Excel для экономиста: как пользоваться расширенным фильтром?

Расширенный и автоматический фильтры — инструменты табличного редактора Excel. Они отбирают из массива данных необходимую пользователю информацию.

Оба фильтра выбирают из массива данные, соответствующие условиям отбора, и скрывают данные, которые не соответствуют заданным условиям. При этом расширенный фильтр имеет свои особенности отбора и обработки данных. Для лучшего понимания работы расширенного фильтра сравним его с работой автоматического фильтра.

В строке с источником прописываем ссылку на столбец таблицы с использованием функции ДВССЫЛ: =ДВССЫЛ(«Товары[Товар]»). Далее отмечаем «Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием», и нажимаем «ОК».

3.2. Обработка выборки в среде Excel.

Со знаком равенства «=» и названием «ВПР» все понятно. Поговорим об аргументах. Они записываются в скобках через точку с запятой или заполняются в ячейки в окне функции. Формула ВПР имеет 4 аргумента: искомое значение, таблица, номер столбца и интервальный просмотр.

Режим “Разработчик” в Excel

Первое, что нужно сделать — заставить Excel работать с пользовательскими функциями. Фактически, мы будем писать сценарий на языке VBA в Excel, но такая возможность по умолчанию отключена в этой программе. Включить ее можно следующим образом.

Переходим в “Пуск — Параметры Excel” и находим в левом списке пункт “Надстройки”:

Выбираем в основном окне строчку “Пакет анализа — VBA” и жмем кнопочку “Перейти” в самом низу окна. Откроется еще одно окошко со списком доступных под Excel расширений (надстроек). Снова выбираем в этом списке “Пакет анализа — VBA” и соглашаемся, что хотим установить его, нажав кнопку “ОК”:

Потребуется установочный диск с Microsoft Office на нем (или же подключение к Интернет) чтобы программа получила необходимые пакеты для инсталляции. Если установка прошла успешно, то в “Ленте” появиться пункт “Разработчик” (Excel 2010). Можно перейти в него через эту панель или же с помощью сочетания клавиш Alt + F11 .

Появиться окно, в котором выполняется написание кода на языке VBA, то есть фактически создаются пользовательские функции. Я писать их не буду, так как языка VBA не знаю и знать особого желания нет (все знать невозможно).

Но есть готовые решения, которые я вставлю в виде кода с помощью меню “Insert — Module”. Просто берем отсюда код функций и вставляем в свой Excel. Затем сохраняем файл Excel с поддержкой VBA (макросов) и все готово для дальнейшей работы.

Excel — выборка ячеек по цвету заливки – Zencoder

Важно: для корректной работы этого способа, данные в столбце с городом должны быть отсортированы от А до Я, или от Я до А. Подробнее о том, как в данном случае работает функция СМЕЩ читайте выше в примере с Excel.

Автозаполнение

В конце протягиваем формулу вниз до конца, в результате чего происходит автозаполнение.

Чтобы функция ВПР правильно сработала во время автозаполнения, искомое значение должно быть относительной ссылкой, а таблица – абсолютной.

В нашем случае искомое значение – A2. Это относительная ссылка на ячейку, потому что в ней нет знаков «$». Благодаря этому ссылка на искомое значение меняется относительно каждой строчки, когда происходит автозаполнение в другие ячейки: A2 → A3 → … → A11. Это удобно, когда необходимо повторить формулу на несколько строк, ведь ее не приходится писать заново.

Таблица зафиксирована абсолютной ссылкой «$G$2:$H$11». Это означает, что ссылки на ячейки не изменятся во время автозаполнения. Таким образом, расчет каждый раз будет корректным и опираться на таблицу.

• каждый новый отбор данных визуально переформатирует как исходную таблицу, так и таблицы с предыдущими отборами. То есть для фиксации результатов разных отборов нужно копировать исходные таблицы данных и уже потом фильтровать данные по разным условиям отбора в копиях этой таблицы;

Функция ВПР (VLOOKUP) в Excel: пошаговая инструкция с примерами

В результате появляется окно со списком данных автоматической фильтрации по вертикальному столбцу ячеек. При этом автоматический фильтр дает пользователю возможность выбрать для отбора значения одного и нескольких столбцов выделенного диапазона.

Способ 1: именованные диапазоны + функция ДВССЫЛ

Для начала создадим именованные диапазоны с адресами. Имя каждому присвоим в соответствии с городом.

Алгоритм создания именованного диапазона: выделяем диапазон, далее «Формулы» – «Задать имя».

У нас получится 5 именованных диапазона: Волгоград, Воронеж, Краснодар, Москва и Ростов_на_Дону.

Обратите внимание, к именам диапазонов есть список требований. Например, в имени не могут содержаться пробелы, запятые, дефисы и прочие символы. Подробнее о создании именованных диапазонов и работе с ними мы говорим в нашем бесплатном курсе Основы Excel.

Поэтому, вместо дефисов в названии города Ростов-на-Дону мы укажем допустимый символ – нижнее подчеркивание.

Теперь выбираем ячейку для второго выпадающего списка, того, который будет зависимым. Переходим к инструменту «Проверка данных», тип данных – «Список». В поле «Источник» указываем функцию: =ДВССЫЛ(D2) , где D2 – это адрес ячейки с первым выпадающим списком городов.

В ячейке D2, которая используется в качестве аргумента функции ДВССЫЛ , находится текстовое выражение, которое совпадает с именем соответствующего именованного диапазона с названиями городов. В результате функция возвращает ссылку на соответствующий именованный диапазон.

Меняя значения в ячейке D2, меняются списки в ячейке E2. За исключением города Ростов-на-Дону. В выпадающем списке городов (ячейка D2), в названии используется дефис, а в именованном диапазоне – нижнее подчеркивание.

Чтобы устранить это несоответствие, перед тем как применять функцию ДВССЫЛ , обработаем значения функцией ПОДСТАВИТЬ .

Функция ПОДСТАВИТЬ заменяет определенный текст в текстовой строке на новое значение. Вместо: =ДВССЫЛ(D2) укажем: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(D2;»-«;»_»))

То есть, мы проводим предварительную обработку значений, чтобы они соответствовали правилам написания имён. Если в названии города имеются дефисы, они будут заменены на нижнее подчеркивание.

Теперь зависимый выпадающий список работает и для города, содержащего в названии дефисы – Ростов-на-Дону. Вернемся к выпадающему списку городов.

Чтобы при отборе данных пользователь мог оперировать одновременно несколькими условиями, в табличном редакторе Excel предусмотрен инструмент расширенного фильтра. Он запускается через меню панели инструментов «Данные/Сортировка и фильтр/Дополнительно».

Зависимый выпадающий список в Excel и Google таблицах · BIRDYX

Чтобы их убрать, доработаем именованный диапазон «Уникальные». В диспетчере имен, вместо диапазона =Таблица1[Уникальные] используем: =СМЕЩ(Лист1!$A500;0;0;СЧЁТЗ(Таблица1[Уникальные])-СЧИТАТЬПУСТОТЫ(Таблица1[Уникальные]))