Что Составляет Основу Структуры Листа Excel • Собираем данные

Как сделать сводную таблицу в Excel – пошаговая инструкция для чайников

Важно также и то, что при этом ваши исходные данные не затрагиваются – что бы вы не делали с вашей сводной таблицей. Вы просто выбираете такой способ отображения, который позволит вам увидеть новые закономерности и связи. Ваши показатели будут разделены на группы, а огромный объем информации будет представлен в понятной и доступной для анализа форме.

Это инструмент для изучения и обобщения больших объемов данных, анализа связанных итогов и представления отчетов. Они помогут вам:

  • представить большие объемы данных в удобной для пользователя форме.
  • группировать информацию по категориям и подкатегориям.
  • фильтровать, сортировать и условно форматировать различные сведения, чтобы вы могли сосредоточиться на самом актуальном.
  • поменять строки и столбцы местами.
  • рассчитать различные виды итогов.
  • разворачивать и сворачивать уровни данных, чтобы узнать подробности.
  • представить в Интернете сжатые и привлекательные таблицы или печатные отчеты.

Например, у вас множество записей в электронной таблице с цифрами продаж шоколада:

Что Составляет Основу Структуры Листа Excel • Собираем данные

И каждый день сюда добавляются все новые сведения. Одним из возможных способов суммирования этого длинного списка чисел по одному или нескольким условиям является использование формул, как было продемонстрировано в руководствах по функциям СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН.

Что Составляет Основу Структуры Листа Excel • Собираем данные

Этот скриншот демонстрирует лишь несколько из множества возможных вариантов анализа продаж. И далее мы рассмотрим примеры построения сводных таблиц в Excel 2016, 2013, 2010 и 2007.

специалист
Мнение эксперта
Витальева Анжела, консультант по работе с офисными программами
Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!
Задать вопрос эксперту
Это могут быть любые количественные показатели, важные для организации прибыль, продажи, численность сотрудников, количество заявок, фонд оплаты труда. Если же вам нужны дополнительные объяснения, обращайтесь ко мне!
Отредактируем диаграммы: добавим названия и подписи данных, скроем кнопки полей, изменим цвет диаграмм, уменьшим боковой зазор, уберём лишние элементы — линии сетки, легенду, нули после запятой у подписей данных. Поменяем порядок категорий на линейчатой диаграмме.

4 техники анализа данных в Microsoft Excel — Лайфхакер

  1. Нажмите любую ячейку в исходном диапазоне ячеек или таблицы.
  2. На вкладке «Вставка» выберите «Рекомендуемые сводные таблицы». Программа немедленно отобразит несколько макетов, основанных на ваших данных.
  3. Щелкните на любом макете, чтобы увидеть его предварительный просмотр.
  4. Если вас устраивает предложение, нажмите кнопку «ОК» и добавьте понравившийся вариант на новый лист.

На рисунке детальный пример отчета о продажах по структурным подразделениям подневно. А что если нужно предоставить руководителям отчет в разрезе только лишь департаментов и помесячно, без детализации? Чтобы было вот так:

Ввод данных

Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.

Автозамена

Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:

Что Составляет Основу Структуры Листа Excel • Собираем данные

Прогрессия

Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:

Что Составляет Основу Структуры Листа Excel • Собираем данные

Протягивание

Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:

Что Составляет Основу Структуры Листа Excel • Собираем данные

Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).

Что Составляет Основу Структуры Листа Excel • Собираем данные

10 наиболее полезных функций при анализе данных в Excel - ExcelGuide: Про Excel и не только
Как видно в примере выше, у нас есть число 12522, которое представлено в виде текста, при помощи функции ЗНАЧЕН мы преобразовали его в число 12 522, с которым в дальнейшем можем работать, как с любыми другими числами.
специалист
Мнение эксперта
Витальева Анжела, консультант по работе с офисными программами
Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!
Задать вопрос эксперту
— Значение, если ошибка — В случае, если в результате работы функции получаем ошибку, то выводится не ошибка, а данное значение. Если же вам нужны дополнительные объяснения, обращайтесь ко мне!
Помимо симметрии важно учитывать и логику расположения информационных блоков. Это связано с нашим восприятием: мы привыкли читать слева направо, поэтому наиболее важные метрики необходимо располагать слева направо и сверху и вниз, менее важные ― справа внизу:

Группировка и разгруппировка данных в Excel. Как сделать уровни группировок в excel?

