Складской учет в Excel: кому подходит, как использовать, плюсы и минусы

Желая автоматизировать небольшой бизнес, предприниматели часто начинают вести складской учет в Excel. Этот способ дешев и подходит для деятельности с небольшим оборотом. Однако возможности табличного редактора не безграничны, поэтому при росте объемов бизнеса трудно масштабируемый Excel может стать на пути дальнейшей автоматизации.

Программа подойдет организациям и ИП, подходящим под следующие критерии:

• небольшая номенклатура товара. Табличный редактор удобен, пока ассортимент не превышает десяток-полтора позиций. При увеличении каталога придется поискать что-то более серьезное;
• количество продаж за рабочую смену также не превышает нескольких десятков;
• у продавцов есть временные окна для того, чтобы внести изменения в таблицы. Поскольку программа не интегрируется с кассовым оборудованием, фиксировать каждую продажу придется вручную. Это же относится к поступлениям партий товара от поставщиков, проведения инвентаризаций, списанию продукции и всему остальному;
• магазин или склад работают в местах, где отсутствует интернет-соединение. Современные товароучетные системы работают на облачных технологиях — все данные хранятся на серверах поставщика. Поэтому использовать их можно только при наличии сети. В иных случаях “Эксель-таблицы” могут стать незаменимыми.

Табличные редакторы не годятся для компаний с широким ассортиментом и приличным оборотом. Их не стоит использовать и предпринимателям с большим штатом сотрудников и при работе с несколькими складами и торговыми точками.

Предположим, что необходимо вывести информацию о всех местах работы сотрудника Козлов. Выделив любой заголовок таблицы и нажав CTRL+SHIFT+L , вызовем фильтр . В выпадающем списке заголовка столбца Фамилия выберем фамилию Козлов. Но будет выведена только одна строка, а не 3.

Как в Excel сделать таблицу: пошаговая инструкция

• наличие положительных отзывов от предпринимателей, уже воспользовавшихся приложением;
• высокий рейтинг;
• количество скачиваний;
• отсутствие вирусов и вредоносного ПО;
• шаблон должен удовлетворять вашим требованиям по организации складского учета и иметь необходимый функционал;
• стоимость шаблона. Есть бесплатные, условно-бесплатные и полностью платные версии.

Столбцы E,F,G – приход, расход и остаток по кассе. Отражается полное движение по кассе. Отражаются ВСЕ движения, независимо от того, относятся движения к объекту или нет. Остаток должен соответствовать остатку по кассе;

Финансовая таблица

Для планирования платежей в книготорговом бизнесе мы использовали специальную таблицу “Финансы” в программе Excel. Изначально “Финансы” были созданы для прогнозирования денежного потока. Со временем таблица обросла дополнительными модулями с функциями управленческого учета, бюджетирования и управления товарными запасами. Почему и зачем мы создали такую таблицу — читайте здесь.

Надеюсь, что шаблон поможет кому-нибудь в битве за прибыль.

Если кто-нибудь использует наши разработки в производстве полезного бизнес-софта, я буду только рад. У любимого Excel очень много плюсов. Это очень гибкая платформа, но при этом создание таких таблиц в этой программе — очень трудоемкая задача.

Таблица состоит из нескольких вкладок — Монитор, Деньги, Доходы, Расходы, и Итоги-Бюджет. Общее описание принципа работы читайте здесь.

Это вкладка, в которой сведены все данные по платежам в прошлом и будущем по категориям. Монитор позволяет оценить ситуацию — сможем ли мы выполнить все запланированные платежи при прогнозируемом объеме продаж.

Увеличить

Столбец Ресурс показывает — какими финансовыми ресурсами мы обладаем при прогнозируемых доходах и запланированных расходах.

Если цифра в ячейке Ресурс отрицательная, значит денег не хватит в конкретный момент времени — значит надо двигать и перераспределять запланированные платежи.

