Как сделать сводную таблицу в Excel
Сводные таблицы Excel помогают упорядочить большие объемы данных. Как использовать эту функцию и с легкостью оперировать огромными таблицами, расскажем в этой статье.
Сводные таблицы созданы для того, чтобы быстро и с комфортом обрабатывать большое количество данных. Освоив эту функцию, вы сможете по праву считать себя мастером офисного пакета Excel.
Сводная таблица в excel – как сделать в разных версиях программы
Выполнив эти действия, мы получаем сводную таблицу уже не в древовидном виде, а в форме таблицы. Однако для полноценной работы, нам мешают итоговые строки и отсутствие данных в части ячеек. Сейчас мы это исправим.
Как построить Сводную таблицу за одну минуту?
Многие люди думают, что создание сводной таблицы сложно и отнимает много времени, но это просто неправда. По сравнению с тем, сколько времени вам потребуется для создания эквивалентного отчета вручную, сводные таблицы невероятно быстрые. Если у вас есть хорошо структурированные исходные данные, вы можете создать сводную таблицу менее чем за минуту.
Пример исходных данных
- На вкладке «Вставка» ленты нажмите кнопку «Сводная таблица».
- В диалоговом окне «Создание сводной таблицы» проверьте данные и нажмите кнопку «ОК».
- Перетащите поле (например, Товар) в область «Строки»
- Перетащите числовое поле в область «Значения» (например, Продажи).
Базовая сводная таблица за 30 секунд
Сводная таблица выше показывает общий объем продаж по продуктам, но вы можете легко изменить порядок полей, чтобы показать общий объем продаж по регионам, категориям, месяцам и т.д.
2. Какие должны быть идеальные исходные данные?
Чтобы минимизировать проблемы в будущем, всегда используйте исходные данные хорошего качества, организованные в виде таблицы. «Идеальные» исходные данные выглядят так:
- не содержат пустых строк или столбцов
- не содержат промежуточных итогов
- каждый столбец имеет уникальное имя (только в одной строке)
- каждое поле имеет значение в каждой строке
- столбцы не содержат повторяющиеся группы данных (например, названия месяцев, названия регионов и т.д.).
Идеальные исходные данные для сводной таблицы
3. Как проверить правильно ли работает Сводная таблица?
Когда вы создаете сводную таблицу в первый раз, используйте ее сначала для генерации простого счета, чтобы убедиться, что сводная таблица обрабатывает данные в соответствии с вашими ожиданиями.
Для этого просто добавьте любое текстовое поле в качестве поля Значение.
Вы увидите очень маленькую сводную таблицу, в которой отображается общее количество записей, то есть общее количество строк в ваших данных.
Если это число имеет смысл для вас, с таблицей можно работать. Если число не имеет смысла, возможно, сводная таблица неправильно читает данные или данные не были определены правильно.
300 имен означает, что у нас 300 сотрудников. Проверьте.
4. Как правильно спланировать работу со сводной таблицей?
Хоть это и очень увлекательно перетаскивать поля сводной таблицы и наблюдать за тем, как Excel выдает еще одно необычное представление данных, можно легко обнаружить множество непроизводительных кроличьих ям. Через час станет уже не так весело.
Прежде чем приступить к созданию таблицы, запишите, что вы пытаетесь измерить или понять, и нарисуйте несколько простых отчетов в блокноте. Эти простые заметки помогут вам пропустить огромное количество вариантов, которые есть в вашем распоряжении. Не усложняйте и сосредоточьтесь на вопросах, на которые вам нужно ответить.
5. Как создать «динамический диапазон»?
Если вы используете таблицу Excel для исходных данных вашей сводной таблицы, вы получите очень приятное преимущество: ваш диапазон данных становится «динамическим».
Динамический диапазон автоматически расширяет и сжимает таблицу при добавлении или удалении данных, поэтому не нужно беспокоиться о том, что в сводной таблице отсутствуют последние данные.
Когда вы используете таблицу, как исходник, сводная таблица всегда будет синхронизирована с вашими данными.
- Выберите любую ячейку в данных с помощью сочетания клавиш Ctrl + T, чтобы создать таблицу
- Нажмите кнопку Сводная таблица на вкладке Конструктор
- Создайте свою сводную таблицу
- Преимущество: данные, которые вы добавляете в таблицу, автоматически отображаются в сводной таблице при обновлении.
6. Как используйте сводную таблицу для подсчета?
По умолчанию в сводной таблице будет учитываться любое текстовое поле. Это может пригодиться во многих ситуациях. Например, предположим, у вас есть список сотрудников и вы хотите получить их количество по отделам?
Чтобы получить разбивку по отделам, выполните следующие действия:
Распределение сотрудников по отделам
7. Как показать итоги в процентах?
Во многих сводных таблицах вам нужно показывать процент, а не количество. Например, возможно, вы хотите показать разбивку продаж по продуктам. Но вместо того, чтобы показывать общие продажи для каждого продукта, вы хотите показать продажи в процентах от общего объема продаж.
Предполагая, что у вас есть поле с именем Продажи в ваших данных, просто выполните следующие действия:
- Добавьте товар в сводную таблицу в поле Строки
- Добавьте Продажи в сводную таблицу в качестве значения
- Щелкните правой кнопкой мыши поле «Продажи» и установите «Дополнительные вычисления» на «% от общей суммы»
8. Как использовать сводную таблицу для построения списка уникальных значений?
Поскольку сводные таблицы суммируют данные, их можно использовать для поиска уникальных значений в поле. Это хороший способ быстро увидеть все значения, которые появляются в поле, а также найти опечатки и другие несоответствия.
Например, предположим, что у вас есть данные о продажах, и вы хотите увидеть список каждого проданного товара. Чтобы создать список продуктов:
Каждый товар из данных указан в списке (включая опечатку)
9. Как создать автономную сводную таблицу?
Когда вы создали сводную таблицу из данных на том же листе, вы можете удалить данные, если хотите, и сводная таблица продолжит работать в обычном режиме. Это связано с тем, что в сводной таблице есть сводный кэш, содержащий точную копию данных, использованных для создания сводной таблицы.
10. Как сгруппировать сводную таблицу вручную?
Хотя сводные таблицы автоматически группируют данные разными способами, вы также можете группировать элементы вручную в свои собственные пользовательские группы.
Например, предположим, что у вас есть сводная таблица, которая показывает распределение сотрудников по отделам. Вы хотите еще больше сгруппировать отделы: Продажи, Закуп и Маркетинг в группу 1, а Эксплуатацию и Бухгалтерию — в группу 2. Группа 1 и группа 2 не отображаются в данных, это ваши собственные пользовательские группы.
Чтобы сгруппировать сводную таблицу в специальные группы, нужно:
- Удерживая клавишу «Ctrl», выберите каждый элемент в первой группе.
- Щелкните правой кнопкой мыши один из элементов и выберите в меню «Группа».
- Excel создает новую группу «Группа1»
- Выберите Эксплуатация и Бухгалтерия в столбце B и сгруппируйте, как указано выше.
- Excel создает другую группу, «Группа2»
Начало группировки вручную Половина ручной группировки — группа 1 выполнена Законченная группировка вручную
11. Как сгруппировать числовые данные в диапазоны?
Одна из наиболее интересных и мощных функций, которые есть в каждой сводной таблице, — это возможность группировать числовые данные в диапазоны или сегменты.
Сложная сводная таблица в excel как сделать — Информатизация
- Если объединённые ячейки находятся в заголовке: содержимое объединённых ячеек заголовка будет продублировано в каждой соответствующей строке плоского списка.
- Если в объединённые ячейки находятся в теле таблицы: значения в объединённых ячейках будут продублированы в каждой соответсвующей ячейке плоского списка.
Формулы можно создавать только в отчетах, которые основаны на исходных данных, полученных не из источника данных OLAP. В отчетах, основанных на базе данных OLAP, формулы не поддерживаются. При использовании формул в сводных таблицах нужно учитывать описанные ниже правила синтаксиса и поведения формул.
Как создать сводную таблицу в excel 2010
Обрабатывать большие объемы информации и составлять сложные многоуровневые отчеты достаточно непросто без использования средств автоматизации. Excel 2010 как раз и является инструментом, позволяющим упростить эти задачи, путем создания сводных (перекрестных) таблиц данных (Pivot table).
- выявления взаимосвязей в большом наборе данных;
- группировки данных по различным признакам и отслеживания тенденции изменений в группах;
- нахождения повторяющихся элементов, детализации и т.п.;
- создания удобных для чтения отчетов, что является самым главным.
