Как в excel сделать напоминание по дате из таблицы

Когда вы работаете с таблицей, содержащей даты, которые нужно не пропустить при их наступлении, неизбежно возникает вопрос о том, как это гарантированно сделать. В Excel можно использовать различные средства для создания «напоминалки». Прочитав эту статью, вы узнаете о них.

Для наглядности возьмем совсем несложный пример. Предположим, в некоторой таблице отмечается дата регистрации заказа и дата, когда он должен быть выполнен. За сутки до даты выполнения необходимо перезвонить клиенту. Какие варианты «напоминалок» можно использовать?

Во-первых, можно таблицу раскрасить. Например, строки, относящиеся к заказу, по поводу которого пора звонить, должны окрашиваться красным. Строки заказов, срок исполнения которых отстоит от сегодняшней даты более чем на 1 день, должны быть окрашены голубым. Строки заказов, срок исполнения которых уже прошел, вообще не окрашиваются. Последовательность действий для реализации этой «задумки»:

• выделите столбцы таблицы (можно целиком, чтобы не ограничивать количество строк с данными);
• в меню команды Условное форматирование (вкладка Главная) выберите строку Управление правилами;
• создайте правило в виде формул: «=$C2-СЕГОДНЯ()>1» (формат: заливка голубым) и «=$C2-СЕГОДНЯ()=1» (формат: заливка красным);
• примените созданные правила.

Во-вторых, можно создать дополнительный столбец для выдачи сообщений о необходимости звонить клиенту (конечно, если разрешается менять структуру таблицы). Плюс этого решения будет в том, что можно включить фильтр по дополнительному столбцу и просмотреть только строки с напоминанием. Последовательность действий в этом случае:

• вставьте дополнительный столбец, например, перед таблицей;
• в первую ячейку столбца проверки вставьте формулу: «=ЕСЛИ(D2-СЕГОДНЯ()=1;»Позвонить»;» «)«;

• скопируйте ее в остальные ячейки столбца;
• установите фильтр (вкладка Данные, кнопка Фильтр);
• используйте фильтр для столбца Напоминание.

После того, как всем позвонили, снимите фильтр со столбца Напоминание и продолжайте ввод данных о новых заказах.

В-третьих, можно формировать список звонков с помощью расширенного фильтра.

Плюсом этого решения является создание отдельного списка напоминаний. Минусом — необходимость удаления сформированного списка перед формированием нового на следующий день. Но эту проблему можно решить, создав макрос.

В статье было предложено три варианта создания «напоминалки». Конечно, возможны и другие, более сложные варианты. Но даже рассмотренные приемы существенно облегчат вашу ежедневную работу.

Есть несколько вариантов. Дата в этом формате может включать в себя 4-значный год (гггг) или год с двумя цифрами (гг), а номер дня может быть заполнен нулями или может быть не дополнен тремя цифрами. Например, на дату 21 января 2017 года вы можете увидеть:

Функции дата и время Excel

• выделите диапазон, в который пользователь будет вводить данные;
• вызовите инструмент Условное форматирование ( Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Управление правилами ). Откроется окно Диспетчер правил условного форматирования ;
• нажмите Создать правило ;
• выберите Форматировать только ячейки, которые содержат ;
• в выпадающем списке выберите Равно ;
• введите формулу =СЕГОДНЯ() ;
• нажав кнопку Формат выберите, например, красный шрифт;

Вы можете использовать TEКСТ для преобразования дат или любого числового значения в фиксированном формате. Вы можете просмотреть доступные форматы, перейдя в меню «Формат ячеек» (Win: Ctrl + 1, Mac: Cmd + 1) и выбрав различные категории в списке слева.

Вам также могут быть интересны следующие статьи

Можно ли сздать формулу дата не используя в ней информацию из других ячеек (=ДАТА(A2;B2;C2)), а используя в ней числа которые не ссылаються на другие ячейки (=ДАТА(2014;08;26))?

Не обязательно использовать ссылки на другие ячейки, абсолютные значения тоже подойдут

А как преобразовать в формат гггг-мм-дд уже внесенные даты рождения (20 тыс шт) в формате дд.мм.гггг ? На установку формата ячеек, в т.ч. и с установкой фолрмата системного времени через часы) не реагирует. Информация нужна срочно.
28/05/2015

Порядковое число одной минуты эквивалентно приблизительно 0,00069444. Формула, приведенная ниже, вычисляет этот номер следующим образом: 24 часа умножается на 60 минут, а затем 1 делится на полученный результат. Таким образом, в знаменателе получается количество минут в одном дне (1440).

Функция ДАТА в Excel

Пример использования:
=СЕКУНДЫ(«07:23:32») – функция вернет значение 32.
=СЕКУНДЫ(0,999988425925926) – возвращает значение 59, так как 0,999988425925926 является числовым представлением времени 23:59:59.

DAYS 360

Функция DAYS 360 возвращает количество дней между двумя датами на основе 360-дневного искусственного года (двенадцать 30-дневных месяцев). Синтаксис этой функции следующий:

Американский метод (NASD). Если начальная дата является 31-м числом месяца, то она полагается равной 30-ому числу того же месяца. Если конечная дата является 31-м числом месяца и начальная дата меньше, чем 30-ое число, то конечная дата полагается равной 1-ому числу следующего месяца, в противном случае конечная дата полагается равной 30-ому числу того же месяца.

Европейский метод. Начальная и конечная даты, которые приходятся на 31-ое число месяца, полагаются равными 30-ому числу того же месяца.

Укажите в ячейке A 1 дату 30.07.09. В ячейке A 2 укажите дату 01.08.09. Тип будет 1, то есть Европейский.

Несмотря на то, что фактически в июле 31 день, функция возвратит значение 1 день.

В Microsoft Excel аналог этой функции называется ДНЕЙ360.

В зависимости от установленных региональных параметров операционной системы, дата, введенная в формате 3 июнь, 2010, может интерпретироваться как текстовая строка. В таком случае нужно ввести дату, как определено в окне региональных параметров Windows.

Функция ДАТА — как использовать формулу ДАТА в Excel | Exceltip

Самая маленькая единица измерения времени в приложении Excel – одна тысячная доля секунды (миллисекунда). Порядковое число приведенного ниже значения представляет время 23:59:59,999, или без одной тысячной секунды полночь.