  • Текст вместо чисел
  • Отрицательные числа там, где их быть не может
  • Числа с дробной частью там, где должны быть целые
  • Текст вместо даты
  • Разные варианты написания одного и того же значения. Например, сокращения («ЭБ» вместо «Электронная библиотека»), лишние пробелы в конце текстового значения или между словами — всего этого достаточно, чтобы превратить текстовые значения в разные и, соответственно, чтобы они обрабатывались Excel некорректно.

Как изменить цвет ячейки в зависимости от значения в Excel? — В этой статье вы найдете 13 примеров как изменить цвет фона ячеек в зависимости от значения в Excel 2016, 2013 и 2010. Кроме того, вы узнаете, как использовать формулы Excel…

Как сортировать данные таблицы?

Максимально оптимизировать вашу таблицу поможет такая функция экселя как сортировка данных. Ее можно производить по разным признакам. Я расскажу об основных моментах, которые помогут вам в работе.

Цветовое деление

Вы выделяли некоторые строки, ячейки или текст в них другим цветом? Или только хотели бы так сделать? Тогда этот способ поможет вам быстро их сгруппировать:

  • Во вкладке «Данные» переходим к полю «Сортировка и фильтр».
  • В зависимости от версии excel нужная нам команда может называться просто «Сортировка» или «Настраиваемая». После нажатия на нее должно появиться новое окно.
  • В разделе «Столбец» в группе «Сортировать по» выберите необходимый столбец.
  • В разделе сортировки кликните, по какому условию необходимо выполнить деление. Вам нужно сгруппировать по цвету ячейки? Выбирайте этот пункт.
  • Для определения цвета в разделе «Порядок» кликните на стрелочку. Рядом вы можете скомандовать, куда переместить отсортированные данные. Если нажмете «Сверху», они сместятся наверх по столбцу, «Влево» — по строке.

Примечание: чтобы выполнить те же действия с другими значениями и цветами, в диалоговом окне сортировки нажмите «Добавить уровень». После того, как вы сохраните файл, можно выполнить еще раз такое же объединение. Необходимо в тот же поле нажать кнопку «Применить повторно».

Объединение значений

Программа позволяет сгруппировывать таблицу по значению ячейки. Это удобно, когда вам необходимо найти поля с определенными именами, кодами, датами и пр. Чтобы это сделать, выполните первые два действия из предыдущей инструкции, а в третьем пункте вместо цвета выберите «Значение».

В группе «Порядок» есть пункт «Настраиваемый список», нажав на который вы можете воспользоваться предложением сортировки по спискам экселя или настроить собственный. Таким способом можно объединить данные по дням недели, с одинаковыми значениями и пр.

Упрощаем большую таблицу

Excel позволяет применять не одну группировку в таблице. Вы можете создать, к примеру, область с подсчетом годового дохода, еще одну — квартального, а третью — месячного. Всего можно сделать 9 категорий. Это называется многоуровневой группировкой. Как ее создать:

  • Проверьте, чтобы в начале всех столбцов, которые мы будем объединять, был заголовок, что все они содержат информацию одинакового типа, и нет пустых мест.
  • Чтобы столбцы имели опрятный вид, в поле сортировки выберите команду «Сортировать от А до Я» или наоборот.
  • Вставьте итоговые строки, то есть, те, что имеют формулы и ссылаются на объединяемые нами ячейки. Сделать это можно с помощью команды «Промежуточные итоги», которая находится в том же поле, что и кнопка «Группировать».

Выполните группировку всех столбцов, как мы делали раньше. Таким образом, у вас получится гораздо больше плюсиков и минусов с левой стороны. Вы можете также переходить от одного уровня к другому путем нажатия вкладок с цифрами в той же панели сверху.

Если же вы хотите изучить Excel поглубже, то рекомендую приобрести данный видео курс: « Неизвестный Excel ».