Денег не хватает…

С помощью этой вкладки мы составляли графики платежей. Мы развивались, активно использовали товарные кредиты, всегда был дефицит денег, поэтому данная таблица очень помогала лавировать в сложные моменты.

На вкладке Деньги отображаются “места хранения денег” — центральная касса предприятия, расчетный счет и деньги, которые находятся под отчетом у сотрудников, а также “внутренние перемещения” денег между “местами хранения”. На самом деле у нас было три расчетных счета в разных банках (ВТБ24, Сбербанк и МБРР), но я упростил оригинальный файл.

Увеличить

Если правильно разнести все платежи в таблице, доходы и расходы (безналичные, наличные из кассы и “под отчета”), то в ячейках должны автоматически отображаться реальные цифры. Для меня это была своеобразная проверка работы бухгалтерии. Так например, цифры в наличной кассе должны были совпадать копейка в копейку с данными из таблицы.

Если касса и расчетный счет в таблице совпадали с реальными данными, то бухгалтер, заполняющий таблицу красил ячейки зеленым цветом.

На вкладку “Доходы” вносились данные о дневной выручке, количестве чеков и инкассациях в розничных магазинах, а также поступлениях от оптовых клиентов. Остаток по розничным кассам рассчитывался автоматически и должен был копейка в копейку соответствовать реальному.

Увеличить

Магазины должны были сдавать в бухгалтерию кассовые Z-отчеты за каждую смену. Когда бухгалтерия получала отчет от конкретного магазина, ячейка с дневной выручкой окрашивалась в зеленый цвет. Прогнозируемые продажи будущего времени рассчитывались по формуле (средние дневные продажи данного магазина за последние 30 дней) либо выставлялись вручную.

Вкладки “Расходы”
(Операционные расходы, налоги, заработная плата — ФОТ)

Здесь фиксировались все платежи по расходам в прошлом и будущем. Всё, что раньше текущей даты — это уже свершившиеся платежи. Всё, что в будущем — это планируемые платежи.

Увеличить

Я и бухгалтер находились в офисах на разных концах города, но при утверждении платежей мы могли даже не созваниваться. Я просто отмечал к определенному времени счета, которые надо было оплатить. Таблица находилась на сервере и доступ к ней у меня был из любой точки, где есть Интернет (например, в Турции).

Статьи расходов я разработал так, как мне было нужно для управленческого учета. Если у вас будут вопросы, я готов в комментариях к заметке объяснить интересующие вас детали.

У нас было около 60 поставщиков. У всех были разные условия — от 2 недель до 12 месяцев и полной реализации. Программа 1с Управление торговлей, к сожалению, не имеет реально работающего функционала для работы с отсрочками, поэтому мы создали свою системы в Excel.

На этой вкладке находились платежи по кредитам — как поступления средств, так и выплаты.

На этой вкладке автоматически выводились итоги по движению денежных средств по категориям и подразделением, ключевые показатели. Здесь же составлялся бюджет по статьям и подразделениям, и отслеживалось его выполнение. Об этой вкладке я напишу в следующей заметке.

Я продолжу делиться практическими разработками, которые были сделаны, когда я занимался торговлей. Читайте в следующих “практических” заметках:

— система мотивации категорийных менеджеров;
— система мотивации директора по логистики;
— самодельная CRM-система;
— система управления цепочками поставок на основе Google Docs;
— бюджет;
— ключевые показатели торговли;

— как я управляю своими задачами и временем — моя практика.

Пишите в комментарии, если хотите, чтобы я написал о чем-то конкретном. Если у вас будут вопросы по финансовой таблице — задавайте в комментариях, отвечу — на все вопросы.

А вот моя первая финансовая таблица в торговом бизнесе, сейчас она мне кажется достаточно забавной :)- О том, как я создал модель своего бизнеса в программе Excel

Для вашего удобства все ячейки с формулами защищены, чтобы случайно не удалить данные. Защиту можно снять — пароля нет. Внимание! Переносить ячейки прямым копированием в таблице нельзя — копируйте данные, но не ячейки, так как это может сбить формулы.

