Тема 1.2: Создание, ввод и обработка баз данных в MS Excel.

Цель: Рассмотреть этапы создания, способы ввода и методы обработки баз данных в MS Excel.

Максимальный размер списка, создаваемого в Excel, ограничен размером одного рабочего листа. Он может содержать не более 256 полей и не более 65535 записей (одна строк предназначена для имен полей). Список такого размера требует огромного количества памяти и, иногда, его даже невозможно отобразить.
Существует несколько правил для создания списка:

• Рабочий лист должен иметь свое уникальное имя.
• Каждый столбец должен содержать информацию одного типа. В списке сотрудников, например, один столбец отводится для фамилии, второй для имени, третий для отчества, четвертый для даты приема на работу и т. д.
• Одна или две верхние строки списка должны содержать заголовки, каждый из которых описывает содержимое расположенного ниже столбца.
• Информация в списках должна иметь постоянную структуру.
• Нельзя включать в список пустые строки и столбцы.
• Лучше всего, если для списка отводится отдельный лист. Если это невоз­можно, то список должен быть отделен от других данных рабочего листа по крайней мере одной пустой строкой и одним пустым столбцом, чтобы программа могла автоматически определить границы списка.
• Нельзя размещать данные слева или справа от списка, поскольку они могут быть скрыты в процессе фильтрации списка.
• Не следует вводить лишние пробелы или какие-либо знаки перед данными в ячейке.
• Первую строку с именами полей желательно закрепить, выполнив команду Окно – Закрепить область.

Для работы с базами данных в Excel используется пункт меню Данные.

2. Ввод данных в список.
Для непосредственного ввода информации в список можно поступать стандартно: выделить ячейку, ввести данные и нажать клавишу Enter.

Tab
Shift+Tab
Enter
Esc
Ctrl+PgUp
Ctrl+PgDn
PgUp или кнопка Предыдущая
PgDn или кнопка Следующая
Полоса прокрутки

Перемещение к следующему полю
Перемещение к предыдущему полю
Конец ввода очередной записи
Выход из диалогового окна Форма
Перемещение к первой записи
Перемещение за последнюю запись
Перемещение к предыдущей записи
Перемещение к следующей записи
Перемещение от записи к записи

• Выполнить команду Данные — Форма.
• Нажать кнопку Критерии.
• Ввести условие поиска в соответствующие поля. Необходимо заполнить те поля, по которым будет осуществляться поиск.
• Нажать Enter для того, чтобы вернуться к исходной Форме.

Чтобы снова получить возможность просмотра всех записей, необходимо нажать на кнопке Критерии и затем — на кнопке Очистить, в результате чего все критерии будут отменены. После этого нажать на кнопке Вернуть. Теперь можно, используя кнопки Далее и Назад, просматривать все записи в списке.

5. Сортировка данных в списках (самостоятельная работа).

6. Создание пользовательского списка (самостоятельная работа).

9. Использование при фильтрации данных символов подстановки (самостоятельная работа).

Рисунок 7 – Критерии для сложного отбора

Для быстрого ввода уже существующих значений и критериев в диалоговом окне Пользовательский автофильтри можно выбрать их из раскрывающихся списков.
При вводе в диалоговом окне Пользовательский автофильтр двух критериев порядок их следования не имеет значения.

• При задании критериев для примера был выбран режим И (рис. 8). Это означает, что Excel будет искать записи, удовлетворяющие обоим критериям одновременно. Если запись будет удовлетворять только одному критерию, то программа уберет ее с экрана.

Если нужно отобрать записи, удовлетворяющие хотя бы одному из указанных критериев, то в этом случае выбирается режим ИЛИ. Например, можно выбрать студентов, обучающихся на 11 баллов по Зарубежной или Украинской литературам.

Рисунок 9 – Результаты отбора.

• Что в MS Excel понимается под базой данных? (Определение БД — это база данных. )
• Какие правила необходимо соблюдать при создании баз данных в MS Excel?
• Как можно вводить новые данные в списки?
• Можно ли изменять рассчитываемые значения в списке с помощью формы?
• Какие операции можно выполнять над базами данных с помощью форм?
• Какими способами можно отобрать данные в списке с помощью автофильтра?
• Какие логические операции используются при фильтрации данных и в чем между ними разница?

Домашнее задание:
Дополнительный материал для самостоятельного изучения по следующим вопросам: сортировка данных в списках; создание пользовательского списка; отбор данных с помощью операторов; использование при фильтрации данных символы подстановки.
Записать параметры фильтрации для решения следующих задач:

18. Над данными в электронной таблице выполняются действия:
ввод данных в таблицу
преобразование данных в блоках таблицы
манипулирование данными в блоках таблицы
формирование столбцов и блоков клеток
распечатка документа на принтере
создание электронного макета таблицы

Информатика. Тест по теме Табличный процессор MS Excel — Декан-НН

С другой стороны, и для тех, кто не обладает глубокими знаниями, для создания формы данных Excel у нас есть более простая система. Первое, что мы делаем, это открываем Офисы приложения, и мы переходим в пункт меню «Данные», где можем выбрать запись «Форма». Это также можно найти, набрав то же слово в разделе «Что вы хотите сделать».

Подбор параметра в Excel

При вычислении различных функций возникает вопрос: «Каким должно быть значение определенного аргумента функции, чтобы функция возвратила заданный результат?».

Для решения такой задач в состав Excel включен специальный инструмент — Подбор параметра. С помощью этого инструмента определяется значение в одной ячейке исходных данных, которое требуется для получения требуемого значения в ячейке результата.

Из расчетной части рис.1.3 видно, что при заданных исходных данных требуется ежемесячно выплачивать по 1350 руб. для погашения займа. Предположим, что по каким-то причинам кредитор имеется возможность выплачивать не более 1200 руб. в месяц. Спрашивается, какую максимальную величину ссуды может он запросить, если все прочие условия сохраняются?

Для решения этой задачи выберем команду Данные > Анализ «что если» > Подбор параметра (рис. 2.1). В верхнем поле этого окна указывается ссылка на ячейку D7, в которой устанавливается желаемый результат (в нашем случае – это -1200 руб). В нижнее поле диалогового окна вставляется ссылка на ячейку, в которой хранится значение искомого параметра, т.е. D4.

При нажатии клавиши ОК мы получим максимальную сумму займа, при условии выплаты ежемесячно 1 200 руб. Рис.2.2

Вывод: Выполнение анализа «что-если» в Excel обеспечивает достаточно оперативную оценку влияния того или иного аргумента на результат вычисления.

Перемещение к следующему полю
Перемещение к предыдущему полю
Конец ввода очередной записи
Выход из диалогового окна Форма
Перемещение к первой записи
Перемещение за последнюю запись
Перемещение к предыдущей записи
Перемещение к следующей записи
Перемещение от записи к записи

Анализ данных и их оптимизация в Excel

• Выполнить команду меню Сервис > Поиск решения, чтобы вызвать диалоговое окно Поиск решения (рис. 4.2)
• Установить курсор в поле Установить целевую ячейку диалогового окна и щелкнуть мышкой на целевой ячейке Е7 (рис. 4.2).
• Установить курсор в поле Изменяя ячейки диалогового окна и выделить диапазон изменяемых ячеек С3:С6.
• Установить курсор в поле Ограничения и щелкнуть на кнопке Добавить . В появившееся диалоговое окно, показанное на рис. 4.3, вводить поочередно все ограничения (рис. 4.4).
• Щелкнуть на кнопке Выполнить диалогового окна Поиск решения.

19. Чтобы изменить вид адресации ячейки, нужно установить курсор рядом с изменяемым адресом в формуле расчета и:
нажать клавишу F5
нажать клавишу Scift
нажать клавишу F4
нажать клавишу Alt