование любой таблицы или списка данных. Все, что вам нужно, — это щелкнуть на ячейке сводной таблицы, чтобы добавить на ленту набор контекстных вкладок Работа со сводными таблицами, после чего выбрать контекстную вкладку Конструктор.

Сводные таблицы в Excel: Создание, Фильтрация, Форматирование

При выборе стиля форматирования для новой сводной таблицы в раскрывающейся коллекции Стили сводной таблицы можно воспользоваться функцией оперативного просмотра Excel, чтобы увидеть результаты применения стиля, над которым будет установлен указатель мыши.

Что такое Excel и как он выглядит?

Как устроен Excel

После запуска Microsoft Excel на экране монитора открывается рабочее окно приложения, позволяющее редактировать данные в ячейках листа.

Структура программы очень проста и понятна. Каждый, кто использует Word, найдёт всё очень быстро, потому что расположение функций очень похоже:

Панель закладок – самый важный элемент приложения. Наиболее важные вкладки включают:

Структура листа Excel

Самым важным элементом Excel, над которым выполняется работа, является лист.

На экране появится диалоговое окно Рекомендуемые сводные таблицы, показанное на скриншоте ниже. В левой его части приведены примеры сводных таблиц, которые Excel может создавать на основе данных, выбранных в списке.

10 наиболее полезных функций при анализе данных в Excel — ExcelGuide: Про Excel и не только

• Выберите область, в которой находятся данные, которые вы хотите выделить. Если вы хотите выделить все данные в данном столбце, вам пригодится сочетание клавиш Ctrl + Shift + ↓ , благодаря которому вы выберете все заполненные ячейки в столбце, вплоть до первой пустой;
• На вкладке Главная выберите Условное форматирование;
• Установите курсор в поле Правила выделения ячеек и выберите нужный вариант в появившемся меню.

Чтобы использовать опцию формы в Excel, вам нужно добавить ее либо на панель быстрого доступа, либо на ленту. Самым простым из них является панель быстрого доступа. Если вы решите добавить его на свою ленту, вам нужно будет создать для него специальную вкладку, что может быть не идеально.