Экспорт/импорт данных в приложениях Microsoft Office 2000
Пользователям офисных приложений часто приходится обрабатывать информацию из различных источников, а значит, постоянно сталкиваться с необходимостью импорта и экспорта данных. При этом необходимо заботиться, чтобы перенос данных из одного формата в другой выполнялся без ошибок и потерь важной информации.
При работе с данными информацию удобнее всего хранить и обрабатывать в табличном виде. Работать с таблицами позволяют практически все основные приложения Microsoft Office 2000:
- в текстовом редакторе Word наилучшим образом можно оформить таблицы для печати;
- в электронных таблицах Excel удобно проводить анализ данных и результатов расчетов как в табличной форме, так и с помощью диаграмм;
- наконец, в базах данных Access можно максимально эффективно обрабатывать большие объемы табличных данных.
Как Перенести Данные из Excel в Project
- по выбору будет создана новая или открыта существующая БД;
- в этой БД автоматически будет установлена связь с исходной таблицей Excel и запущен мастер форм Access, предлагающий создать новую форму;
- выполнив все шаги мастера форм, вы получите экранную форму Access для работы с данными Excel.
«Мы выбрали XLTools, потому что команда очень быстро отреагировала на наш запрос. Они были готовы обсуждать варианты, помогли нам с кастомным решением и были всегда на связи.»
Форматы переноса данных любого вида и размера из 1С в удобный Эксель
- mxl — специально созданный для возможности сохранять сразу в формате таблицы, даже сбрасывать в базы на других компьютерах;
- xls — стандартный тип;
- txt — текстовый, вся информация в блокноте;
- pdf — подойдет, если планируется работать с разновидностями Adobe Reader;
- html — веб-формат, используется для размещения на странице в интернете.
Каждый из перечисленных подтипов со своими особенностями. Например, если брать табличные пространства, то в них сохраняется строй. Среди доступного — открывать, сворачивать и читать различные группы. В остальных случаях это стандартный список.
На огромных объемах табличных строчек они размещаются на разных листах для удобной обработки.
Помните, что максимальное количество строк зависит от версии Екселя:
Как перенести таблицу из Excel в Word: преобразовать, конвертировать, вставить
- Запустить меню, найти строку «вывести».
- Появится небольшое окно, в котором производится настройка. Там есть подпункт «выводить в» и два варианта — табличный или текстовый документ. Изначально стоит первый вид, он хорошо подходит для отправки в Эксель.
- В блоке с названием «Выводить колонки» необходимо определиться, что придется послать в строчное пространство. Если в планах — перенести все содержимое, то здесь тоже ничего менять не надо. Если предстоит конвертировать отдельные столбцы, то с лишних снимаем галочку.
- После выполнения всех настроек кликнуть на «Ок».
Параметр «В виде значка» означает, что в текстовом приложении появится ярлык исходного файла. Если связь с ним не установлена с помощью галочки напротив соответствующего пункта, изменения будут недоступны. Документ нужно закрыть для добавления.
Шаг 2. Объединить две таблицы Excel c помощью автоматизированного SQL запроса
В самом начале проекта, Карло составил схему, как конкретные записи должны быть выгружены из Excel в MySQL. Используя эту схему, мы помогли автоматизировать подготовку данных к экспорту.
Для обработки данных мы рекомендуем команду XLTools.SQLSelect . Мы очень любим и сами часто используем эту команду:
XLTools позволяет применять SQL SELECT запросы напрямую к таблицам Excel и быстро подготовить данные;
SQL позволяет выполнять несколько сложных задач за один раз – можно реорганизовать и отформатировать данные всего за пару запросов.
Например, нам нужно было объединить эти две таблица и переименовать столбцы. Кроме того, нам нужно было обработать положительные/отрицательные значения: столбец “sign” указывает, что значения в столбце “d” положительные или отрицательные.
| XLTools.SQLSelect | |
|---|---|
| SQLQuery: | SELECT tbl2.[lab] as [ic_code], tbl1.[Nb] as [rank], tbl1.[%] as [percent], tbl1.[N°] as [lab_code], CASE WHEN tbl1.[sign] = ‘-‘ THEN -1 * tbl1.[d] ELSE tbl1.[d] END as [dev], tbl1.[Sd] as [s_dev], tbl1.[D2] as [dist], tbl1.[Method] as [method], FROM [source.xls].[Table1]tbl1 LEFT JOIN [LabCodes]tbl2 ON tbl1.[Nb] = tbl2.[stat] |
| PreserveFormat: | TRUE |
| ApplyTableName: | data |
| OutputTo: | NewSheet[data] |
Взять столбец “sign” из таблицы 1 и назвать “dev”. В то же время добавляем условие (CASE WHEN): если значение в столбце “sign” равно “-”, тогда умножить значение в столбце “d” на -1
Как только вы выполните эту команду, через секунду будет сгенерирована таблица результата:
Обратите внимание, что все столбцы имеют новые названия. Значения в столбце “dev” либо положительные, либо отрицательные. XLTools.SQLSelect – отличный инструмент для автоматизации обработки таблиц Excel. Практически все сложные манипуляции в проекте Карло мы выполнили с помощью SQL запросов.
Как выгружать таблицы из 1С в Excel: выгрузка с 1C в Эксель, скопировать и перенести данные, документы, отчеты, файлы
XLTools Автоматизация также позволяет назначать пользовательские кнопки для этих команд. В примерах, рассмотренных выше, мы выполняли каждую команду отдельно. Но мы можем выделить всю последовательность команд и привязать их к собственным кнопкам на вкладке XLTools.
| XLTools.SQLSelect | |
|---|---|
| SQLQuery: | SELECT tbl2.[lab] as [ic_code], tbl1.[Nb] as [rank], tbl1.[%] as [percent], tbl1.[N°] as [lab_code], CASE WHEN tbl1.[sign] = ‘-‘ THEN -1 * tbl1.[d] ELSE tbl1.[d] END as [dev], tbl1.[Sd] as [s_dev], tbl1.[D2] as [dist], tbl1.[Method] as [method], FROM [source.xls].[Table1]tbl1 LEFT JOIN [LabCodes]tbl2 ON tbl1.[Nb] = tbl2.[stat] |
| PreserveFormat: | TRUE |
| ApplyTableName: | data |
| OutputTo: | NewSheet[data] |
