Как Расширить Диапазон Сводной Таблицы в Excel
Сводные таблицы предназначены для анализа больших массивов данных. С их помощью данные анализируемой таблицы можно выборочно представить в виде, позволяющем наилучшим образом отразить зависимости между ними.
Сводная таблица используется, как правило, для анализа данных, сохраненных в списке Excel, однако сводную таблицу можно создать и на основе данных внешнего источника. Для создания сводной таблицы подойдет и другая сводная таблица. Excel также позволяет консолидировать в сводной таблице данные нескольких источников.
В работе со сводными таблицами и сводными диаграммами нам, как и прежде, помогут Мастер сводных таблиц и диаграмм и панель инструментов Сводные таблицы. Вывести эту панель инструментов на экран можно, например, выбрав команду Вид Панели инструментов Сводные таблицы .
Чтобы запустить, Мастер сводных таблиц и диаграмм, выберите команду Данные a Сводная таблица или щелкните на кнопке Сводные таблицы панели инструментов Сводные таблицы .
Как рассчитать процентное изменение с помощью сводных таблиц в Excel.
- Промежуточные итоги в заголовке группы, если нужно представлять сначала итоги, а затем данные элемента поля.
- Пустая строка после каждого элемента, если нужно, чтобы элементы поля данных отделялись друг от друга пустой строкой.
- Разрыв страницы после каждого элемента, чтобы данные каждого элемента поля выводились на печать на отдельных листах.
Столбец – поле, которое в отчете сводной таблице ориентировано как столбец, элементы, связанные с полем столбца, отображаются как подписи столбцов, обеспечивают группирование и столбцов списка для вычисления итогов, может содержать несколько полей списка;
Изменение размеров таблиц
Вы можете изменить размер таблицы вручную, автоматически или использовать обходной путь для сохранение пустых строк под таблицей.
- Используйте небольшой значок, расположенный в правом нижнем углу таблицы (рис. 3.4). Перетащив маркер, можно изменить число строк или число столбцов Таблицы. Но не одновременно. Чтобы изменить число строк и число столбцов, используйте маркер дважды.
- Или активируйте вкладку Конструктор и кликните на кнопке Размер таблицы. Excel отобразит диалоговое окно Изменение размера таблицы (рис. 3.5). Введите диапазон с клавиатуры или выберите мышкой на листе и нажмите кнопку ОК. Можно выбрать любой диапазон, если выбрана хотя бы одна ячейка заголовка и одна ячейка тела. Новый диапазон должен перекрывать текущий диапазон таблицы.
Автоматическое изменение размера таблицы
Рис. 3.6. Параметры Excel для управления поведением Таблиц по умолчанию; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке
Еще один способ добавить новую строку в таблицу – выбрать нижнюю правую ячейку в диапазоне тела данных (но не в строке итогов) и нажать клавишу TAB. Новая строка добавиться независимо от того стоит ли галочка Включать в таблицу новые строки и столбцы. Однако, если лист защищен, вы не сможете вставить новую строку в таблицу.
Сохранение пустых строк под таблицей
Рис. 3.7. Предупреждение, вызванное попыткой расширить таблицу через объединенные ячейки
Сводные таблицы в Google Spreadsheets | Ренат Шагабутдинов
Чтобы переместить поле данных, поместите указатель мыши на любую кнопку поля и перетащите ее в новую область. Таким образом, можно преобразовать поле строки в поле столбца и наоборот. Можно также создать поле страницы, перетащив кнопку соответствующего поля в область над макетом сводной таблицы.
Создайте сводную таблицу для отображения процентного изменения
Теперь приступим к созданию сводной таблицы. В новой таблице щелкните Вставка> Сводная таблица.
Откроется окно «Создать сводную таблицу». Он автоматически обнаружит ваш стол. Но на этом этапе вы можете выбрать таблицу или диапазон, который хотите использовать для сводной таблицы.
Сгруппируйте даты по месяцам
Затем мы перетащим поле даты, по которому хотим сгруппировать, в область строк сводной таблицы. В этом примере поле называется Дата заказа.
Начиная с Excel 2016, значения даты автоматически группируются по годам, кварталам и месяцам.
Если ваша версия Excel этого не делает или вы просто хотите изменить группировку, щелкните правой кнопкой мыши ячейку, содержащую значение даты, и выберите команду «Группировать».
Выберите группы, которые хотите использовать. В этом примере выбраны только годы и месяцы.
Год и месяц теперь являются полями, которые мы можем использовать для анализа. Месяцы по-прежнему называются датой заказа.
Добавьте поля значений в сводную таблицу
Переместите поле Год из строк в область Фильтр. Это позволяет пользователю фильтровать сводную таблицу в течение года, а не загромождать сводную таблицу слишком большим объемом информации.
Перетащите поле, содержащее значения (общая стоимость продаж в этом примере), которые вы хотите вычислить, и дважды представьте изменение в область значений.
Возможно, это еще не так много. Но это скоро изменится.
Оба поля значений по умолчанию будут суммированы и в настоящее время не имеют форматирования.
Значения в первом столбце мы хотели бы сохранить как итоговые. Однако они требуют форматирования.
Щелкните правой кнопкой мыши число в первом столбце и выберите «Форматирование чисел» из контекстного меню.
Выберите формат «Учет» с 0 десятичными знаками в диалоговом окне «Формат ячеек».
Создайте столбец процентного изменения
Щелкните правой кнопкой мыши значение во втором столбце, наведите указатель на «Показать значения», а затем выберите параметр «% Отличия от».
Выберите «(Предыдущий)» в качестве основного элемента. Это означает, что значение текущего месяца всегда сравнивается со значением предыдущих месяцев (поле «Дата заказа»).
В сводной таблице теперь отображаются как значения, так и процентное изменение.
Щелкните ячейку, содержащую метки строк, и введите «Месяц» в качестве заголовка этого столбца. Затем щелкните ячейку заголовка для второго столбца значений и введите «Разница».
Добавьте стрелки отклонения
Чтобы по-настоящему отполировать эту сводную таблицу, мы хотели бы лучше визуализировать процентное изменение, добавив зеленые и красные стрелки.
Это даст нам прекрасный способ увидеть, было ли изменение положительным или отрицательным.
Щелкните любое из значений во втором столбце, а затем щелкните Главная> Условное форматирование> Новое правило. В открывшемся окне Изменить правило форматирования выполните следующие действия:
Выберите параметр «Все ячейки, показывающие значения« Отклонение »для даты заказа».
Выберите «Наборы значков» из списка стилей формата.
Выберите красный, желтый и зеленый треугольники из списка стилей значков.
В столбце Тип измените параметр списка на «Число» вместо «Процент». Это изменит столбец значения на 0. Именно то, что мы хотим.
Нажмите «ОК», и к сводной таблице будет применено условное форматирование.
Сводные таблицы — отличный инструмент и один из самых простых способов отобразить процентное изменение значений с течением времени.
НОУ ИНТУИТ | Лекция | Сводные таблицы
Формулы можно создавать только в отчетах, которые основаны на исходных данных, полученных не из источника данных OLAP. В отчетах, основанных на базе данных OLAP, формулы не поддерживаются. При использовании формул в сводных таблицах нужно учитывать описанные ниже правила синтаксиса и поведения формул.
Рассчитываемое поле
Рассчитываемое поле в сводной таблице позволяет производить дополнительные вычисления. Это аналог вычисляемого поля в Excel.
Добавить его можно, щелкнув на соответствующую кнопку меню после нажатия на “Добавить поле” в редакторе отчетов сводной таблицы:
После этого задайте новому полю имя и введите формулу для расчета.
Обратите внимание, что названия полей в формуле указываются в апострофах. Они соответствуют названиям столбцов исходной таблицы, на основе которой вы построили сводную.
Как видите, в сводной, как и в обычных диапазонах, можно менять формат ячеек. У ячеек с вычисляемым полем мы установили процентный формат.
В Google Таблицах, в отличие от Excel, можно напрямую ссылаться на ячейки сводной в формулах, без помощи функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ (GETPIVOTDATA).
То есть мы могли получить такой же результат и без рассчитываемого поля:
Но это менее предпочтительный вариант. Если вы поменяете структуру сводной, рассчитываемое поле будет работать для всех строк и любой структуры. А формулы придется протягивать вручную.
P.S. Функция ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ в Google Таблицах есть. Какой бы у вас ни был язык формул, ее название нужно вводить на английском: GETPIVOTDATA.
Глава 3. Работа с таблицами Excel
Страница – поле, которому в отчете сводной таблице или сводной диаграммы назначена страничная ориентация, обеспечивает фильтрацию данных сводной таблицы по значениям выбранных полей, может содержать несколько полей списка; поле страницы
Сортировка в сводной таблице Excel
Немного преобразуем наш сводный отчет: уберем значение по «Поставщикам», добавим «Дату».
Сделаем таблицу более полезной – сгруппируем даты по кварталам. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши по любой ячейке с датой. В выпадающем меню выберем «Группировать». Заполним параметры группировки:
После нажатия ОК сводная таблица приобретает следующий вид:
Отсортируем данные в отчете по значению столбца «Стоимость». Кликнем правой кнопкой мыши по любой ячейке или названию столбца. Выбираем «Сортировка» и способ сортировки.
Значения в сводном отчете поменяются в соответствии с отсортированными данными:
Теперь выполним сортировку данных по дате. Правая кнопка мыши – «Сортировка». Можно выбрать способ сортировки и на этом остановиться. Но мы пойдем по другому пути. Нажмем «Дополнительные параметры сортировки». Откроется окно вида:
Установим параметры сортировки: «Дата по убыванию». Кликнем по кнопке «Дополнительно». Поставим галочку напротив «Автоматической сортировки при каждом обновлении отчета».
Теперь при появлении в сводной таблице новых дат программа Excel будет сортировать их по убыванию (от новых к старым):
Как вставить столбец в сводную таблицу excel
Для ошибок отображать» позволяет ввести текст, который будет показан в сводном отчете вместо сообщения об ошибке. Например, вы можете включить этот фалажок и ввести в специальное окошко текст «!». Теперь все ячейки с ошибками будут отмечены восклицательным знаком;
ЗАДАНИЕ
Для таблицы своего варианта из лабораторной работы № 4 Списки в Excel . Сортировка и фильтрация данных построить две сводные таблицы. Поля, помещаемые в области строк, столбцов и данных выбрать самостоятельно.
Результаты (две сводные таблицы) сохранить на дискете или другом носителе.
Excel 2007: настройка параметров сводных таблиц. Бухгалтер&Компьютер, № 13, Июль, 2010 | Factor
- использование списка (базы данных Excel );
- использование внешнего источника данных;
- использование нескольких диапазонов консолидации;
- использование данных из другой сводной таблицы.
Некоторые ограничения препятствуют определенным действиям с таблицами, поэтому бывает полезно преобразовать таблицу в диапазон. При этом все структурированные ссылки преобразуются в стандартные (абсолютные) ссылки на ячейки. Например, формула со структурированными ссылками =[@Units]*[@Cost] преобразуется в =Лист1!$H5*Лист1!$I5.
| Функция | Результат |
|---|---|
| Отличие | Значения ячеек области данных отображаются в виде разности с заданным элементом, указанным в списках, поле и элемент |
| Доля | Значения ячеек области данных отображаются в процентах к заданному элементу, указанному в списках поле и элементам. |
| Приведенное отличие | Значения ячеек области данных отображаются в виде разности с заданным элементом, указанным в стеках поле и элемент, нормированной к значению этого элемента |
| С нарастающим итогом в поле | Значения ячеек области данных отображаются в виде нарастающего итога для последовательных элементов. Следует выбрать поле, элементы которого будут отображаться в нарастающем итоге |
| Доля от суммы по строке | Значения ячеек области данных отображаются в Процентах от итога строки |
| Доля от суммы по столбцу | Значения ячеек области данных отображаются в Процентах от итога столбца |
| Доля от общей суммы | Значения ячеек области данных отображаются в процентах от общего итога сводной таблицы |
| Индекс | При определении значений ячеек области данных используется следующий алгоритм: ((Значение в ячейке) * (Общий итог))/((Итог строки) *(Итог столбца) |
Excel 2007: настройка параметров сводных таблиц
Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
Состав параметров поля сводной таблицы зависит от того, является ли это поле ключевым, или оно расположено в области значений. Это вполне объяснимо: над этими элементами выполняются совершенно разные операции. Начнем с полей, которые расположены в области данных.
Часть настроек поля в области данных нам уже знакома. Мы неоднократно строили сводные отчеты и работали в окне «
1) открываем сводный отчет. Я выбрал таблицу, изображенную на рис. 1 на с. 32. Сейчас в ней все данные оформлены шрифтом
Arial обычного начертания, размером 8 пт. Формат представления чисел: для стоимостных показателей — два знака после запятой, для количественных показателей — ноль знаков после запятой;
3) не снимая выделения, щелкаем на блоке правой кнопкой мыши;
Формат ячеек…». Появится одноименное окно «Формат ячеек»;
Число» и выбираем вариант «Числовой» с тремя десятичными знаками после запятой;
Формат ячеек» нажимаем «ОК». Значения в блоке «C3:E3» приобрели новое форматирование;
7) опять щелкаем правой кнопкой мыши в области сводной таблицы;
Обновить». Форматирование таблицы пропало, внешний вид ячеек стал таким же, как до внесенных нами изменений.
Важно! По умолчанию при обновлении сводной таблицы ячейки отчета получают параметры форматирования, характерные для стиля «
Обычный». Конкретные значения этих параметров зависят от настроек в вашей версии программы Excel.
Снять указанную проблему очень просто — нужно определить параметры форматирования непосредственно в сводном отчете. Вот как это сделать:
1) ставим указатель активной ячейки на поле, для которого нужно изменить параметры форматирования. Например, на ячейку «
щелкаем правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню, как на рис. 2;
Параметры полей значений». Появится окно «Параметры поля значений», как на рис. 3 (на с. 33);
Числовой формат». Появится знакомое окно «Формат значений». Правда, в усеченном варианте: в нем представлена единственная закладка — «Число»;
5) выбираем параметры форматирования для выбранного значения в сводном отчете (в нашем случае — это объемы реализации в гривнях). Согласно примеру в окне «
Формат ячеек» нужно выбрать числовой формат с округлением до трех знаков;
ОК». Форматирование данных в сводном отчете изменилось;
7) щелкаем правой кнопкой мыши в области сводной таблицы;
Обновить». Форматирование таблицы осталось без изменений.
Важно! Чтобы изменить числовой формат для данных сводного отчета, пользуйтесь параметрами полей сводной таблицы.
С параметрами поля, которое расположено в области данных, мы разобрались. Они сосредоточены в окне «
Параметры поля значений». Здесь можно указать названия (заголовок) поля, определить характер вычислений для этого поля, установить числовой формат. Посмотрим, какие возможности предлагает Excel при работе с ключевыми полями сводной таблицы. Делаем так:
1) открываем сводный отчет, я выбрал таблицу, изображенную на рис. 4 (см. с. 33). В ней значениями являются «
Сумма, грн.» и «Кол., шт.». Ключевыми полями этой таблицы являются «Дата» и «Покупатель»;
2) щелкаем правой кнопкой мыши на любой ячейке в колонке «
Покупатель» Например, на «A3». Появится контекстное меню, как на рис. 5 (см. с. 33);
Параметры поля…». Появится окно, как на рис. 6 (см. с. 34). В этом окне нам предстоит определить параметры для ключевого поля.
Как видим, форма окна изменилась. Теперь в нем две закладки: «
другие» вы можете выбрать функцию для расчета итогов в сводном отчете. Перечень доступных функций стандартный — сумма, количество значений, максимум и т. д.
Пустая строка после каждой подписи» внедряет дополнительные строки в сводный отчет, подобно работе промежуточных итогов. Флажок «Отображать пустые элементы» включает или отменяет вывод элементов с пустым значением ключевого поля.
Подробнее с работой этих параметров мы познакомимся чуть позже, когда будем рассматривать работу с Конструктором сводных таблиц. А пока подведем небольшой итог:
Excel можно настроить поля сводного отчета. Перечень доступных параметров для такой настройки зависит от того, является поле ключевым или оно расположено в области значений;
2) для поля в области значений можно указать характер вычислений, а также его форматирование;
3) форматировать данные в сводном отчете нужно через параметры полей. В противном случае настройки формата могут пропасть после обновления сводной таблицы;
4) среди параметров форматирования полей в области значений доступны только настройки представления чисел;
5) для ключевых полей можно определить способ подведения промежуточных итогов и макет сводного отчета.
Теперь вернемся к четвертому пункту наших выводов. Бросается в глаза тот факт, что окно «
Формат ячеек» при работе с полями в области значений представлено единственной закладкой для форматирования чисел. И это не случайно. Делаем так:
1) выделяем в отчете на рис. 1 любой блок ячеек (например, «
3) через контекстное меню обновляем таблицу. Параметры полужирного начертания исчезли. Возникает вопрос — а как быть, если нужно отформатировать сводный отчет произвольным образом?
Важно! Чтобы получить возможность изменять любые характеристики форматирования сводной таблицы, нужно изменить ее параметры.
Начнем с интерфейса. Как только активная ячейка попадает в область сводного отчета, в главном меню программы появляется отдельный пункт меню «
Работа со сводными таблицами». Щелкаем на этом пункте левой кнопкой мыши, переходим в режим работы со сводными таблицами. Здесь доступны два раздела: «Параметры» и «Конструктор» (рис. 8). Нас сейчас интересует раздел «Параметры». Посмотрим на его состав подробнее.
Лента меню раздела параметров состоит из восьми групп иконок. Первая группа — «
Здесь собраны параметры, которые отвечают за внешний вид сводного отчета. Вот ее основные элементы.
Объединить и выровнять по центру ячейки с подписями» (рис. 9) работает в тех случаях, когда в области данных сводного отчета расположено несколько полей. Применительно к таблице на рис. 1 этот параметр объединит ячейки в колонке «Покупатель» таким образом: «A3:A4», «A5:A6» и т. д. Наименование покупателя в объединенных ячейках будет расположено по центру (рис. 10):
Отступ для названий строк в сжатой форме» позволяет указать отступ строк в области заголовка строки при отображении отчета в компактном формате. Уровень отступа может принимать значения от «0» до «127»;
Отображать поля в области фильтра отчета» управляет расположением полей в области фильтра сводной таблицы. При варианте «Вниз, затем поперек» эти поля будут расположены вертикально. Для варианта «поперек, затем вниз» характерно горизонтальное расположение полей;
Число полей фильтра отчета в столбце» регулирует количество полей, которые могут быть расположены в пределах одного столбца в области фильтра.
Для ошибок отображать» позволяет ввести текст, который будет показан в сводном отчете вместо сообщения об ошибке. Например, вы можете включить этот фалажок и ввести в специальное окошко текст «!». Теперь все ячейки с ошибками будут отмечены восклицательным знаком;
Для пустых ячеек отображать», здесь можно указать значение, которые Excel поставит в сводном отчете на место пустых ячеек.
Счет()» или другие, связанные с подсчетом значений, включите флажок «Для пустых ячеек отображать» и введите в специальное окошко символ «0» (ноль). Помните, что некоторые функции Excel не любят пустых значений в таблице.
Следующие два параметра имеют непосредственное отношение к форматированию сводной таблицы:
— флажок «Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении» включает режим автоподбора ширини колонок под имеющиеся значения сводного отчета. Такая возможность выглядит привлекательно, так как избавляет от необходимости периодически менять ширину столбцов, когда в них не помещяются данные. Но есть и обратная сторона медали;
Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении», если ваша сводная таблица подготовлена к печати. Скорее всего, вам все равно придется восстанавливать ширину колонок, чтобы скомпоновать документ под заданный размер страницы.
