Как в бизнесе следить одновременно за всеми задачами и процессами

Мы не будем рассматривать полный вариант этого инструмента, а возьмём упрощённую версию — в конце статьи вы сможете скачать шаблон для создания своей версии работы над задачами.

Контроль большого количества задач с разной длительностью (а иногда находящихся в работе одновременно) весьма затруднителен. Нужно мониторить процесс выполнения: следить, какой процент уже выполнен, сколько осталось, какие задачи выполняются наиболее эффективно — данные такого наблюдения помогают анализировать работу над проектом и улучшать её в дальнейшем.

А в ситуациях, когда нужно контролировать работу сотрудников, и вовсе сложно уследить за текущими их действиями.

Или — если вы хотите видеть, на какой стадии в данный момент ваш проект, отданный на аутсорс — тоже волнительно — особенно когда вы работаете с аутсорсером впервые, или поставленная перед ним задача состоит из нескольких этапов.

Совместить требования и предпринимателя, и заказчика, и исполнителя может один простой инструмент.

Если вы заядлый пользователь диаграммы Ганта, у вас, вероятно, есть полезные советы, которые помогут другим кто не так знаком с инструментом управления проектами. Если вы ищете дополнительные варианты, взгляните на эти изящные инструменты для создания графиков проекта .

Нужен шаблон диаграммы Ганта для Excel или PowerPoint? Вот 10 уникальных вариантов — gadgetshelp,com

• что нужно сделать по текущему проекту;
• когда нужно начать и когда закончить проект или конкретную задачу;
• сколько времени будет потрачено на каждый этап;
• кто занимается конкретной задачей;
• какие части проекта взаимосвязаны между собой.

Генри Гант независимо пришел к той же идее около 15 лет спустя. Он занялся визуальным планированием с гистограммами в 1910 году, чтобы дать понять супервайзерам, было ли производство успешным или отстало от графика. Таким образом, за диаграммами закрепилось название Gantt Charts.

Где еще можно построить диаграмму Ганта

Используем PowerPoint

Инструмент для создания презентаций от Microsoft позволяет не только вставить готовые фото диаграммы, но и создать ее самим. Процесс этот достаточно простой и не потребует от пользователя каких-либо умений работать с таблицами. Пример будет составлен в Microsoft PowerPoint 2013.

Второй способ подразумевает импорт из Excel в PowerPoint:

LibreOffice Calc

Программа, которая предназначена для работы с таблицами и графиками. LibreOffice Calc имеет достаточный функционал для построения динамических диаграмм.

Microsoft Project

Программа была создана для управления различными проектами. В Microsoft Project встроены инструменты, позволяющие работать с таблицами, презентациями, графиками и т.д.

Важно знать, что шаблон встроен в данное ПО, поэтому каких-либо сложностей у пользователей возникнуть не должно.

OnlyOffice

Функциональное программное обеспечение для управления проектами. OnlyOffice не только позволяет работать с документацией, таблицами и презентациями, но и с электронной почтой. Процесс автоматизированный, пользователю требуется лишь внести необходимую информацию и диаграмма будет создана с учетом правильного расположения элементов.

Диаграмма Ганта (Gantt Chart) названа так в честь своего создателя. Генри Лоуренс Гант жил во второй половине XIX века, изучал менеджмент, занимался вопросами человеческого фактора на производстве и т.д., и в 1910 году предложил новый и по тем временам революционный способ представления графика работ.

Как диаграммы Ганта упрощают работу с проектами / Хабр

• правой кнопки мыши кликаем по пустому месту графика, ищем пункт «Выбрать данные»;
• после этого появится новое окно «Выбор источника данных»;
• в блоке «Элементы легенды» кликаем «Добавить»;
• в строке «Имя ряда» вводим «Дата начала»;
• кликаем по иконке «Значение»;
• далее выделяем нужный столбец;
• раскрываем диалоговое окно и кликаем «Ок».

Если вы не совсем уверены, какие записи вы хотите ввести вручную, чтобы настроить диаграмму Ганта, проверьте эту опцию в TeamGantt. Рабочая тетрадь имеет три вкладки, включая полную ручную диаграмму, ручную диаграмму даты окончания и ручную диаграмму продолжительности. Это дает вам гибкость выбора того, что использовать для вашего конкретного проекта.

ПО с диаграммами Ганта

Однажды руководители проектов обнаружили, что могут сэкономить время и ресурсы для создания и обновления своих диаграмм Ганта, используя программные возможностей.

Онлайн-подход упрощает совместное использование и планирование проектов. Любой член команды может видеть запланированные задачи и отслеживать статусы, обновлять собственные таски и прикреплять файлы.

Вот несколько успешных онлайн-решений с использованием Gantt Charts:

Если вспомнить функционал менеджеров продукта, то применение диаграмм можно часто заметить в дорожных картах (product roadmap).

В заключение необходимо ответить еще на один важный вопрос: безопасно ли пользоваться ПО с диаграммами Ганта?

Об этом сегодня много спорят. Однако большинство современных компаний предлагают надежную защиту и шифрование ПО и имеют строгие протоколы безопасности для защиты данных.

Чтобы подвести итог, объединим основные преимущества Gantt Charts и профессионального программного обеспечения с их использованием:

Диаграмма Ганта— это, наверное, самый популярный инструмент любого руководителя проекта, а именно – способ представления календарного плана проекта в виде горизонтальной гистограммы, где по вертикальной оси располагаются задачи, а по горизонтальной – даты.

Все про диаграмму Ганта | Управление

• CEO и CTO, другие ТОП-менеджеры
• Менеджеры проектов
• Менеджеры продуктов
• Аккаунт-менеджеры
• Собственники продуктов
• Тим лиды
• Маретологи
• Бизнес-аналитики
• Операционные менеджеры и др.

Функциональное программное обеспечение для управления проектами. OnlyOffice не только позволяет работать с документацией, таблицами и презентациями, но и с электронной почтой. Процесс автоматизированный, пользователю требуется лишь внести необходимую информацию и диаграмма будет создана с учетом правильного расположения элементов.