Людям проще использовать специализированную программу складского учета, в которой нет возможности совершить ошибку, и присутствует широкий функционал. Примером такой программы является система товароучета ЕКАМ.

Таблица учета товара в Excel – стоит ли экономить на автоматизации?

При первоначальном заполнении таблицы учета прихода и расхода товара в Excel нужно провести в магазине инвентаризацию. После неё придется постоянно вести точные записи всех операций в хронологическом порядке. Ошибка в дате может привести к невозможности расчета формулы и сбою во всем файле. Поэтому ведением таблицы эксель для учета товара придется заниматься без перерыва.

Пример №2 неправильного построения таблицы (наличие в строках пустых ячеек)

Предположим, что составляется таблица мест работы сотрудников.

Как видно из рисунка выше, у одного сотрудника может быть несколько предыдущих мест работы. Тот, кто делал таблицу, в целях экономии времени, решил оставить пустыми некоторые ФИО, предполагая, что и так понятно к кому относится место работы. Незаполненные ячейки выделены розовым.

Предположим, что необходимо вывести информацию о всех местах работы сотрудника Козлов. Выделив любой заголовок таблицы и нажав CTRL+SHIFT+L , вызовем фильтр . В выпадающем списке заголовка столбца Фамилия выберем фамилию Козлов. Но будет выведена только одна строка, а не 3.

Чтобы отобразить все места работы сотрудника Козлов , необходимо заполнить значениями розовые ячейки в столбцах Фамилия, Имя, Отчество, Код_сотрудника .

Как правило, Ваша исходная таблица должна содержать набор записей (строк), в котором заполнено каждое поле (столбец). Именно этого ожидают инструменты EXCEL: формулы, сводные таблицы, автофильтр и др.

Совет: О быстром способе заполнения значениями из соседних ячеек читайте здесь .

Например, не стоит разбивать информацию о сотруднике на 2 таблицы, если в одной перечислены ФИО, № паспорта и должность, а в другой ФИО, номер трудового договора, стаж, домашний адрес. Подсчитать количество сотрудников со стажем менее 5 лет, занимающих определенную должность в этом случае будет гораздо сложнее;

Финансовая таблица — Сила ума

• Столбец В (приход) практически не заполняется;
• Столбец D — лишний;
• Комментарий не позволяет соотнести расход с его типом (статьей затрат);
• Строка итогов находится под заголовком, а не над ним или под таблицей.

Людям проще использовать специализированную программу складского учета, в которой нет возможности совершить ошибку, и присутствует широкий функционал. Примером такой программы является система товароучета ЕКАМ.

Как создать таблицу в Excel автоматически

Опытные пользователи рекомендуют прибегнуть к изучению вопроса, как создать таблицу в Excel автоматически. С использованием встроенного инструментария процесс создания табличной формы происходит в разы быстрее.

Область таблицы

Перед тем, как составить таблицу в Excel, пользователю нужно определить, какой интервал ячеек ему понадобится:

Кнопка «Таблица» на панели быстрого доступа

На панели инструментов находится пиктограмма для создания табличного объекта. Чтобы воспользоваться функционалом табличного процессора, пользователь использует следующий алгоритм:

1. Активировать интервал ячеек, необходимых для работы.
2. Перейти в меню «Вставка».
3. Найти пиктограмму «Таблицы»:

• В MS Excel 2007 кликнуть на пиктограмму. В появившемся диалоговом окне отметить или убрать переключатель пункта «Таблица с заголовками». Нажать ОК.
• В MS Excel 2016 нажать пиктограмму и выбрать пункт «Таблица». Указать диапазон ячеек через выделение мышкой или ручное прописывание адресов ячеек. Нажать ОК.

Примечание: для создания объекта используют сочетание клавиш CTRL + T.

4. Для изменения названия столбца перейти на строку формул или дважды кликнуть на объекте с заголовком.