специалист
Мнение эксперта
Витальева Анжела, консультант по работе с офисными программами
Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!
Задать вопрос эксперту
Проверьте, чтобы в начале всех столбцов, которые мы будем объединять, был заголовок, что все они содержат информацию одинакового типа, и нет пустых мест. Если же вам нужны дополнительные объяснения, обращайтесь ко мне!
Но при всем при этом, использование рекомендаций — это быстрый способ начать работу, особенно когда у вас много данных и вы не знаете, с чего начать. А затем этот вариант можно легко изменить по вашему вкусу.
Что Составляет Основу Структуры Листа Excel • Собираем данные

Магия Excel: 10 самых полезных «фишек» для работы с таблицами — БизнесБизнес

  1. Щелкните значение в сводной таблице правой кнопкой мыши и выберите команду Группировать.
  2. В окне Группировка установите флажки Начиная с и Заканчивая и при необходимости измените значения.
  3. В разделе С шагом выберите период времени. …
  4. Нажмите кнопку ОК.

В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.

Дашборд помогает решать задачи менеджерам по продажам, HR-специалистам, бухгалтерам, маркетологам, руководителям

Дашборд ― динамический отчёт, который состоит из структурированного набора данных и их визуализации на основе диаграмм, графиков и таблиц.

  • представить набор данных максимально наглядным и понятным;
  • держать под контролем ключевые бизнес―показатели;
  • находить взаимосвязи, выявлять негативные и положительные тенденции, находить слабые места в организации рабочих процессов;
  • давать оперативную сводку в режиме реального времени.

Построение дашбордов ― такой же hard skill, как владение формулами в Excel. По статистике, пользователь Excel среднего уровня может освоить этот навык за 20 часов обучения и практики.

Для специалистов, которые работают с отчётами, навык построения дашбордов стал необходимостью, а не дополнительным преимуществом.

Чаще всего созданием дашборда занимается аналитик — он обрабатывает огромные массивы данных, оформляет их в красивый и понятный дашборд и передаёт заказчику задачи. Это могут быть руководители, менеджеры по продажам, HR-специалисты, бухгалтеры, маркетологи.

Главное и самое интересное в дашборде ― интерактивность.

Настроить интерактивность можно с помощью следующих приёмов:

  • срезы и временные шкалы в сводных таблицах ― эти инструменты упрощают фильтрацию данных и позволяют управлять дашбордом: например, можно более детально посмотреть данные по конкретному менеджеру или заказчику за определённый период времени или в разрезе каналов продаж.
  • выпадающие списки, формулы и условное форматирование — использование таких приёмов удобно, когда много разных таблиц и построить сводные таблицы невозможно;
  • спарклайны, мини-диаграммы в ячейках, тепловые карты в аналитических таблицах — такой способ чаще всего подходит для тактических целей специалистов или аналитиков, а не для стратегических целей руководителя.
специалист
Мнение эксперта
Витальева Анжела, консультант по работе с офисными программами
Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!
Задать вопрос эксперту
— Интервальный просмотр — Может принимать параметр 0 или ЛОЖЬ, что обозначает что совпадение между искомым значением и значением в первом столбце таблицы должен быть точным; либо 1 или ИСТИНА, соответственно совпадение должно быть неточным. Если же вам нужны дополнительные объяснения, обращайтесь ко мне!
В примере выше мы хотим определить, получили ли мы за месяц выручку больше 500 рублей или нет. В формуле ЕСЛИ(B2>500;»Да»;»Нет») первый параметр (B2>500) проверяет, выручка за месяц больше 500 рублей или нет; второй параметр («Да») — функция вернет Да, если выручка больше 500 рублей и соответственно Нет (третий параметр), если выручка меньше.

Аналитика данных: как построить дашборд в Excel | Медиа Нетологии

Но при всем при этом, использование рекомендаций — это быстрый способ начать работу, особенно когда у вас много данных и вы не знаете, с чего начать. А затем этот вариант можно легко изменить по вашему вкусу.

3D-карты

Этот способ визуализации данных с географической привязкой позволяет анализировать данные, находить закономерности, имеющие региональное происхождение.