— флажок «Сохранять форматирование ячеек при обновлении» позволяет запомнить параметры форматирования сводного отчета. Когда флажок включен, при обновлении сводной таблицы Excel не изменит ее текущее форматирование.
Совет Влючайте флажок «Сохранять форматирование ячеек при обновлении» каждый раз после создания сводной таблицы. Опыт показывает, что сразу после получения сводного отчета вы его отформатируете, чтобы придать таблице подобаюший вид. Обидно, когда после обновления отчета вся ваша работа по форматированию пропадет впустую.
Внешний вид окна этой закладки показан на рис. 11. Первой в окне расположена группа «
Параметры», затем на иконке «Параметры» группы «Сводная таблица»;
Параметры сводной таблицы» переходим на закладку «Итоги и фильтры»;
Показывать общие итоги для строк», «Показывать общие итоги для столбцов». Отчет примет форму, как на рис. 12 (см. с. 37).
Фильтры» управляют режимом расчета промежуточных итогов в сводной таблице. Если включить флажок «Промежуточные суммы по отобранным фильтром элементам страницы», в промежуточных итогах будут учитываться отфильтрованные элементы отчета. Если отключить этот флажок, отфильтрованные элементы Excel учитывать не будет.
Разрешить несколько фильтров для поля» в промежуточных итогах будут учтены все значения, в том числе и скрытые в результате фильтрации. При отключенном флажке в расчете итогов будут участвовать только видимые элементы сводной таблицы.
Сортировка» состоит из единственного флажка: «Использовать списки при сортировке». Если флажок включен, Excel сможет сделать сортировку строк сводного отчета по спискам пользователя. В таком списке, например, могут быть перечислены названия дней недели.
Совет Если вы не пользуетесь специфическими правилами сортировки, отключите флажок «
Использовать списки при сортировке». Особенно при работе с большими таблицами. Это существенно ускорит обработку данных.
Экран» (в некоторых версиях Excel 2007 она называется «Отображение») и «Сортировка списка полей». В группе «Экран» есть семь параметров (рис. 13). Вот основные из них:
названия строк» добавляем поле «Дата». В области «Значения» оставляем только поле «Сумма, грн». Теперь в сводном отчете появились символы группировки (рис. 14 на с. 38);
Вывод», отключаем флажок «Показывать кнопки развертывания и свертывания». Символы группировки значений исчезли (рис. 14);
Показывать кнопки развертывания и свертывания» перед распечаткой документа — его внешний вид от этого только выиграет.
— флажок «Показывать контекстные всплывающие подсказки» работает только при работе с документом на экране. Чтобы посмотреть на действие этого параметра, сделайте так:
2) наведите указатель мыши на любое поле внутри сводной таблицы. Через некоторое время появится всплывающее окно с описанием этого поля;
3) откройте окно «Параметры сводной таблицы» на закладке «Вывод».
4) отключите флажок «Показывать контекстные всплывающие подсказки»;
5) снова поставьте указатель мыши на любое поле внутри сводной таблицы. Всплывающая подсказка не появится.
Дополнительный параметр «Показывать свойства во всплывающих подсказках» включает или отключает отображение подробной информации о поле, на котором находится указатель мыши;
— флажок «Показывать названия полей и списки фильтров» влияет на заголовки сводной таблицы. Его работу покажем на таком примере:
4) отключите флажок «Показывать названия полей и списки фильтров». Отчет примет форму, как на рис. 15.
Этот параметр на практике применяют нечасто. Он может быть полезен, когда используются длинные имена полей, из-за чего шапка таблицы становится ненаглядной;
Классический макет сводной таблицы» несет сугубо эргономическую функцию. Включив этот флажок, появится возможность перетаскивать поля в отчет (или из области отчета) сводной таблицы.
Показывать элементы без данных в строках» для того, чтобы получить полный список значений ключевого поля из базы данных.