Диапазон ячеек

Работа с числовой информацией подразумевает применение функций, в которых указывается интервал (диапазон ячеек). Под диапазоном справочная литература определяет множество клеток электронной таблицы, в совокупности образующих единый прямоугольник (А1:С9).

Заполнение данными

Работа со структурированной информацией возможна, если ячейки заполнены текстовой, численной и иной информацией.

• Для заполнения необходимо активировать ячейку и начать вписывать информацию.
• Для редактирования ячейки дважды кликнуть на ней или активировать редактируемую ячейку и нажать F2.
• При раскрытии стрелок в строке заголовка структурированной информации MS Excel можно отфильтровать имеющуюся информацию.
• При выборе стиля форматирования объекта MS Excel автоматически выбрать опцию черезстрочного выделения.
• Вкладка «Конструктор» (блок «Свойства») позволяет изменить имя таблицы.
• Для увеличения диапазона рядов и колонок с последующим наполнением информацией: активировать кнопку «Изменить размер таблицы» на вкладке «Конструктор», новые ячейки автоматически приобретают заданный формат объекта, или выделить последнюю ячейку таблицы со значением перед итоговой строкой и протягивает ее вниз. Итоговая строка останется неизменной. Расчет проводится по мере заполнения объекта.

• В заголовках должны отсутствовать числовые форматы, поскольку при создании таблицы они преобразуются в текст. Если формула содержит в качестве аргумента ссылку на ячейку заголовка, где предполагалось число, то функция может не сработать.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Создать таблицу финансовой сводки за неделю

1. Выделить ячейки с введенной информацией.
2. При клике на пиктограмму «Таблицы» выбрать пункт «Рекомендуемые сводные таблицы».
3. Табличный процессор автоматически анализирует информацию и предлагает оптимальные варианты решения задачи.
4. В случае выбора подходящего пункта таблицы и подтверждения через ОК получить сводную таблицу.

Для планирования платежей в книготорговом бизнесе мы использовали специальную таблицу “Финансы” в программе Excel. Изначально “Финансы” были созданы для прогнозирования денежного потока. Со временем таблица обросла дополнительными модулями с функциями управленческого учета, бюджетирования и управления товарными запасами. Почему и зачем мы создали такую таблицу — читайте здесь.

Как Сделать Таблицу Расходов в Excel

Рассмотрю пример из учебного пособия для студентов по дисциплине Информационные технологии в профессиональной деятельности, Михеевой Е.В.

Требуется создать таблицу финансовой сводки за неделю, произвести расчеты, построить диаграмму изменения финансового результата, произвести фильтрацию данных. Исходные данные представлены на рисунке ниже.

Рисунок 1 Вид таблицы «Финансовая сводка за неделю (тыс. р.)»

Перед началом вычисления создам таблицу и отформатирую как на картинке.

В ячейку A1 ввожу данные «Финансовая сводка за неделю (тыс. р.)», в диапазон ячеек A3:D3, вношу слова: «Дни недели», «Доход», «Расход», «Финансовый результат» – это шапка нашей таблицы.

С 4-й строки, столбца A , ввожу дни недели, используя метод «Автозаполнение» (многие говорят «Протянуть»). Этот способ удобен, потому-то требуется ввести одно слово Понедельник (можно и сократить – пн., Excel поймёт что это Понедельник) и протянуть вниз. Напомню (рисунок ниже):

1. Навести курсор мыши на правый нижний угол рамки активной ячейки, курсор превратится в чёрный плюс.
2. Зажать левую клавишу мыши и тянуть вниз до появления слова «Воскресенье».
3. Отпустить левую клавишу мыши.

Рисунок 2 Выполнение метода «Автозаполнение»

В ячейки А11 и А13, ввожу «Ср. значение», и «Общий финансовый результат за неделю:». В Вот что получается (Рисунок 3).

