Как работать с персональными данными работника, чтобы не оштрафовали
Работодатель, принимая персональные данные[1] от работника, обязуется хранить и обрабатывать их определенным образом. За разглашение таких сведений ему грозят различные виды ответственности. В статье выясним, как работать с персональными данными и к чему ведет нарушение правил работы с ними.
Каждый человек имеет определенный «набор» информации, с помощью которой его можно идентифицировать: Ф.И.О., дата рождения, образование, семейное положение, национальность, религия и многое другое.
Работодатель при трудоустройстве работника вынужден запрашивать у него некоторые персональные данные, чтобы оформить трудовые отношения. Трудовой кодекс РФ обязывает работника предоставить при трудоустройстве паспорт, трудовую книжку и т.д., то есть документы, содержащие персональные данные.
Как создать пользовательский список в Microsoft Excel — gadgetshelp,com
Выберите в качестве типа данных список, а в «Источник» перечислите значения, которые желаете в него добавить. Используйте «;», чтобы отделить одно значение от другого.
Создание персональной рассылки при помощи MS Word и MS Excel
Сразу оговоримся, что подготовка рассылки с использованием слияния также требует выполнения определённого объёма работ (в основном — по подготовке данных), но при этом выгодно отличается от “ручного” редактирования файла следующим:
Как работает режим слияния документов
Для получения итогового документа требуется список рассылки, а также основной документ слияния, играющий роль шаблона.
Основной документ слияния создаётся в MS Word. В его текст включаются поля, соответствующие столбцам из списка рассылки (“поля слияния”).
При проведении слияния для каждой строки из списка рассылки поочерёдно выполняются следующие действия:
» поля макета заполняются значениями из очередной строки;
» заполненный макет добавляется в конец результирующего документа.
Советы по формированию списка в MS Excel
В MS Excel используется большое количество различных логических правил и умолчаний, зачастую скрытых от пользователя. Поэтому, чтобы формируемый вами список был пригоден для проведения процедуры слияния, рекомендуется соблюдать ряд правил, которые мы приводим ниже.
1. Левый верхний угол списка данных должен размещаться в левом верхнем углу (в ячейке A1) листа.
2. Названия столбцов данных размещаются в первой строке листа. Формат ячеек в первой строке нужно установить в “Текстовый” (меню Формат ® Ячейки. ). В названиях столбцов не рекомендуется использовать пробелы, запятые, кавычки.
3. Для форматирования списка нельзя использовать полностью (по всем позициям) пустые строки или полностью пустые столбцы. Пустая строка или столбец воспринимаются Excel как конец списка!
5. На том листе, где размещён список рассылки (рис. 2, лист “База данных”), не следует размещать другие данные.
6. Для всех ячеек списка целесообразно установить текстовый формат (если это невозможно, то по крайней мере — один и тот же формат ячеек внутри каждого столбца данных).
7. Текстовые данные не должны содержать непарные (незакрытые) кавычки.
8. Текстовые данные не должны содержать пробелы перед началом текстовой строки.
Формирование основного документа слияния
Продолжим разбор примера. Рассмотрим шаги по формированию основного документа слияния с использованием готового макета поздравления.
Шаг 2. Получение данных. В диалоге Слияние нажмём кнопку Получить данные и в выпадающем меню выберем пункт Открыть источник данных (рис. 3).
Закроем диалог слияния. Теперь в панели инструментов стала доступна кнопка Добавить поле слияния. Если её нажать, то в выпадающем списке будут отображаться поля слияния, соответствующие столбцам данных из списка (сравните со списком на рис. 2).
Шаг 3. Вставка полей слияния в основной документ. Для вставки поля слияния в основной документ нужно подвести курсор к позиции, в которой требуется его разместить, и выбрать нужное поле кнопкой Добавить поле слияния (рис. 4). Выбрать шрифт для отображения поля можно обычным способом.
В нашем примере нужно поместить поле Обращение между рисунком и строкой “Поздравляем Вас с днём рождения” и установить для поля тот же шрифт, что и для текста поздравления.
Шаг 4. Входная проверка. Перед формированием итогового документа полезно посмотреть на то, как он будет выглядеть. После выполнения шага 2 в панели инструментов стали активными кнопки навигации (рис. 5), позволяющие вам, перемещаясь между строками списка, просматривать внешний вид соответствующих страниц итогового документа.
Кнопка используется для переключения между режимами отображения названий полей/значений полей.
Шаг 5. Объединение. Для запуска процедуры слияния нажмём кнопку Объединить. (она доступна через панель инструментов и через диалог слияния). На экране возникнет диалог управления слиянием (рис. 6).
Через диалог можно отобрать диапазон строк списка, который будет выведен в результирующий документ, а также выбрать назначение слияния: в новый документ, напрямую на принтер, напрямую в электронную почту. При помощи кнопки Отбор записей можно ввести логические правила для отбора строк из списка. Выберем Новый документ и нажмём кнопку Объединить.
Происходит автоматическое формирование итогового документа. Название документа по умолчанию выбирается также автоматически, с учётом числа попыток объединения (“Формы1”, “Формы2”, “Формы3” и т. д.).
Шаг 6. Выходной контроль. Завершив формирование документа, его нужно переименовать и сохранить. Рекомендуем повторить действия шага 4.
И вот итоговый документ с поздравлениями сформирован. Последнее, что осталось сделать, — распечатать его, вложить в конверты и разослать адресатам. При этом подготовка файла для надпечатки конвертов проводится аналогичным способом.
Регистрационные журналы в MS Excel
На вкладке «Главная» вы увидите все упомянутые инструменты. С их помощью вы можете управлять буфером обмена, изменять шрифт и его формат, использовать выравнивание текста, убирать лишние знаки после запятой в цифрах, применять стили ячеек и сортировать данные через раздел «Редактирование».