Есть база данных, как на рис. 1. Объем файла большой, но меня интересует перечень товаров, которые содержатся в этой базе. Делаем так:
Параметры» (раздел меню по работе со сводными таблицами);
Вывод» включаем флажок «Показывать элементы без данных в строках». В отдельной колонке сводного отчета появится перечень товаров из базы данных;
Вставить», из появившегося меню выбираем «Специальная вставка…»;
11) в появившемся окне специальной вставки ставим переключатель «
В списке на рис. 16 нет полей в области данных, однако есть заголовок списка (колонка «
Покупатель») и перечень из четырех элементов. Иногда этот перечень нужно скрыть, оставив только заголовки сводного отчета. Для этого достаточно включить флажок «Показывать подписи элементов при отсутствии полей в области значений».
Вывод» является переключатель «Сортировка списка полей». Он может быть установлен в одно из двух положений: «от А до Я» — сортировать по алфавиту или «как в источнике данных» — сохранить порядок следования записей как в исходной базе. Такое значение принято по умолчанию. Изменять его, как правило, не нужно.
Как бы там ни было, а печатная форма документа еще долго будет основной в работе бухгалтера. Поэтому параметры печати сводного отчета разработчики
Excel 2007 вынесли на отдельную закладку (рис. 17). Она так и называется — «Печать». На закладке всего три элемента:
Повторять названия строк на каждой странице печати» — очень важный параметр. Читать таблицу без заголовков неудобно. Включите этот флажок, и на каждой странице Excel повторит заголовки строк сводного отчета;
Печатать заголовки» позволяет включить или отключить повторение заголовков полей строк, столбцов и подписей элементов строк и столбцов на каждой странице печатного отчета.
Важно! Для печати заголовков нужно также настроить параметры печати документа Excel. Для этого откройте раздел «
Разметка страницы» главного меню, затем щелкните на пункте «Параметры страницы», в открывшемся окне перейдите на закладку «Лист» и укажите значения в полях «сквозные строки» и (или) «сквозные столбцы».
Параметры этой закладки (рис. 18 на с. 40) влияют на способ хранения данных с обновлением сводного отчета:
Сохранять исходные данные вместе с файлом» при включенном состоянии обеспечивает хранение данных из внешнего источника прямо внутри рабочей книги. Это увеличивает объем файла Excel, зато гарантирует быстрое обновление данных сводного отчета;
Разрешить отображение деталей» включает или отключает возможность получить подробный отчет по элементам в области данных сводной таблицы. Работу этого параметра проще показать на примере:
С5» (объем реализации на сумму 236,20 грн. для ЧП «Лапина» за «03/01/2009»);
С5». Excel создаст новый рабочий лист и перенесет в него те записи исходной базы данных, которые связаны с выбранным элементом отчета (рис. 19).
Разрешить отображение деталей» отключить, после двойного щелчка в области данных Excel сообщит о невозможности корректировать сводную таблицу;
Совет Работая со сводным отчетом, оставляйте включенным флажок «
Разрешить отображение деталей». Возможность быстро раскрыть итоговое значение, увидеть его связь с исходными данными для бухгалтера порой вещь незаменимая.
— параметр «Обновление при открытии файла» имеет смысл всегда оставлять включенным. В этом случае каждый раз после открытия файла вы можете быть уверены, что числа в сводном отчете будут заново пересчитаны, т. е. они будут актуальны;
Обновление при открытии файла» действует индивидуально для каждой сводной таблицы.
— параметр «Число элементов, сохраняемых для каждого поля» я бы отнес к категории наиболее значимых. В зависимости от его установки сводный отчет может работать с различным количеством уникальных значений ключевого поля.
Совет Если вы работаете с большой таблицей, где много разных значений ключевого поля, установите параметр «
Число элементов, сохраняемых для каждого поля» в состояние «Максимум». В этом случае в сводном отчете Excel 2007 сможет хранить до 1 048 576 различных значений ключа.
На этом мы завершим работу с параметрами сводных таблиц. А в следующий раз поработаем с Конструктором сводных таблиц и познакомимся с настройкой источников данных для сводных отчетов.
Технология создания сводных таблиц
В случае использования внешних источников при создании сводной таблицы установите необходимые параметры в группе Внешние данные сохранить пароль, фоновый запрос, оптимизировать память.