Рисунок 3 Вид таблицы перед форматированием

1. Выделяю диапазон A1:D1→ вкладка «Главная»→ группа элементов «Выравнивание»→ команда «Объединить и поместить в центре».
2. Тоже самое действие для диапазона A13:С13 («Общий финансовый результат за неделю:»)
3. Выделяю диапазон A3:D3→ вкладка «Главная»→ группа элементов «Шрифт»→ диалоговое окно «Шрифт»→ вкладка «Выравнивание» и как на рисунке ниже (Выравнивание и Отображение).

Рисунок 4 Оформления шапки таблицы (диапазон A3:D3)

Рисунок 5 Вид таблицы после форматирования

Рисунок 6 Расположение команды Формат с разделителями

Рисунок 7 Расположение команды Среднее

Общий финансовый результат за неделю рассчитываю с помощью команды Сумма (снова значок ∑ ). В отличии от предыдущих действий, после нажатия необходимо выбрать ячейки D 4: D 10 и нажать Enter . Результат вы видите на рисунке 8.

Рисунок 8 Вид таблицы после расчётов

На этом примере я показал, как оформить таблицу и провести простые расчёты.

Таким образом, при падении остатков в каком-либо месте хранения меньше трех единиц, пользователь увидит сообщение о необходимости закупки или внутреннего перемещения товара. Этим же образом можно мониторить обратный процесс – затаривание определенной номенклатурной позицией. Используемая формула очень проста и может быть всегда добавлена в готовую таблицу.

Советы по построению таблиц в EXCEL. Примеры и описание

Не помешает наличие дополнительных полей и при записи приходно-расходных операций. В этом случае актуальны будут значения с ФИО ответственных за передачу продукции лиц, формой оплаты, датой истечения отсрочки и прочих.

Чем можно заменить Excel

Хотя компьютер сейчас есть в каждом доме, популярность программы Excel вряд ли можно назвать высокой. Работа в ней, даже на начальном уровне, требует определенных знаний, что несколько ограничивает распространенность этого приложения в бухгалтерии.

Людям проще использовать специализированную программу складского учета, в которой нет возможности совершить ошибку, и присутствует широкий функционал. Примером такой программы является система товароучета ЕКАМ.

• Простой интерфейс. Вам не нужно запоминать сложные формулы и комбинации, это позволит легко разобраться и начать учитывать продажи.
• Полностью автоматизированный учет товаров.
• В системе можно создавать заказы поставщикам и учитывать закупки.
• Есть функционал формирования всей необходимой документации (счет-фактура, ТОГР-12 и др.)
• Формирование отчетов об обороте, прибыльности, остатках.
• Возможность создания нескольких складов

EKAM — это облачный сервис (SaaS), который не требует от Вашей организации какого-либо ИТ-обслуживания. Забудьте о дорогостоящих проектах по внедрению и о значительных расходах на поддержку системы.

Кстати, пользоваться данной системой можно бесплатно.Поэтому при открытии магазина или склада рекомендуется использовать программу складского учета, а не пытаться организовать его в малофункциональном редакторе Excel.

Читайте также

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь Пользователем.

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Учитывая перечисленные недостатки, складской учет в Excel можно рекомендовать предпринимателям только как вспомогательный инструмент для элементарной организации товарооборота. Добиться полноценной автоматизации торговли этот метод не позволяет.

Как вести учет в строительстве по объектам при помощи Excel — Об учете с любовью

• для работы достаточно даже «слабых» компьютеров, выпущенных более 10 лет назад;
• распространяется программа для учета товара в магазине бесплатно, в результате Excel финансово доступен каждому предпринимателю;
• легкость составления простейших учетных таблиц;
• отсутствие необходимости в сервисной поддержке приложения;
• возможность скопировать файл и работать с ним на любом компьютере;
• простота построение диаграмм и графиков;
• неограниченные возможности в расширении функциональности программы;
• пользователь всегда может добавить инструменты анализа, необходимые именно в его бизнесе.

Поздние версии MS Excel предлагают воспользоваться опцией «Рекомендуемые сводные таблицы». Подобная вариация анализа информации применяется в случаях невозможности правильного подбора полей для строк и столбцов.