Работа с документами – как подписать их электронной подписью
Появление электронной подписи (ЭП) дало возможность отправлять отчетность и другие документы онлайн. Но чтобы добавить ее в текст необходимо установить специальные плагины, которые автоматизирует процесс проверки и редактирования. Специалисты советуют покупать лицензионные версии, чтобы обеспечить сохранность важной информации.
Формирование электронной подписи происходит в особой программе, специализирующейся на криптографической защите информации. После подписания документа таким способом, приложение просканирует его содержимое. В результате владелец получит уникальное сочетание, зашифрованное особым ключом — его и выдают автору подписи.
Перед тем, как подписать документ электронной подписью нужно получить сертификат на ее использование. Его выдают быстро, после этого можно приступать к организации рабочего места. Для подписания документов понадобится любое устройство:
Также необходимо скачать программы по криптографической защите информации. Самые популярные:
Алгоритм действий всех программ почти одинаковый. Какое программное обеспечение понадобится и какие параметры нужно поменять, можно узнать в удостоверяющем центре или МФЦ.
Справка! Практически все приложения по шифрованию и обработке документов — платные, что обусловлено их спецификой. Пользователь может загружать конфиденциальные данные, поэтому важно следить за безопасностью каналов соединения. Если программа — бесплатная,то, как правило, это пробная версия.
Также для работы с электронной подписью понадобится особый USB-носитель с защитой на которой будет загружен сертификат ЭП. На обычную флешку загрузить его не получится. Подойдут следующие носители:
- руТокен и еТокен (европейский аналог) — применяют для работы на госпорталах, коммерческих площадках, для оформления отчетных документов, для ЭДО;
- руТокен ЭЦП 2.0, JaCarta-2 SE – можно использовать только для реализации алкогольной продукции.
Установив все необходимые программы, владелец электронной подписи сможет использовать для работы с различными документами. Задать уточняющие вопросы по выбору носителя можно в удостоверяющем центре.
Внимание! Все вышеперечисленные программы корректно функционируют в ОС Windows и MAC. Но и на Linux их получится загрузить, но придется поменять некоторые настройки устройства.
После установки криптографической программы и ее настройки появится специальный раздел по работе с электронной подписью. Чтобы ее поставить в документе будет достаточно кликнуть правой кнопкой мыши. Все больше пользователей выбирают такой вариант, потому что можно получить или отправить отчетность онлайн.
Как подписать документ электронной цифровой подписью — Ассоциация Учителей Информатики
- пользователям Adobe Reader после добавления КриптоПро PDF 0 не придется его обновлять и все цифровые подписи будут создаваться без дополнительной проверки;
- владельцам Foxit Reader нужно покупать платную версию, но перед этим можно протестировать программу в демо-режиме.
Если есть возможность обойтись без бумажных аналогов и их передачи, рекомендуется подписать файл электронной подписью (ЭЦП). Отправителями и получателями могут выступать физические и юридические лица, государственные структуры.
Как подписать документ Word
В КриптоПро CSP
Чтобы подписать документ Ворд электронной подписью через “КриптоПРО CSP”, требуется наличие инсталлированного пакета “КриптоПРО”, сертификатов УЦ и обладателя ЭЦП.
Возможно, будет нужно настроить компьютер в плане распределения пользовательских прав. В случае удачной установки приложения и настройки прав для подписи документа понадобится:
При отсутствии ошибок Microsoft Windows сообщит об успехе.
В КриптоПРО Office Signature
В данном способе применяется предварительно инсталлированный “КриптоПРО Office Signature”:
КриптоПро Office Signature – этот продукт предназначен для проверки и создания электронной цифровой подписи.
При отсутствии ошибок операционная система Windows уведомит об окончании операции.
В КриптоАРМ
Сертификат подписи может обеспечить программный комплекс “КриптоАРМ”. Его особенностью является возможность шифрования новыми форматами и работы с архивами. Чтобы внедрить в вордовский файл электронную подпись через пакет “КриптоАРМ”, нужно:
- открыть программу “КриптоАРМ” и указать “Подписать”;
- изучить указания мастера создания ЭЦП, перейти “Далее”;
- сделать “Выбор файла” и продвинуться “Далее”;
- открыть файл для подписи и переместиться “Далее”;
- указать тип файла, выбрав “Выходной формат”, кодировку оставить без изменений, а для передачи по почте файл сжимают в формат ZIP либо меняют место сохранения;
- приложить собственные комментарии в разделе “Параметры”, там же поставить галочку, выбрав тип ЭП, присоединенной (к первоначальному файлу) или отсоединенной (будет сохранена отдельно), заполнить прочие поля, после чего нажать “Далее”;
- сделать клик на пункте “Выбрать” и задать сертификат подписи, завершив шаг нажатием кнопки “Далее”;
- в открывшемся окне с кратким описанием введенных параметров нажать “Готово”. При многократных повторениях параметры удобно записать в свой профиль.
При отсутствии ошибок появится уведомление операционной системы об удачном завершении операции.
Через КриптоКонтур
Понятный интерфейс позволяет сразу начать работать:
- файл любого типа для подписи загружаем в сервис; размер ограничен 100 Мб;
- выбираем ЭП на своем десктопе, которой будем заверять документ;
- кликаем “Подписать” – в результате создаются каталог с исходником и подпись с таким же именем, но расширением .sig. Оба лежат на сервере и доступны для скачивания обратно на компьютер;
- при необходимости отправляем документ получателю прямо из веб-приложения. В почтовый ящик адресата придет ссылка на файлы, хранящиеся в “Контур.Крипто”. При желании все файлы загрузить можно на локальный компьютер и отправить собственной почтовой программой.
- максимальный объем отправляемого файла, требующего проставления подписи, не превышает 100 Мб;
- формируется только отсоединенная подпись;
- работа только в ОС Windows;
- ЭП проверяется любым ПО, работающим с отсоединенными электронными подписями.
Как подписать документ электронной подписью в 2024 году
- выбор в главном меню раздела “Параметры”;
- переход на “Безопасность” и нажатие кнопки “ЦП”, после чего откроется перечень имеющихся сертификатов;
- поиск в списке подходящей ЭЦП и подтверждение выбора кнопкой “ОК”;
- ввод пароля контейнера избранного сертификата и подтверждение кнопкой “ОК”.
4. Программы и плагины, необходимые, чтобы проверять и создавать ЭП. Чтобы заверить документы подписью в формате Word и PDF, могут применяться плагины для известных редакторов. Также многие пользуются отдельными программами, с помощью которых можно подписывать и проверять файлы всех форматов.