Полезное дополнение. Координаты нигде прописывать не нужно — достаточно лишь корректно указать географическое название в таблице.

Как работать

  1. Откройте файл с таблицей, данные которой нужно визуализировать. Например, с информацией по разным городам и странам.
  2. Подготовьте данные для отображения на карте: «Главная» → «Форматировать как таблицу».
  3. Выделите диапазон данных для анализа.
  4. На вкладке «Вставка» есть кнопка 3D-карта.

Точки на карте — это наши города. Но просто города нам не очень интересны — интересно увидеть информацию, привязанную к этим городам. Например, суммы, которые можно отобразить через высоту столбика. При наведении курсора на столбик показывается сумма.

Также достаточно информативной является круговая диаграмма по годам. Размер круга задаётся суммой.

Как сделать сводную таблицу в Excel – пошаговая инструкция для чайников | Mister-Office
При создании сводной таблицы, Excel применяет Сжатую форму по умолчанию. Этот макет отображает «Метки строк» и «Метки столбцов» в качестве заголовков. Согласитесь, это не очень информативно, особенно для новичков.
специалист
Мнение эксперта
Витальева Анжела, консультант по работе с офисными программами
Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!
Задать вопрос эксперту
Чтобы настроить макет определенного поля, щелкните на нем, затем нажмите кнопку Параметры на вкладке Анализ в Excel 2016 и 2013 вкладка Параметры в 2010 и 2007. Если же вам нужны дополнительные объяснения, обращайтесь ко мне!
— Диапазон суммирования — область листа Эксель, из которой мы суммируем данные
— Диапазон условия 1 — Диапазон ячеек, которые мы проверяем на соответствие условию
— Условие 1 — Условие, которое проверяется на соответствие в Диапазоне 1.
Обратите внимание, что диапазонов условий и соответственно условий может быть столько, сколько вам нужно.

Как сделать структуру в excel 2013?

  1. Откройте таблицу с данными за период и соответствующими ему показателями, например, от года.
  2. Выделите два ряда данных.
  3. На вкладке «Данные» в группе нажмите кнопку «Лист прогноза».
  4. В окне «Создание листа прогноза» выберите график или гистограмму для визуального представления прогноза.
  5. Выберите дату окончания прогноза.

После этого вложенная группа будет готова. Можно создавать неограниченное количество подобных вложений. Навигацию между ними легко проводить, перемещаясь по цифрам, расположенным слева или сверху листа в зависимости от того, что сгруппировано строки или столбцы.

СЧЁТЕСЛИМН

СЧЁТЕСЛИМН очень похожа на функцию СУММЕСЛИМН, только в отличии от нее, она не суммируется значения, а только считает количество ячеек, которые соответствуют определенным условиям. Как и в случае с СУММЕСЛИМН, у СЧЁТЕСЛИМН есть упрощенная форма СЧЁТЕСЛИ, который считает количество ячеек только по одному критерию, но лучше используйте более общий вариант.

10 наиболее полезных функций при анализе данных в Excel

— Диапазон условия 1 — Диапазон ячеек, которые проверяются на соответствие определенному условию.
— Условие 1 — Условие, которое определяет какие ячейки надо учитывать при подсчете.
Обратите внимания, что диапазонов условий и соответственно условий может быть несколько.

специалист
Мнение эксперта
Витальева Анжела, консультант по работе с офисными программами
Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!
Задать вопрос эксперту
Функция ВПР VLOOKUP вертикальный просмотр нужна, чтобы связать несколько таблиц подтянуть данные из одной в другую по какому-то ключу например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции. Если же вам нужны дополнительные объяснения, обращайтесь ко мне!
Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).

Как скрыть столбцы в Экселе плюсом?

Когда Вы вставляете новые строки и столбцы в структурированную таблицу – будьте осторожны. Если, например, добавляется новый менеджер в группу, вставляйте строку где-то между сгруппированными строками, не первым элементом группы и не последним. В противном случае, новая строка не впишется в структуру.

Советы

Прежде всего убедитесь, что в первой строке таблицы имеются заголовки столбцов, каждый столбец содержит однотипные данные, а также отсутствуют пустые строки или столбцы.