Создавать сводные таблицы можно двумя способами. Рассмотрим каждый из них.
Способ 1. Создание сводных таблиц, используя стандартный инструмент Excel 2010 «Сводная таблица»
Перед тем как создавать отчет сводной таблицы, определимся, что будет использоваться в качестве источника данных. Рассмотрим вариант с источником, находящимся в этом же документе.
1. Для начала создайте простую таблицу с перечислением элементов, которые вам нужно использовать в отчете. Верхняя строка обязательно должна содержать заголовки столбцов.
2. Откройте вкладку «Вставка» и выберите из раздела «Таблицы» инструмент «Сводная таблица».
Если вместе со сводной таблицей нужно создать и сводную диаграмму – нажмите на стрелку в нижнем правом углу значка «Сводная таблица» и выберите пункт «Сводная диаграмма».
3. В открывшемся диалоговом окне «Создание сводной таблицы» выберите только что созданную таблицу с данными или ее диапазон. Для этого выделите нужную область.
В качестве данных для анализа можно указать внешний источник: установите переключатель в соответствующее поле и выберите нужное подключение из списка доступных.
4. Далее нужно будет указать, где размещать отчет сводной таблицы. Удобнее всего это делать на новом листе.
5. После подтверждения действия нажатием кнопки «ОК», будет создан и открыт макет отчета. Рассмотрим его.
В правой половине окна создается панель основных инструментов управления — «Список полей сводной таблицы». Все поля (заголовки столбцов в таблице исходных данных) будут перечислены в области «Выберите поля для добавления в отчет». Отметьте необходимые пункты и отчет сводной таблицы с выбранными полями будет создан.
Расположением полей можно управлять – делать их названиями строк или столбцов, перетаскивая в соответствующие окна, а так же и сортировать в удобном порядке. Можно фильтровать отдельные пункты, перетащив соответствующее поле в окно «Фильтр». В окно «Значение» помещается то поле, по которому производятся расчеты и подводятся итоги.
Другие опции для редактирования отчетов доступны из меню «Работа со сводными таблицами» на вкладках «Параметры» и «Конструктор». Почти каждый из инструментов этих вкладок имеет массу настроек и дополнительных функций.
Способ 2. Создание сводной таблицы с использованием инструмента «Мастер сводных таблиц и диаграмм»
Мастер сводных таблиц в Excel 2010 совсем не многим отличается от аналогичного инструмента в Excel 2007. Для создания сводных таблиц с его помощью выполните следующее.
1. Кликните по иконке мастера в панели быстрого допуска. В диалоговом окне поставьте переключатель на нужный вам пункт списка источников данных:
- «в списке или базе данных Microsoft Excel» — источником будет база данных рабочего листа, если таковая имеется;
- «во внешнем источнике данных» — если существует подключение к внешней базе, которое нужно будет выбрать из доступных;
- «в нескольких диапазонах консолидации» — если требуется объединение данных из разных источников;
- «данные в другой сводной таблице или сводной диаграмме» — в качестве источника берется уже существующая сводная таблица или диаграмма.
2. После этого выбирается вид создаваемого отчета – «сводная таблица» или «сводная диаграмма (с таблицей)».
- Если в качестве источника выбран текущий документ, где уже есть простая таблица с элементами будущего отчета, задайте диапазон охвата — выделите курсором нужную область. Далее выберите место размещения таблицы — на новом или на текущем листе, и нажмите «Готово». Сводная таблица будет создана.
- Если же необходимо консолидировать данные из нескольких источников, поставьте переключатель в соответствующую область и выберите тип отчета. А после нужно будет указать, каким образом создавать поля страницы будущей сводной таблицы: одно поле или несколько полей.
При выборе «Создать поля страницы» прежде всего придется указать диапазоны источников данных: выделите первый диапазон, нажмите «Добавить», потом следующий и т.д.
Для удобства диапазонам можно присваивать имена. Для этого выделите один из них в списке и укажите число создаваемых для него полей страницы, потом задайте каждому полю имя (метку). После этого выделите следующий диапазон и т.д.
После завершения нажмите кнопку «Далее», выберите месторасположение будущей сводной таблицы – на текущем листе или на другом, нажмите «Готово» и ваш отчет, собранный из нескольких источников, будет создан.
