Excel не Может Одновременно Открыть Две Книги с Одинаковыми Именами • Информация в комментариях

12 наиболее распространённых проблем с Excel и способы их решения

Представляем вам гостевой пост, из которого вы узнаете, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы создаём себе сами.

Читатели Лайфхакера уже знакомы с Денисом Батьяновым, который делился с нами секретами Excel. Сегодня Денис расскажет о том, как избежать самых распространённых проблем с Excel, которые мы зачастую создаём себе самостоятельно.

Сразу оговорюсь, что материал статьи предназначается для начинающих пользователей Excel. Опытные пользователи уже зажигательно станцевали на этих граблях не раз, поэтому моя задача уберечь от этого молодых и неискушённых «танцоров».

специалист
Мнение эксперта
Витальева Анжела, консультант по работе с офисными программами
Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!
Задать вопрос эксперту
Для отправки книги на рецензию по электронной почте необходима установленная и запущенная на локальном компьютере копия Microsoft Outlook или другого клиента электронной почты. Если же вам нужны дополнительные объяснения, обращайтесь ко мне!
Данная процедура отключает пользователя, имя которого присутствует в диалоговом окне Управление доступом к файлу. Она не запрещает внесение исправлений этим пользователем в данную общую книгу в дальнейшем.
Настройка таблицы в Повер Квери

Автоматический перенос данных из одной таблицы в другую в Excel

  1. Каждая таблица должна иметь однородное форматирование. Пользуйтесь форматированием умных таблиц. Для сброса старого форматирования используйте стиль ячеек «Обычный».
  2. Не выделяйте цветом строку или столбец целиком. Выделите стилем конкретную ячейку или диапазон. Предусмотрите «легенду» вашего выделения. Если вы выделяете ячейки, чтобы в дальнейшем произвести с ними какие-то операции, то цвет не лучшее решение. Хоть сортировка по цвету и появилась в Excel 2007, а в 2010-м — фильтрация по цвету, но наличие отдельного столбца с чётким значением для последующей фильтрации/сортировки всё равно предпочтительнее. Цвет — вещь небезусловная. В сводную таблицу, например, вы его не затащите.
  3. Заведите привычку добавлять в ваши таблицы автоматические фильтры (Ctrl+Shift+L), закрепление областей. Таблицу желательно сортировать. Лично меня всегда приводило в бешенство, когда я получал каждую неделю от человека, ответственного за проект, таблицу, где не было фильтров и закрепления областей. Помните, что подобные «мелочи» запоминаются очень надолго.

Примечание. Этот метод даст вам объединенные данные, даже если есть несоответствие в именах столбцов. Например, если в East.xlsx у вас есть столбец с ошибкой, вы получите 5 столбцов. Power Query заполнит данные в столбцах, если найдет их, а если не сможет найти столбец, сообщит значение как «null».

Каждая книга содержит данные в таблице Excel с одинаковой структурой.

Приведенный ниже метод будет работать, если ваши таблицы Excel имеют одинаковую структуру (те же имена столбцов).

Количество строк в каждой таблице может быть разным.

Не беспокойтесь, если в некоторых таблицах Excel есть дополнительные столбцы. Вы можете выбрать одну из таблиц в качестве шаблона (или в качестве «ключа», как его называет Power Query), и Power Query будет использовать ее для объединения с ней всех других таблиц Excel.

Если в других таблицах есть дополнительные столбцы, они будут проигнорированы, и будут объединены только те, которые указаны в шаблоне / ключе. Например, если выбранная таблица шаблона / ключа имеет 5 столбцов, а одна из таблиц в какой-либо другой книге имеет 2 дополнительных столбца, эти дополнительные столбцы будут проигнорированы.

Теперь у меня есть четыре книги в папке, которые я хочу объединить.

Ниже приведен снимок таблицы, которая есть у меня в одной из рабочих тетрадей.

Вот шаги, чтобы объединить данные из этих книг в одну книгу (в виде единой таблицы).

Это загрузит окончательный результат (объединенные данные) в ваш активный рабочий лист.

Обратите внимание, что вместе с данными Power Query автоматически добавляет имя книги в качестве первого столбца объединенных данных. Это помогает отслеживать, какие данные были получены из какой книги.

Если вы хотите сначала отредактировать данные перед загрузкой в ​​Excel, на шаге 6 выберите «Объединить и отредактировать». Это откроет окончательный результат в редакторе Power Query, где вы сможете редактировать данные.

  • Если вы выберете таблицу Excel в качестве шаблона (на шаге 7), Power Query будет использовать имена столбцов в этой таблице для объединения данных из других таблиц. Если в других таблицах есть дополнительные столбцы, они будут проигнорированы. Если в этих других таблицах нет столбца, который есть в вашей таблице шаблонов, Power Query просто поместит для него «null».
  • Столбцы необязательно располагать в том же порядке, в котором Power Query использует заголовки столбцов для сопоставления столбцов.
  • Поскольку вы выбрали Table1 в качестве ключа, Power Query будет искать Table1 во всех книгах и объединять все это. Если он не найдет таблицу Excel с таким же именем (Таблица1 в этом примере), Power Query выдаст ошибку.

Добавление новых файлов в папку

Теперь давайте займемся минутой и поймем, что мы сделали с вышеуказанными шагами (что заняло у нас всего несколько секунд).

Мы объединили данные из четырех разных книг в одну таблицу за несколько секунд, даже не открывая никаких книг.

Настоящая МОЩНОСТЬ Power Query заключается в том, что теперь, когда вы добавляете больше файлов в папку, вам не нужно повторять ни один из этих шагов.

Все, что вам нужно сделать, — переместить новую книгу в папку, обновить запрос, и он автоматически объединит данные из всех книг в этой папке.

Например, в приведенном выше примере, если я добавлю новую книгу — ‘Mid-West.xlsx’ в папку и обновите запрос, он сразу же предоставит мне новый комбинированный набор данных.

специалист
Мнение эксперта
Витальева Анжела, консультант по работе с офисными программами
Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!
Задать вопрос эксперту
С надстройкой Объединить листы вы можете собрать и объединить данные нескольких листов и из разных книг в один главный лист всего за 3 шага. Если же вам нужны дополнительные объяснения, обращайтесь ко мне!
Совет: вместо поочерёдного объединения листов с одинаковым называнием по группам (одна именная группа за другой), вы можете выбрать их все сразу. Надстройка автоматически соберет данные по одинаковым названиям вкладок и вынесет их на соответствующие отдельные листы сводной книги.

Excel не Может Одновременно Открыть Две Книги с Одинаковыми Именами

  • Каждая книга содержит данные в таблице Excel, и все имена таблиц одинаковы.
  • В каждой книге есть данные с одинаковым именем листа. Это может быть в том случае, если во всех книгах есть лист с именем «сводка» или «данные», и вы хотите объединить все это.
  • В каждой книге много листов и таблиц, и вы хотите объединить определенные таблицы / листы. Этот метод также может быть полезен, если вы хотите объединить таблицы / листы, у которых нет согласованного имени.

Казалось бы, перед нами безобидный формат для накопления информации по продажам агентов и их штрафах. Подобная компоновка таблицы хорошо воспринимается человеком визуально, так как она компактна. Однако, поверьте, что это сущий кошмар — пытаться извлекать из таких таблиц данные и получать промежуточные итоги (агрегировать информацию).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector