Назначение и возможности Microsoft Excel
Электронные таблицы Microsoft Excel созданы для обеспечения удобства работы пользователя с таблицами данных, которые преимущественно содержат числовые значения.
С помощью электронных таблиц можно получать точные результаты без выполнения ручных расчётов, к тому же встроенные функции позволяют быстрее решать достаточно сложные задачи.
С помощью компьютеров стало гораздо проще представлять и обрабатывать данные. Программы для обработки данных получили название табличных процессоров или электронных таблиц из-за своей схожести с обычной таблицей, начерченной на бумаге.
Сегодня известно огромное число программ, которые обеспечивают хранение и обработку табличных данных, среди которых Lotus 1-2-3, Quattro Pro, Calc и др. наиболее широко используемым табличным процессором для персональных компьютеров является Microsoft Excel.
MS Excel применяют для решения планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, для выполнения операций бухгалтерского и банковского учета, при статистической обработке информации, анализе данных и прогнозировании проектов, для заполнения налоговых деклараций и т.п.
Также инструментарий электронных таблиц Excel позволяет обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм, которые также можно использовать в повседневной жизни для личного учета и анализа расходования собственных денежных средств.
Таким образом, основным назначением электронных таблиц является:
Готовые работы на аналогичную тему
- ввод и редактирование данных;
- форматирование таблиц;
- автоматизация вычислений;
- представление результатов в виде диаграмм и графиков;
- моделирование процессов влияния одних параметров на другие и т.д.
Основной особенностью MS Excel является возможность применять формулы для создания связей между значениями разных ячеек, причем расчет по формулам происходит автоматически. При изменении значения любой ячейки, которая используется в формуле, автоматически происходит перерасчет ячейки с формулой.
К основным возможностям электронных таблиц относят:
- автоматизацию всех итоговых вычислений;
- выполнение однотипных расчетов над большими наборами данных;
- возможность решения задач при помощи подбора значений с разными параметрами;
- возможность обработки результатов эксперимента;
- возможность табулирования функций и формул;
- подготовка табличных документов;
- выполнение поиска оптимальных значений для выбранных параметров;
- возможность построения графиков и диаграмм по введенным данным.
НОУ ИНТУИТ | Лекция | Объекты Excel
- бухгалтерский и банковский учет;
- планирование и распределение ресурсов;
- проектно-сметные работы;
- инженерно-технические расчеты;
- бработка больших массивов информации;
- исследование динамических процессов;
- сфера бизнеса и предпринимательства.
всего завтра вечером удалить из короткой «объем.»искомый_текст знаки: вопросительный знак данной статьи. синтаксис формулы и будет перемещено в связи при перетаскиванииTAB в Excel было способами. Ссылки следует: Или речь о лист в котором места «засады», в форматирования) находить утилита Билла (на работе запарка)
Это текстовый файл с разделителями
Как видите, имена и фамилии, компании, в которых они работают, и другие данные разделяются запятыми. Этот текстовый файл с разделителями-запятыми легко создать в любом текстовом редакторе.
Прямо сейчас это не полезно. Принесите это в электронную таблицу, и вы можете сделать более профессиональный документ.
Например, вы можете легко найти дубликаты данных и удалить их. Затем вы можете использовать электронную таблицу для создания меток и слияния почты. если адреса также являются частью данных.
Основная идея здесь состоит в том, чтобы импортировать информацию из текстового файла и разделить ваши различные фрагменты информации на отдельные столбцы и дать каждому столбцу соответствующий заголовок.
Давайте посмотрим на текстовый файл с разделителями более подробно …
Назначение и возможности Microsoft Excel
- Анализ Excel продаж или информации о продукте, хранящейся в текстовом файле.
- Обмен данными между двумя различными программами (возможно, из базы данных в электронную таблицу).
- Имена, адреса и идентификатор электронной почты, хранящиеся в почтовой программе (например, экспорт из Microsoft Outlook в Excel. ).
Необходимо иметь в виду, что при копировании происходит транспонирование адресов. При копировании формулы из одной ячейки в другую Excel по-разному реагирует на формулы с относительными и абсолютными ссылками. Для относительных Excel по умолчанию производит транспонирование адресов, в зависимости от позиции ячейки, в которую копируется формула.
Запись в файл Excel с python
Будем хранить информацию, которую нужно записать в файл Excel, в DataFrame . А с помощью встроенной функции to_excel() ее можно будет записать в Excel.
Сначала импортируем модуль pandas . Потом используем словарь для заполнения DataFrame :
Ключи в словаре — это названия колонок. А значения станут строками с информацией.
Теперь можно использовать функцию to_excel() для записи содержимого в файл. Единственный аргумент — это путь к файлу:
Стоит обратить внимание на то, что в этом примере не использовались параметры. Таким образом название листа в файле останется по умолчанию — «Sheet1». В файле может быть и дополнительная колонка с числами. Эти числа представляют собой индексы, которые взяты напрямую из DataFrame.
Поменять название листа можно, добавив параметр sheet_name в вызов to_excel() :
Также можно добавили параметр index со значением False , чтобы избавиться от колонки с индексами. Теперь файл Excel будет выглядеть следующим образом:
Как посмотреть связи в excel
Подобные связи можно отобразить сразу для нескольких ячеек, построив таким образом своеобразную карту взаимосвязей ячеек таблицы. При этом можно одновременно отображать связи разного тина (и влияющие, и зависимые ячейки).
Как разорвать связь со всеми книгами
Для удобства, можно воспользоваться макросом, который разорвет связи со всеми книгами. Макрос входит в состав надстройки VBA-Excel. Чтобы им воспользоваться необходимо:
Код на VBA
Код макроса удаляющего все связи с книгой представлен ниже. Можете скопировать его в свой проект.
Работа с excel на python — Как создать таблицу, загрузить или сохранить в файл
Щелкните правой кнопкой мыши и выберите « Удалить» . Или наведите курсор на имя файла источника данных и нажмите « Удалить» в появившемся окне. Если вы уверены, нажмите « Удалить» еще раз.
Терминальные свойства
Методов у объекта Excel.Application меньше, чем свойств, но и их около полусотни. Дадим краткий обзор, опять-таки, объединяя их по возможности в группы:
Процедура RepeatAndUndo создает соответствующие пункты меню Правка, а процедуры Test и Write7 будут вызываться при выборе пользователем этих пунктов меню. Замечу, что реально особой пользы от применения этих методов не вижу, так как при любых действиях пользователя произойдет обновление этих пунктов меню.
- Методы Repeat и Undo близки по духу к рассмотренным только что методам. Они позволяют повторить или отменить последнее действие пользователя при его работе вручную.
- Еще одним важным методом, позволяющим запускать макрос на выполнение, является метод Run(Macro, Arg1, Arg2, …) . Метод Run позволяет выполнить макрос (процедуру или функцию) проекта рабочей книги или функцию из DLL или XLL. Макрос, запускаемый на выполнение, может находиться в той же рабочей книге, что и макрос, вызвавший метод Run , но может принадлежать и другой рабочей книге. В этом случае, естественно, проекты должны быть связаны по ссылке и в проекте, который вызывает макрос другого проекта, должна быть установлена ссылка на вызываемый проект. При вызове макросу могут быть передано произвольное число аргументов, все они передаются по значению, так что, заметьте, нельзя передать макросу сам объект, а только его значение, задаваемое свойством Value . Метод Run в свою очередь возвращает значение, являющееся результатом выполнения макроса. Приведу простой пример, демонстрирующий все особенности вызова метода Run :
Проекту документа BookOne я дал имя BookOneProject . В этом проекте объявлена глобальная переменная
В модуль с именем ModuleOne этого проекта я поместил описание процедуры PlusXY и функции Plus1 . Они выполняют простые и понятные без комментариев действия.
В этом же модуле находится и процедура testrun , демонстрирующая вызовы метода Run .
В проекте другой рабочей книги Excel с именем BookTwo я установил ссылку на проект BookOneProject и в один из модулей поместил процедуру testrun1 , вызывающую макросы проекта BookOneProject :
Я рассмотрел большую часть методов объекта Application. Замечу, что в предыдущей версии этих методов было значительно больше, поскольку многие функции Excel — математические и прочие были доступны на этом уровне. Теперь, как и положено, все они находятся в специальном контейнере WorkSheetFunction.
Автоматизация расчётов в электронных таблицах Excel
- Excel — библиотека, задающая основу документов Excel. Здесь хранится класс, задающий корневой объект Excel.Application, и все классы объектов, вложенных в корневой объект.
- Office — библиотека объектов, общих для всех приложений Office 2000. Здесь находятся классы, определяющие инструментальные панели — CommandBar и классы других общих объектов. Здесь же находятся классы, задающие Помощника (объект Assistant и все классы, связанные с ним). В частности, появился новый объект, которого не было в предыдущей версии — Мастер Ответов (Answer Wizard).
- Stdole — библиотека классов, позволяющая работать с OLE — объектами и реализовать Автоматизацию.
- VBA — библиотека классов, связанных с языком VBA. Здесь хранятся все стандартные функции и константы, встроенные в язык, классы Collection и ErrObject.
- VBAProject — проект по умолчанию, связанный с документом. Классы, которые могут создаваться программистом в этом проекте, методы, свойства, — все это доступно для просмотра, так же, как и объекты классов, встроенных в стандартные библиотеки.
С помощью компьютеров стало гораздо проще представлять и обрабатывать данные. Программы для обработки данных получили название табличных процессоров или электронных таблиц из-за своей схожести с обычной таблицей, начерченной на бумаге.
Безумству храбрых поем мы песню!
Сам по себе Excel – не инструмент для ведения учета и никогда не был реальной альтернативой 1С. И горе тому, кто решился управлять авиалайнером, имея лишь навыки езды на велосипеде.
Цена случайной ошибки не ограничена
Когда пользователю нужно навести порядок в каких-то данных, самый естественный порыв – загнать их в таблицу. Но как только руки дотягиваются до Excel – появляются риски.
Excel дает иллюзию свободы и гибкости. Но есть и «побочка» – у пользователя исчезают рамки, которые могли бы застраховать его от ошибочного ввода данных
Технически несколько пользователей могут работать над одним файлом в Excel одновременно. Но если кто-то из пользователей накосячит, и все поломается, вычислить этого «залетного дятла» будет сложно.
Кто-нибудь помнит, чтобы к циклопических размеров Excel-ному файлу прилагалась хоть какая-то инструкция? Обычно такая появляется после первого сбоя, но даже с ней легче не становится. Ведь теперь нужно поддерживать в ней актуальные изменения, а делать это некогда и некому.
Те, кому якобы удобно работать в Excel, бессовестно врут. Работать с таблицами в сотни строк в ширину и в тысячи в высоту – не самое эффективное решение. Это обстоятельство сильно ограничивает Excel как инструмент учета.
Что грозит «эксельщикам»
«Врете вы все!» – скажут «эксельщики». Любой из этих недостатков устраняется несколькими строчками кода. Ну, допустим, получилось у вас запрограммировать в Excel все, о чем мечталось. Погладьте себя по голове – скоро она сильно заболит, ведь вы только что нажили себе проблем. Как минимум, вот:
ВСЕ огромные эксельные таблицы живут только в руках своих создателей.
Поэтому все предприятие начинает зависеть от одного конкретного человека.
Внести изменения в Excel, обросший множеством формул и связанных таблиц, – ОЧЕНЬ большая проблема.
Это как ходить по минному полю без возможности сохраниться. Вместе с нервами теряем главное преимущество Excel – гибкость.
Чтобы избежать проблем, можно подключить какой-нибудь SQL, чтобы Excel выступал в качестве интерфейса, но есть несколько «НО»:
стоимость разработки и поддержки такого решения со временем достигнет космических масштабов;
техническую реализацию уже нельзя считать автоматизацией учета на Excel.
И мы снова возвращаемся к вопросу о том, насколько это рационально – использовать эксельные таблицы для учета.
Объектная модель Excel
По нашему скромному мнению, Excel будет жить еще долго. Всегда нужен будет инструмент чтобы быстро и удобно что-то набросать и решить… При этом объемные учетные задачи все больше будут уходить в специализированные системы с базами данных. Они станут более функциональными, интеллектуальными, удобными, но включить в себя все достоинства Excel с его простотой и доступностью им сложно.
Автоматизация расчётов в электронных таблицах Excel
Источник: Журнал «Бухгалтер и Компьютер» №4 2004г.
Как и любая другая электронная таблица, MS Excel предназначен прежде всего для автоматизации расчётов, которые обычно производят на листке бумаги или с помощью калькулятора. На практике в профессиональной деятельности встречаются довольно сложные расчёты. Именно поэтому мы подробнее поговорим о том, как Excel помогает нам автоматизировать их выполнение.
Для обозначения какого-либо действия, например сложения, вычитания и т. п., в формулах применяются операторы.
Все операторы делятся на несколько групп (см. таблицу).
Объединение последовательностей символов в одну последовательность символов
Ссылка на все ячейки между границами диапазона включительно
Арифметические операторы используются для обозначения основных математических операций над числами. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число. Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Ссылки представляют собой включаемые в формулу адреса ячеек или диапазоны ячеек. Ссылки на ячейки задаются обычным образом, т. е. в виде A1, B1, C1. Например, для того, чтобы получить в ячейке A3 сумму ячеек A1 и A2, в неё достаточно ввести формулу =A1+A2 (рис. 1).
При вводе формулы ссылки на ячейки могут символ за символом непосредственно набираться с клавиатуры на латинице, но чаще намного проще указывать их с помощью мыши. Например, чтобы ввести формулу =A1+B2, нужно выполнить следующие действия:
Аналогично можно указывать ссылки на диапазоны ячеек, выделяя их при вводе формулы с помощью мыши или клавиатуры.
Диапазон ячеек представляет собой некоторую прямоугольную область рабочего листа и однозначно определяется адресами ячеек, расположенными в противоположных углах диапазона. Разделённые символом “:” (двоеточие), эти две координаты составляют адрес диапазона. Например, чтобы получить сумму значений ячеек диапазона C3:D7, используйте формулу =СУММ(C3:D7).
В частном случае, когда диапазон состоит целиком из нескольких столбцов, например от В до D, его адрес записывается в виде В:D. Аналогично если диапазон целиком состоит из строк с 6-й по 15-ю, то он имеет адрес 6:15. Кроме того, при записи формул можно использовать объединение нескольких диапазонов или ячеек, разделяя их символом “;” (точка с запятой), например C3:D7; E5;F3:G7.
Редактирование уже введённой формулы можно сделать несколькими способами:
• двойным щелчком левой кнопки мыши на ячейке, чтобы корректировать формулу непосредственно в этой ячейке;
• выбрать ячейку, переместив курсор в строку формул, щёлкнуть левой кнопки мыши.
В результате программа перейдёт в режим редактирования, в процессе которого можно вносить в формулу необходимые изменения.
Как и при вводе формул, ссылки на ячейки можно править или непосредственно с клавиатуры, или путём наведения мыши на нужный диапазон данных.
При заполнении таблицы принято задавать расчётные формулы только для “первой” (начальной) строки или “первого” (начального) столбца, а остальную часть таблицы заполнять формулами с помощью режимов копирования или заполнения. Прекрасный результат даёт применение автокопирования формул с помощью автозаполнителя.
Напомним, как правильно осуществить режим копирования. Здесь могут быть различные варианты (и проблемы тоже).
Необходимо иметь в виду, что при копировании происходит транспонирование адресов. При копировании формулы из одной ячейки в другую Excel по-разному реагирует на формулы с относительными и абсолютными ссылками. Для относительных Excel по умолчанию производит транспонирование адресов, в зависимости от позиции ячейки, в которую копируется формула.
1) выбираем ячейку С2, из которой нужно скопировать формулу;
2) нажимаем кнопку “Копировать” на панели инструментов, или клавиши Ctrl+C, или выбираем в меню “Правка ® Копировать”;
3) выбираем ячейку С3, в которую будем копировать формулу;
4) нажимаем кнопку “Вставить” на панели инструментов, или клавиши Ctrl+V, или через меню “Правка ® Вставить” с нажатием Enter.
Иногда возникает необходимость скопировать только числовое значение ячейки (диапазона ячеек). Для этого нужно проделать следующее:
1) выбрать ячейку (диапазон), из которой нужно скопировать данные;
2) нажать кнопку “Копировать” на панели инструментов или выбрать в меню “Правка ® Копировать”;
3) выбрать ячейку (левую верхнюю нового диапазона), в которую будут копироваться данные;
4) выбрать в меню “Правка ® Специальная вставка” и нажать Enter.
При копировании формул компьютер сразу производит расчёты по ним, выдавая, таким образом, быстрый и наглядный результат.
Функции в Excel в значительной степени облегчают проведение расчётов и взаимодействие с электронными таблицами. Наиболее часто применяется функция суммирования значений ячеек. Напомним, что она имеет название СУММ, а в качестве аргументов служат диапазоны суммируемых чисел.
В таблице часто требуется вычислить итоговую сумму по столбцу или строке. Для этого Excel предлагает функцию автоматической суммы, выполняемой нажатием кнопки (“Автосумма”) на панели инструментов.
Если мы введём ряд чисел, установим курсор под ними и выполним двойной щелчок мышью по значку автосуммирования, то произойдёт сложение чисел (рис. 3).
В последней версии программы справа от значка автосуммирования имеется кнопка списка, позволяющая произвести вместо суммирования ряд часто используемых операций (рис. 4).
Действительно, чтобы произвести в Excel операцию суммирования двух или более ячеек для получения временного результата, необходимо выполнить как минимум две лишние операции — найти место в текущей таблице, где будет расположена итоговая сумма, и активизировать операцию автосуммирования. И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых необходимо просуммировать.
Именно поэтому начиная с версии Excel 7.0 в электронную таблицу была встроена функция автовычисления. Теперь в электронных таблицах Excel имеется возможность быстрого выполнения некоторых математических операций в автоматическом режиме.
Для примера рассчитаем с помощью этой функции сумму значений для диапазона В3:В9. Выделите числа в диапазоне ячеек В3:В9. Обратите внимание, что в строке состояния, расположенной внизу рабочего окна, появилась надпись Сумма=X, где X — число, равное сумме выделенных чисел диапазона (рис. 5).
Как видим, результаты обычного расчёта по формуле в ячейке В10 и автовычисления совпадают.
Помимо функции суммирования Excel позволяет обрабатывать данные с помощью других функций. Любую из них можно ввести непосредственно в строке формул с помощью клавиатуры, однако для упрощения ввода и снижения количества ошибок в Excel имеется “Мастер функций” (рис. 6).
Вызвать окно диалога “Мастера” можно с помощью команды “Вставка ® Функция”, комбинацией клавиш Shift+F3 или кнопкой на стандартной панели инструментов.
Первый диалог “Мастера функций” организован по тематическому принципу. Выбрав категорию, в нижнем окне мы увидим список имён функций, содержащихся в данной группе. Например, функцию СУММ () вы сможете отыскать в группе “Математические”, а в группе “Дата и время” находятся функции ЧИСЛО(), МЕСЯЦ(), ГОД(), СЕГОДНЯ().
Кроме того, для ускорения выбора функций Excel “помнит” имена 10 недавно использованных функций в соответствующей группе. Обратите внимание, что в нижней части окна отображается краткая справка о назначении функции и её аргументах. Если вы нажмёте кнопку “Справка” в нижней части диалогового окна, то Excel откроет соответствующий раздел справочной системы.
Предположим, что необходимо произвести расчёт амортизации имущества. В этом случае следует в зоне поиска функции ввести слово “амортизация”. Программа подберёт все функции по амортизации (рис. 7).
После заполнения соответствующих полей функции будет произведён расчёт амортизации имущества.
Нередко нужно произвести сложение чисел, удовлетворяющих какому-либо условию. В этом случае следует использовать функцию СУММЕСЛИ. Рассмотрим конкретный пример. Допустим необходимо подсчитать сумму комиссионных, если стоимость имущества превышает 75 000 руб. Для этого используем данные таблицы зависимости комиссионных от стоимости имущества (рис. 8).
Наши действия в этом случае таковы. Устанавливаем курсор в ячейку В6, кнопкой запускаем “Мастера функций”, в категории “Математические” выбираем функцию СУММЕСЛИ, задаём параметры, как на рис. 9.
Обратите внимание, что в качестве диапазона для проверки условия мы выбираем интервал ячеек А2:А6 (стоимость имущества), а в качестве диапазона суммирования — В2:В6 (комиссионные), при этом условие имеет вид (>75000). Результат нашего расчёта составит 27 000 руб.
Для удобства работы в Excel имеется возможность присваивания имён отдельным ячейкам или диапазонам, которые затем можно использовать в формулах наравне с обычными адресами. Чтобы быстро присвоить имя ячейке, выделите её, установите указатель на поле имени в левой части строки формул, нажмите кнопку мыши и введите название.
Чтобы вставить имя в формулу, можно воспользоваться командой “Вставка ® Имя ® Вставить”, выбрав нужное имя в списке имён.
Полезно помнить, что имена в Excel используются как абсолютные ссылки, т. е. являются разновидностью абсолютной адресации, что удобно при копировании формул.
Имена в Excel можно определять не только для отдельных ячеек, но и для диапазонов (в том числе несмежных). Для присвоения имени достаточно выделить диапазон, а затем ввести название в поле имени. Кроме того, для задания имён диапазонов, содержащих заголовки, удобно использовать специальную команду “Создать” в меню “Вставка ® Имя”.
Чтобы удалить имя, выберите его в списке и нажмите кнопку “Удалить”.
При создании формулы, ссылающейся на данные из листа, можно использовать заголовки строк и столбцов для указания данных. Например, если присвоить значениям колонки имя названия колонки (рис. 10),
то для подсчёта общей суммы для столбца “Комиссионные” используется формула =СУММ(Комиссионные) (рис. 11).
:: Дополнительные возможности Excel — шаблоны
Для создания документа на основе шаблона выполните команду “Создать” из меню “Файл”, затем выберите необходимый шаблон на вкладке “Решения” (рис. 12).
Шаблоны копируются на диск при обычной установке Excel. Если шаблоны не отображаются в окне диалога “Создание документа”, запустите программу установки Excel и установите шаблоны. Чтобы получить подробные сведения об установке шаблонов, посмотрите раздел “Установка компонентов Microsoft Office” в справке Excel.
Например, для создания ряда финансовых документов выберите шаблон “Финансовые шаблоны” (рис. 13).
Эта группа шаблонов содержит формы следующих документов:
• командировочное удостоверение;
• авансовый отчёт;
• платёжное поручение;
• счёт-фактура;
• накладная;
• доверенность;
• приходный и расходный ордера;
• платёжки за телефон и электроэнергию.
Выберите нужный бланк для заполнения, а затем введите в него все необходимые реквизиты и распечатайте его. При желании документ можно сохранить как обычную Excel-таблицу.
Excel позволяет пользователю самому создавать шаблоны документов, а также редактировать уже имеющиеся.
При создании документа на основе шаблона программа Excel автоматически создаёт его рабочую копию с расширением *.xls, добавляя в конец имени документа порядковый номер. Шаблон-оригинал при этом остаётся нетронутым и может быть впоследствии использован повторно.
Для автоматического ввода даты можно воспользоваться следующим способом: в ячейку даты введите функцию СЕГОДНЯ, после этого в ней отобразится текущий день месяца, месяц и год соответственно.
Разумеется, все рассмотренные действия над шаблонами вы можете использовать и при работе с обычными книгами Excel.
Описание
Подобные связи можно отобразить сразу для нескольких ячеек, построив таким образом своеобразную карту взаимосвязей ячеек таблицы. При этом можно одновременно отображать связи разного тина (и влияющие, и зависимые ячейки).