Выберите «Наборы значков» из списка стилей формата.
Выберите красный, желтый и зеленый треугольники из списка стилей значков.
В столбце Тип измените параметр списка на «Число» вместо «Процент». Это изменит столбец значения на 0. Именно то, что мы хотим.
Как рассчитать процентное изменение с помощью сводных таблиц в Excel.
Сделаем таблицу более полезной – сгруппируем даты по кварталам. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши по любой ячейке с датой. В выпадающем меню выберем «Группировать». Заполним параметры группировки:
Форматирование диапазона в виде таблицы
Если ваш диапазон данных еще не отформатирован в виде таблицы, мы рекомендуем вам сделать это. Данные, хранящиеся в таблицах, имеют множество преимуществ по сравнению с данными в диапазонах ячеек на листе, особенно при использовании сводных таблиц (узнать больше о преимуществах использования таблиц ).
Чтобы отформатировать диапазон в виде таблицы, выберите диапазон ячеек и нажмите «Вставить»> «Таблица».
Убедитесь, что диапазон правильный, что у вас есть заголовки в первой строке этого диапазона, а затем нажмите «ОК».
Диапазон теперь отформатирован как таблица. Присвоение имени таблице упростит обращение к ней в будущем при создании сводных таблиц, диаграмм и формул.
Щелкните вкладку «Дизайн» в разделе «Работа с таблицами» и введите имя в поле в начале ленты. Эта таблица получила название «Продажи».
Вы также можете изменить здесь стиль таблицы, если хотите.
Как вставить столбец в сводную таблицу excel
Формулы можно создавать только в отчетах, которые основаны на исходных данных, полученных не из источника данных OLAP. В отчетах, основанных на базе данных OLAP, формулы не поддерживаются. При использовании формул в сводных таблицах нужно учитывать описанные ниже правила синтаксиса и поведения формул.
Заполняем пропущенные данные
Поздравляю плоская сводная таблица готова, теперь ее можно анализировать различными доступными методами.
Как преобразовать сводную таблицу Excel в плоский список
Чтобы сформировать сводную таблицу, надо определить, по какому критерию мы будем ее собирать. В нашем случае фильтром отчета может быть Заказчик. Надо захватить этот заголовок и с помощью мыши перетащить его в соответствующую область.
Сводная таблица в excel как сделать
Первым делом разберём версию 2007 года. У некоторых пользователей ещё осталась старая версия редактора. Для начала нужно создать таблицу для построения отчёта. В ней не должно быть пустых ячеек и строк. Разберём процесс создания отчёта на самом простом примере:
- Запускаем эксель 2007 года. На верхней панели выбираем вкладку «Вставка».
- Выбираем «Создание рекомендуемых сводных таблиц».
- Появится окно, в котором будут представлены варианты рамок. Вы можете предварительно посмотреть, как будет выглядеть ваш отчёт, если нажмёте на макет. После этого можете выбрать основной. Нажимаете на Ок и отчёт появится на листе. Кроме этого, эксель сам определит порядок расположения строк.
- В программе можно отфильтровать и упорядочить значения. Для этого есть специальный значок на панели.
Это самый простой пример того, как можно сделать сводную таблицу в старой версии эксель.
Создайте сводную таблицу для отображения процентного изменения
- Вам будет доступна панель инструментов для управления значениями. Все поля и их заголовки будут перечислены во вкладке «Выберите поля для добавления в отчёт». Для добавления нужных пунктов необходимо выбрать нужные поля и список будет создан.
- Есть возможность управлять расположением полей. Вы можете перетаскивать столбцы в нужные окна, а также сортировать в удобном для вас порядке. Также можно отфильтровать пункты. Для этого нужно перетащить пункт в окно «Фильтр». Если вам необходимо произвести расчёт по отдельному полю, то перетащите его в окно «Значение».
- Вы можете воспользоваться дополнительными опциями. Найти их можно по следующему принципу: «Параметры» ► «Работа со сводными таблицами». Там очень много инструментов, которые имеют большое количество настроек и дополнительных функций.
Перед нами сводная таблица, в которой есть информация по видам статьям затрат, а также общая сумма затрат по каждой. Задача заключается в том, что представленные затраты по статьям в исходной таблице распределены по месяцам, нам необходимо в сводной таблице добавить столбцы за каждый расчетный месяц.