1 способ

  1. В окне открытого листа отсортируйте данные таблицы (см. пункт «Как отсортировать данные таблицы?»).
  2. Выделите нужные строки, которые необходимо подвергнуть структурированию.
  3. Настройте расположение строки промежуточных итогов (см. «Как задать расположение строк промежуточных итогов?»).
  4. Создайте промежуточные итоги (см. «Как создать промежуточные итоги диапазона данных?»).
  5. Перейдите к вкладке «Данные» и в группе «Структура» раскройте меню кнопки «Группировать».
  6. В списке команд выберите пункт «Создание структуры».

Слева строк с промежуточными итогами отобразятся символы структуры.

2 способ

  1. В окне открытого листа отсортируйте данные таблицы (см. пункт «Как отсортировать данные таблицы?»).
  2. После каждого диапазона строк, которые необходимо подвергнуть структурированию, вставьте новые строки.
  3. В нужных ячейках данных строках вставьте функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (см. «Как вставить функцию?»).
  4. Выделите первый диапазон строк, которые необходимо подвергнуть структурированию, но без итоговой строки.
  5. Перейдите к вкладке «Данные» и в группе «Структура» раскройте меню кнопки «Группировать».
  6. В списке команд выберите пункт «Группировать».
  7. В окошке «Группирование» выберите пункт «Строки».
  8. Повторите пункты 4–7 данной инструкции для всех нужных диапазонов данных.

Эти два способа создания структуры данных можно комбинировать. Например, промежуточные итоги можно создать автоматически, а группировать диапазоны уже вручную

Работая с данными в Excel, часто приходится строить большие таблицы с различными расчетами и комментариями, из-за чего не редко их становится трудно воспринимать. Чтобы избегать подобных неприятностей используйте структуру данных Excel. Она располагается на вкладке «Данные», раздел «Структура».

Данный раздел содержит 3 функции. Рассмотрим их кратко (для более полной информации пройдите по ссылкам):

  • Группировать – объединение нескольких строк или столбцов в единую группу. Это позволяет скрывать из вида детальную информацию, а в случае необходимости быстро получать к ней доступ;
  • Разгруппировать – отменяет объединение строк и столбцов в группы полностью или частично;
  • Промежуточные итоги – объединение в группы «родственных» данных с выводом по ним некоторых результатов.

Две кнопки («+» и «-») в правой верхней части раздела раскрывают либо скрывают детали группы, но часто удобнее пользоваться данными кнопками на полях листа Excel, появляющихся при объединении данных в структуры.

Если материалы office-menu.ru Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы мы могли развивать его дальше.

Как сделать сворачивание строк в Excel?
После этого вложенная группа будет готова. Можно создавать неограниченное количество подобных вложений. Навигацию между ними легко проводить, перемещаясь по цифрам, расположенным слева или сверху листа в зависимости от того, что сгруппировано строки или столбцы.
специалист
Мнение эксперта
Витальева Анжела, консультант по работе с офисными программами
Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!
Задать вопрос эксперту
То есть, функция нужна, чтобы максимально удобно пользоваться документом и иметь возможность выделять или просматривать отдельные его компоненты. Если же вам нужны дополнительные объяснения, обращайтесь ко мне!
И каждый день сюда добавляются все новые сведения. Одним из возможных способов суммирования этого длинного списка чисел по одному или нескольким условиям является использование формул, как было продемонстрировано в руководствах по функциям СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН.

Как создать сводную таблицу.

  • Если появилось сообщение «Невозможно создать структуру документа», формула, которой подчиняются данные, не совместима с функцией структурирования. В этом случае создайте структуру вручную (читайте следующий раздел).

СЧЁТЕСЛИМН очень похожа на функцию СУММЕСЛИМН, только в отличии от нее, она не суммируется значения, а только считает количество ячеек, которые соответствуют определенным условиям. Как и в случае с СУММЕСЛИМН, у СЧЁТЕСЛИМН есть упрощенная форма СЧЁТЕСЛИ, который считает количество ячеек только по одному критерию, но лучше используйте более общий вариант.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: