12 наиболее распространённых проблем с Excel и способы их решения
Представляем вам гостевой пост, из которого вы узнаете, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы создаём себе сами.
Читатели Лайфхакера уже знакомы с Денисом Батьяновым, который делился с нами секретами Excel. Сегодня Денис расскажет о том, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы зачастую создаём себе самостоятельно.
Сразу оговорюсь, что материал статьи предназначается для начинающих пользователей Excel. Опытные пользователи уже зажигательно станцевали на этих граблях не раз, поэтому моя задача уберечь от этого молодых и неискушённых «танцоров».
Как разделить текст в ячейке Excel? | Понятный Excel
- Каждая таблица должна иметь однородное форматирование. Пользуйтесь форматированием умных таблиц. Для сброса старого форматирования используйте стиль ячеек «Обычный».
- Не выделяйте цветом строку или столбец целиком. Выделите стилем конкретную ячейку или диапазон. Предусмотрите «легенду» вашего выделения. Если вы выделяете ячейки, чтобы в дальнейшем произвести с ними какие-то операции, то цвет не лучшее решение. Хоть сортировка по цвету и появилась в Excel 2007, а в 2010-м — фильтрация по цвету, но наличие отдельного столбца с чётким значением для последующей фильтрации/сортировки всё равно предпочтительнее. Цвет — вещь небезусловная. В сводную таблицу, например, вы его не затащите.
- Заведите привычку добавлять в ваши таблицы автоматические фильтры (Ctrl+Shift+L), закрепление областей. Таблицу желательно сортировать. Лично меня всегда приводило в бешенство, когда я получал каждую неделю от человека, ответственного за проект, таблицу, где не было фильтров и закрепления областей. Помните, что подобные «мелочи» запоминаются очень надолго.
Определяем Отчество: =ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ПОИСК(» «; ПРАВСИМВ(B5; ДЛСТР(B5) — ПОИСК(» «; B5; 1)); 1)) = ИСТИНА; «»; ЛЕВСИМВ(ПРАВСИМВ(B5;ДЛСТР(B5) — ПОИСК(» «; B5; 1)); ПОИСК(» «; ПРАВСИМВ(B5; ДЛСТР(B5) — ПОИСК(» «; B5; 1)); 1) — 1))
Реальный пример
В реальной жизни все гораздо сложнее, взгляните на следующий исходный список с адресами (в файле примера есть список с 46 адресами).
Предположим, что нужно выделить из каждой строки название улицы или проезда, но только в городе Саратов (исходный список может содержать и другие города).
2) похоже, что данные вводились не совсем корректно. Например, во всех строках, кроме 4-й и 7-й, после символа города «Г» стоит 2 запятые. Вроде мелочь, но если мы будем писать формулу для определения названия города, то подстрока «Г,,» будет служить меткой окончания названия города и начала названия улицы. Это очень удобно.
3) название города каждый раз заводилось вручную, а не выбиралось, поэтому есть орфографические ошибки (третья красная строка содержит название города СРАТОВ, что явно ошибочно)
4) далеко не каждая строка содержит обозначение улицы (УЛ) или проезда (ПРОЕЗД). Наличие таких слов существенно облегчает написание формул. Можно было бы определять окончание названия улицы по обозначению номера дома «Д.», но далеко не в каждой строке номер дома идет с этой меткой (2-я, 3-я и 4-я красная строка не содержат метку «Д.»).
5) наконец мы имеем множество типов названий улиц: собственно УЛ, затем ПРОЕЗД, потом еще есть РЗД (?), или вообще без обозначения (1-я красная строка).
Сначала я определил к какому городу относится каждая запись: =ПОИСК(«. САРАТОВ Г,,»;$A10) Строки, где есть г.Саратов, выводится число 1, что соответствует позиции с которой начинается подстрока . САРАТОВ Г,, Если это другой город, то формула возвращает ошибку.
Затем, аналогичной формулой выясняем есть ли в адресе метка «УЛ,»: =ПОИСК(«УЛ,»;$A10) или «ПРОЕЗД». В третьей строке есть и УЛ и ПРОЕЗД. Хотя это, очевидно, ошибка, но ее можно обработать. Приоритет отдадим Проезду (см. столбец Позиция).
Следующий столбец Отступ учитывает различие в длине слов ПРОЕЗД и УЛ, чтобы название улицы (или проезда) было корректной длины.
Наконец, окончательная формула =ЕСЛИ(ЕОШ(ПСТР(A10;ДЛСТР($B$7)+1;E10-ДЛСТР($B$7)+F10-1));»»;ПСТР(A10;ДЛСТР($B$7)+1;E10-ДЛСТР($B$7)+F10-1)) выводит название улицы:
- игнорируются адреса вне города Саратов,
- отбрасывается название города, ищутся только Улицы и Проезды (игнорируются все остальные типы улиц: тупики, проспекты, бульвары и пр.)
- отбрасывается номер дома и квартиры
В файле примера из полученного списка названий улиц и проездов убираются повторы. Затем список улиц сортируется. Сортировка нужна для определения ошибок, которые мы не нашли в исходном списке.
Видно, что 2 красные строки содержат одно и тоже название проезда, разница только в наличии дефиса.
Вывод: разбор тектовых строк — занятие творческое, универсальной формулы не существует. Единственная панацея от ошибок в исходном списке — запретить ввод данных, а разрешить только выбор из заранее определенных списков.
Разнесение в EXCEL текстовых строк по столбцам. Примеры и описание
Для того чтобы поменять строки со столбцами в таблице Excel, выделите весь диапазон ячеек нужной таблицы: B2:D7, и нажмите «Ctrl+C». Затем выделите необходимую ячейку для новой таблицы и кликните по ней правой кнопкой мыши. Выберите из меню «Специальная вставка», а затем поставьте галочку в пункте «Транспонировать».
Объединение ячеек в Excel
Чтобы объединить ячейки в одну строку без потери данных, можно использовать или знак «&», или функцию СЦЕПИТЬ (в новых версиях – ОБЪЕДИНИТЬ).
Пустые кавычки (» «) – это пробел. Без пробелов слова будут отображаться слитно. С помощью кавычек в формулу добавляется любой знак («.» или «,») и текст.
- Следует установить курсор в месте, где будет отображаться готовое значение.
- Написать формулу.
- Нажать «Enter».
Второй вариант формулы тоже простой: =ячейка1&» «&ячейка2&» «&ячейка3.
Если в результате строка будет содержать 32767 символов и более, появится ошибка #ЗНАЧ!.
Как сделать текст столбиком в excel?
Определяем Отчество: =ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ПОИСК(» «; ПРАВСИМВ(B5; ДЛСТР(B5) — ПОИСК(» «; B5; 1)); 1)) = ИСТИНА; «»; ЛЕВСИМВ(ПРАВСИМВ(B5;ДЛСТР(B5) — ПОИСК(» «; B5; 1)); ПОИСК(» «; ПРАВСИМВ(B5; ДЛСТР(B5) — ПОИСК(» «; B5; 1)); 1) — 1))
